Polisïau
Ar y dudalen hon:
Beth yw polisïau a gweithdrefnau?
Polisïau: Datganiadau syml, clir o sut mae eich mudiad yn bwriadu cynnal ei wasanaethau, ei weithrediadau neu ei fusnes. Maen nhw’n cyflwyno set o egwyddorion arweiniol i helpu gyda phrosesau penderfynu.
Gweithdrefnau: Mae’r rhain yn disgrifio sut y bydd pob polisi yn cael ei roi ar waith yn eich mudiad. Dylai pob gweithdrefn amlinellu’r canlynol:
- Pwy fydd yn gwneud beth
- Pa gamau sydd angen iddynt eu cymryd
- Pa ffurflenni neu ddogfennau i’w defnyddio
Mae polisïau a gweithdrefnau yn bwysig i fudiadau gwirfoddol mawr a bach fel modd o sicrhau bod y mudiad yn cael ei redeg yn dda a’ch bod chi’n dilyn arferion gorau. Bydd eich polisïau hefyd yn eich helpu i gydymffurfio â’ch cyfrifoldebau cyfreithiol, yn lleihau risg ac yn diogelu eich mudiad. Bydd y mathau o bolisïau y bydd eu hangen arnoch chi yn dibynnu ar amgylchiadau eich mudiad. Os byddwch chi’n penderfynu gwneud cais am gyllid grant, mae cyllidwyr yn debygol o fod angen rhai polisïau allweddol.
Bydd y mathau o bolisïau a gweithdrefnau y bydd ar eich mudiad eu hangen yn amrywio yn dibynnu ar faint, natur a gweithgareddau eich elusen. Rydyn ni wedi cyflwyno gwybodaeth am y polisïau y bydd eich mudiad yn debygol o fod eu hangen, gyda dolenni at ragor o wybodaeth ac enghreifftiau y gallwch chi eu defnyddio.
Llunio eich polisïau
Byddai dechrau o’r dechrau i lunio polisi yn dasg anodd, felly gallwch chi ddefnyddio’r templedi o bolisïau sydd ar gael a’u haddasu fel y bo’n briodol i’ch mudiad. Gallwch chi ddod o hyd i amrediad o dempledi ar yr Hwb Gwybodaeth a bydd eich cyngor gwirfoddol lleol hefyd yn gallu eich cynorthwyo.
Dyma rai awgrymiadau i’w cofio wrth lunio eich polisïau:
- Cyn i chi ddechrau – siaradwch â’r bobl sy’n mynd i gael eu heffeithio gan y polisi er mwyn gwneud yn siŵr eich bod yn deall y sefyllfa a’r hyn sydd ei angen
- Mae angen i’r polisi adlewyrchu’r hyn sy’n digwydd mewn gwirionedd yn eich mudiad – felly bydd angen i chi olygu unrhyw dempledi er mwyn ystyried hyn
- Ceisiwch osgoi llunio polisïau sydd mor fanwl fel eu bod yn anhyblyg. Yn hytrach, ceisiwch osod egwyddorion eang y gellir eu cymhwyso wrth i’ch mudiad ddatblygu
- Unwaith rydych chi wedi llunio eich polisïau, gwnewch yn siŵr eich bod yn rhoi gwybod i bawb yn eich mudiad amdanynt. Efallai y bydd angen hyfforddiant ar wirfoddolwyr a staff ar y polisïau a dylech chi sicrhau bod copïau o’r polisïau ar gael i bobl eu darllen
- Cofiwch adolygu eich polisïau’n rheolaidd er mwyn gwneud yn siŵr eu bod yn cael eu cadw’n gyfredol ac yn adlewyrchu amgylchiadau eich mudiad. Mae’n syniad da creu rhestr o bolisïau a’u dyddiad adolygu, a ddylai fod yn bob dwy flynedd
Ffynonellau eraill o wybodaeth
NCVO – Datblygu polisïau a gweithdrefnau (Saesneg yn unig)
Polisïau sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith
Gall gweithgareddau penodol sbarduno’r gofyniad cyfreithiol am bolisi. Dyma’r prif bolisïau sy’n debygol o fod yn berthnasol i fudiadau gwirfoddol:
- Polisi Iechyd a Diogelwch – mae angen polisi ysgrifenedig os ydych chi’n cyflogi 5 neu fwy o bobl (mae angen asesiad Risg Iechyd a Diogelwch ar fudiad o unrhyw faint). Gallwch chi gael rhagor o wybodaeth am eich cyfrifoldebau cyfreithiol yn ein hadran Iechyd a Diogelwch.
- Polisi diogelu – mae hwn yn ofyniad cyfreithiol os ydych chi’n gweithio gyda phlant neu oedolion mewn perygl, ond mae hefyd yn arfer da i unrhyw fudiad â gwirfoddolwyr neu fudiad sy’n ymdrin â’r cyhoedd. Os ydych chi’n defnyddio gwiriadau DBS, bydd hefyd angen polisi Adsefydlu Troseddwyr arnoch chi. Ewch i’n hadran Diogelu am ragor o wybodaeth.
- Polisi diogelu data a datganiad preifatrwydd – bydd angen y rhain os ydych chi’n prosesu data personol. Gallwch chi ddod o hyd i ragor o wybodaeth am hyn yn ein hadran Diogelu Data.
Polisïau awgrymedig y Comisiwn Elusennau
Mae canllawiau’r Comisiwn Elusennau ar ofynion adrodd blynyddol yn nodi bod nifer o bolisïau y byddai’r Comisiwn Elusennau yn disgwyl i’r mwyafrif o elusennau eu cael. Dyma’r polisïau y mae’r Comisiwn Elusennau yn eu hystyried fel rhai sy’n cefnogi llywodraethiant da mudiad.
Yn ogystal â Pholisi Diogelu (a nodwyd uchod), mae’r Comisiwn Elusennau yn nodi’r canlynol:
- Polisi a gweithdrefnau rheoli arian
- Polisi Arian wrth gefn – mae ein taflen wybodaeth, Arian wrth gefn, yn rhoi rhagor o wybodaeth i chi am y pethau i’w hystyried wrth lunio polisi arian wrth gefn.
- Polisi rheoli risg
- Treuliau ymddiriedolwyr – bydd y polisi hwn yn nodi’n glir beth ellir ac na ellir ei adennill fel treuliau
- Polisi gwrthdaro buddiannau ymddiriedolwyr
- Polisi adrodd ar ddigwyddiadau difrifol – mae angen i elusen adrodd digwyddiadau difrifol i’r Comisiwn Elusennau.
Polisïau eraill a argymhellir
Yn yr adran hon, rydyn ni wedi nodi rhai polisïau ychwanegol y byddem yn eich argymell i’w cael yn eu lle er mwyn sicrhau bod eich gwaith yn adlewyrchu arferion da. A number of these policies relate to the way that your organisation engages with people, as it is important that your organisation treats everyone fairly and has processes in place to deal with difficult situations. Yn y rhestr hon hefyd rydyn ni wedi cynnwys polisïau y gwyddom fod rhai cyllidwyr yn gofyn amdanynt fel rhan o broses ymgeisio am grant. Y rheswm dros hyn yw bod cyllidwyr yn credu bod cael y polisïau hyn yn eu lle yn dystiolaeth fod mudiad yn cael ei redeg yn dda.
- Polisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth – mae hwn yn ymwneud â gwrth-wahaniaethu ac aflonyddu ar gyflogeion a gwirfoddolwyr yn ogystal â defnyddwyr gwasanaethau. Mae’r templed o’r polisi a ddarparwyd wedi’i ysgrifennu fel petai gan eich mudiad gyflogeion, ond os nad dyna’r achos, gallwch chi ei ddiwygio i gael gwared â’r cyfeiriadau hynny – dylai cyfrifoldebau’r mudiad barhau i fod yr un fath mewn perthynas â defnyddwyr gwasanaethau a gwirfoddolwyr.
- Polisi cwynion – fel bod gennych chi weithdrefn deg a chyson i ymdrin â chwynion
- Polisi gwirfoddoli – mae gan ein hadran Gwirfoddoli wybodaeth am y pethau y bydd angen i chi eu gwneud wrth gynnwys gwirfoddolwyr yn eich mudiad a sut i lunio eich polisi gwirfoddoli.
- Cod ymddygiad – fel bod ymddiriedolwyr, staff a gwirfoddolwyr yn gwybod yn gwmws beth sy’n dderbyniol ac yn annerbyniol pan fyddant yn gweithio i’ch mudiad
- Polisi bwlio ac aflonyddu – er mwyn sicrhau eich bod yn creu diwylliant cefnogol a diogel i bawb yn eich mudiad
- Polisi Anrhegion, Lletygarwch gwrth-lwgrwobrwyo – i helpu ymddiriedolwyr, gwirfoddolwyr a staff i ddeall beth i’w wneud os bydd anrhegion neu letygarwch yn cael eu cynnig iddynt
- Polisi amgylcheddol – mae hwn yn nodi sut byddwch chi’n rheoli ac yn lleihau effaith eich gweithgareddau ar yr amgylchedd
- Polisi’r Gymraeg – er mwyn nodi ymrwymiad presennol eich mudiad i’r Gymraeg.
Ni fwriedir i’r uchod fod yn rhestr bendant a dylech chi ystyried yr hyn sy’n briodol i’ch mudiad. Mewn rhai meysydd gwaith, awgryma’r canllawiau a’r arferion gorau y byddai polisïau ychwanegol yn cael eu hargymell. Dyma rai meysydd y gallech chi weithio ar ddatblygu polisïau:
- Codi arian – efallai y byddwch chi eisiau polisi i nodi’r egwyddorion y byddwch chi’n eu dilyn wrth ymgysylltu â’r cyhoedd, neu unrhyw reolau ar gyfer derbyn rhoddion mawr
- Ymgyrchu – os yw eich mudiad yn un sy’n ceisio codi ymwybyddiaeth neu gyflwyno newid mewn polisi, mae’n debyg y bydd angen polisi arnoch sy’n nodi sut byddwch chi’n mynd ati i ymgyrchu
- Digidol a chyfryngau cymdeithasol – os yw eich mudiad yn defnyddio mwy a mwy o ddigidol o ran ffyrdd o weithio a chyfathrebu, yna bydd angen polisïau arnoch i ymdrin â phethau fel seiberddiogelwch a defnyddio cyfryngau cymdeithasol.
Polisïau sy’n ymwneud â staff a materion adnoddau dynol
Os yw eich mudiad yn cyflogi staff, bydd angen mwy o bolisïau arnoch chi i ymdrin â sefyllfaoedd sy’n codi o’r gydberthynas gyflogi honno. Isod, rydyn ni wedi rhestru’r taflenni gwybodaeth a thempledi polisi sydd ar gael ar yr Hwb Gwybodaeth, ond bydd angen i chi gael cyngor ar bolisïau priodol i’ch mudiad, yn dibynnu ar eich maint a’r gweithgareddau y bydd eich staff yn eu gwneud.
- Polisi Disgyblu ac ymddygiad cyflogeion
- Yr hawl i ofyn i weithio’n hyblyg
- Polisi Bwlio ac Aflonyddu
- Polisi Mamolaeth
- Polisi Dileu Swydd
- Polisi Ymddeol
- Polisi Salwch
- Llunio manylion cyflogaeth ysgrifenedig
- Dysgu a datblygu
- Polisi tadolaeth
- Polisi a gweithdrefnau arfarnu
- Polisi chwythu’r chwiban
- Polisi mabwysiadu
- Llunio manyleb swydd
- Polisi recriwtio a dethol
- Polisi achwyn
- Ymchwiliad disgyblu
- Polisi a gweithdrefn oruchwylio
Ffynonellau eraill o wybodaeth
NCVO – Datblygu polisïau a gweithdrefnau (Saesneg yn unig)
