Cronfeydd wrth gefn

• Cyflwyniad
• Cadw cronfeydd wrth gefn
• Sut dylai ymddiriedolwyr gyfrifo’r cronfeydd wrth gefn sydd eu hangen?
• A oes y fath beth â gormod?
• Neu ddim digon?
• Sut dylen ni reoli ein cronfeydd wrth gefn?
• Adnoddau pellach

Cyflwyniad

Yn gyntaf, beth yw cronfeydd wrth gefn? Cronfeydd wrth gefn yw’r rhan honno o gyllid anghyfyngedig elusen sydd ar gael i’w wario ar unrhyw rai o ddibenion yr elusen.

Felly, er mwyn dechrau cyfrifo pa gronfeydd wrth gefn sydd eisoes ar gael gennych, mae angen i chi hepgor cronfeydd cyfyngedig a chronfeydd gwaddol, yn ogystal ag asedau diriaethol sefydlog a gedwir at ddibenion gweithredol ac unrhyw swm a ddynodwyd yn ôl pob golwg gan yr ymddiriedolwyr.

Unwaith y byddwch wedi ystyried yr holl ffactorau hyn, bydd gennych chi ffigur eich cronfeydd wrth gefn anghyfyngedig. Fodd bynnag, mae pennu ai dyma’r swm sydd ei angen arnoch yn gwestiwn mwy cymhleth.

Cadw cronfeydd wrth gefn

A yw’n gyfreithiol i gadw cronfeydd wrth gefn?

Mae gan elusennau ddyletswydd gyfreithiol i wario incwm o fewn amser rhesymol o’i dderbyn. I’r gwrthwyneb, mae angen i ymddiriedolwyr gadw incwm mewn cronfeydd wrth gefn.

O bryd i’w gilydd, bydd dogfen lywodraethu elusen yn nodi’n glir y gall ymddiriedolwyr gadw incwm mewn cronfeydd wrth gefn, ond yn amlach na heb, bydd ymddiriedolwyr yn dibynnu ar bŵer ymhlyg i gadw cronfeydd wrth gefn.

Ni fydd y pŵer hwn i’w weld yn y dogfennau llywodraethu, ond bydd wedi’i nodi’n glir fel rhan o’u rôl fel ymddiriedolwyr, a fydd yn eu galluogi i wneud penderfyniadau a chymryd camau gweithredu a fydd yn caniatáu i’r elusen weithredu’n briodol ar sail ariannol gadarn.

Mae hyn yn golygu bod angen i ymddiriedolwyr asesu a phennu a oes angen cronfeydd wrth gefn ar yr elusen mewn gwirionedd ac a yw cadw cronfeydd wrth gefn o’r fath er budd pennaf yr elusen.

Pam fyddech chi’n cadw cronfeydd wrth gefn?

Mae nifer o resymau pam y gallai fod angen i elusen gadw cronfeydd wrth gefn:

• I ddiogelu gwasanaethau a gwariant craidd (e.e. rhent a chyflogau) pe bai unrhyw ostyngiad mewn incwm na ragwelwyd a/neu ostyngiad difrifol mewn incwm.
• Gallai gwariant annisgwyl godi nad yw wedi’i gyllidebu ar ei gyfer, sy’n creu angen am arian nad oedd wedi’i ragweld.
• Gall treuliau amrywio am resymau y tu hwnt i reolaeth yr elusen, e.e. cyflenwi absenoldeb salwch hirdymor, newidiadau deddfwriaethol i bensiynau.
• Gall ffrydiau incwm amrywio neu gall amserlenni gael eu hymestyn, e.e. lleihau grantiau neu faterion etifeddol.
• Gallai fod angen i’r elusen fuddsoddi mewn asedau fel gweinyddion TG neu hyd yn oed safle newydd, heb weld y gost yn cael ei hadennill am flynyddoedd.
• Efallai y bydd angen cyllid cyfatebol o gronfeydd wrth gefn ar gyfer prosiectau newydd.
• Gallai cyllid gael ei dalu mewn ôl-daliadau, felly bydd angen cronfeydd wrth gefn ar yr elusen er mwyn cyllido llif arian parod.

Mae angen i ymddiriedolwyr feddwl am y rhesymau pam allai digwyddiadau o’r fath ddigwydd a rhesymoli’r angen o fewn y mudiad i gael cronfa o gyllid wrth gefn i’w gwario.

Sut dylai ymddiriedolwyr gyfrifo’r cronfeydd wrth gefn sydd eu hangen?

Nid oes un ffordd o gyfrifo cronfeydd wrth gefn, ac nid oes ateb cywir neu anghywir ynghylch lefel y cronfeydd wrth gefn a gedwir.

Yr hyn sydd angen i ymddiriedolwyr ei wneud yw mabwysiadu dull synhwyrol o gyfrifo, sy’n dangos bod proses gadarn a thrylwyr wedi’i dilyn.

Ffactorau i’w hystyried wrth gyfrifo’r cronfeydd wrth gefn sydd eu hangen arnoch

Bydd angen i ymddiriedolwyr ystyried nifer o faterion yn gyntaf:

• Mae’n bwysig dadansoddi a deall y ffrydiau incwm a dderbynnir gan yr elusen.
  • A yw’n gyllid cyfyngedig neu anghyfyngedig?
  • A yw’r cyllid yn cael ei dderbyn ymlaen llaw neu fel ôl-daliadau?
  • Pa ffactorau fydd yn achosi iddo amrywio? Rhaid i chi ystyried materion mewnol ac allanol.
• Pa risgiau ac ansicrwydd mae’r elusen yn eu hwynebu yn y dyfodol? Dylid gallu dod o hyd i’r risgiau hyn yng nghofrestr risg yr elusen a dylent fod yn gysylltiedig â gofynion adrodd y SORP (Datganiad o’r Arfer a Argymhellir) y mae’n rhaid i bob elusen gydymffurfio ag ef (os yw ei hincwm dros £250k, os yw’n gwmni elusennol neu os yw’n paratoi cyfrifon croniadau e.e. lle caiff incwm a threuliau eu cofnodi pan gaiff ei ennill neu pan eir iddynt, yn hytrach na phan gaiff arian ei dderbyn neu ei dalu mewn gwirionedd). Mae’r risgiau a’r ansicrwydd hyn yn galluogi ymddiriedolwyr i ystyried yr angen tebygol am gronfeydd.
• Pa gynlluniau strategol sydd gan yr elusen ar waith? A fydd angen gwario swm o arian ar y cynlluniau hyn er mwyn cyllido menter?
• Pa gostau sydd gan yr elusen sydd wedi’u clustnodi ac am ba hyd?
• Pa gostau dileu swyddi sy’n gynhenid o fewn y tîm a sut dylid cyllido’r rhain?

Bydd yr holl bethau uchod yn galluogi ymddiriedolwyr i wneud cyfrifiadau gwybodus ynghylch yr angen tebygol am gronfeydd wrth gefn a’r lefel y bydd angen ei chadw.

A oes y fath beth â gormod?

A all eich mudiad byth fod â gormod o gronfeydd wrth gefn?

Gall, os ydych chi wedi cyfrifo faint sydd ei angen ac mae gennych fwy na hynny, yna dylai’r swm gweddilliol hwnnw ffurfio rhan o’r gwariant neu fuddsoddiad strategol arfaethedig ar gyfer y dyfodol.

Gall cael gormod o gronfeydd wrth gefn effeithio ar allu mudiad i ddenu cyllid grant pan fydd ymddiriedolaethau, sefydliadau a chyrff eraill sy’n cyflwyno grantiau yn adolygu cronfeydd wrth gefn wrth asesu ceisiadau.

Gallai cronfeydd wrth gefn afresymol o uchel awgrymu nad yw’r mudiad angen y cyllid y mae’n gwneud cais amdano.

Neu ddim digon?

Os bydd ymddiriedolwyr yn canfod y dylai fod lefel uwch o gronfeydd wrth gefn ar unrhyw adeg, gallant gynllunio gweithgareddau a gwneud newidiadau i bolisïau neu weithdrefnau er mwyn cynyddu’r lefel eto.

Gallai hyn gynnwys adolygu’r gwariant er mwyn nodi arbedion a gaiff eu hychwanegu wedyn at y cronfeydd wrth gefn, cynyddu prisiau er mwyn gwella maint yr elw neu gynnal mwy o weithgareddau codi arian er mwyn cynyddu swm yr incwm anghyfyngedig sy’n dod i mewn i’r mudiad.

Sut dylen ni reoli ein cronfeydd wrth gefn?

Dylai elusen nid yn unig gael cronfeydd wrth gefn, dylai hefyd gael polisi priodol ar gyfer cronfeydd wrth gefn sy’n cael ei nodi a’i gynnwys bob blwyddyn yn yr Adroddiad Blynyddol.

Mae hyn yn un o ofynion y SORP (Datganiad o’r Arfer a Argymhellir) y mae’n rhaid i bob elusen gydymffurfio ag ef, a bydd yn helpu’r elusen i fonitro ei chronfeydd wrth gefn.

Byddai gan bolisi da ar gyfer cronfeydd wrth gefn y nodweddion canlynol:

1. Eglurhad clir o pam fod angen cronfeydd wrth gefn.

Byddai hyn yn cynnwys rhai sylwadau ar y risgiau sy’n wynebu’r elusen a’r ansicrwydd y mae’n ddarostyngedig iddo. Byddai’n cael ei lywio gan lefelau incwm a gwariant a ragwelir a dadansoddiad o anghenion, cyfleoedd ac ymrwymiadau yn y dyfodol, ynghyd â’r hyn y gallai ddod i gysylltiad ag ef.

2. Datganiad ar lefel y cronfeydd wrth gefn sydd eu hangen.

Ar ôl ystyried y materion yn ‘A yw’n gyfreithiol i gadw cronfeydd wrth gefn?’ uchod, mae angen i’r ymddiriedolwyr benderfynu ar lefel y cronfeydd wrth gefn sydd eu hangen. Gellid mynegi hyn fel ffigur absoliwt (e.e. £100,000), amrediad o ffigurau (e.e. rhwng £80,000 a £120,000) neu mewn rhyw fodd arall
(e.e. swm cyfwerth â phedwar mis o dreuliau gweithredu arferol).

3. Eglurhad o lefelau cyfredol cronfeydd wrth gefn, gan gynnwys sylwadau priodol ar gyllid dynodedig.

Byddai hwn yn egluro o’r ffigurau yn yr Adroddiad Blynyddol sut mae’r elusen wedi cyfrifo ei chronfeydd wrth gefn, ynghyd â’r rheswm dros neilltuo cyllid dynodedig.

4. Eglurhad o sut mae’r elusen yn bwriadu symud o’i chronfeydd wrth gefn gwirioneddol i’w chronfeydd wrth gefn dymunol.

Mewn byd delfrydol, byddai’r cronfeydd wrth gefn gwirioneddol yn cyd- fynd â’r polisi. Os mai dyma’r achos, yna dylid nodi hyn. Fodd bynnag, mewn llawer o achosion, bydd y cronfeydd wrth gefn gwirioneddol naill ai’n llai neu’n fwy na’r lefel ddymunol o gronfeydd wrth gefn. Os bydd llai yn y cronfeydd wrth gefn, dylid nodi sut mae’r ymddiriedolwyr yn bwriadu cynyddu’r cronfeydd wrth gefn, e.e. drwy gadw arian dros ben arfaethedig am nifer o flynyddoedd. Os yw’r cronfeydd wrth gefn yn uwch na’r swm delfrydol, yna rhaid i’r ymddiriedolwyr fynd i’r afael â hyn hefyd drwy wario’n strategol.

Ni ddylai elusen fod mewn sefyllfa barhaus o gadw cyllid incwm (eistedd ar arian) y dylid ei dalu allan i fodloni ei hamcanion.

5. Eglurhad o’r cynlluniau i fonitro ac adolygu’r polisi

Dylai ymddiriedolwyr adolygu eu polisi a lefel y cronfeydd wrth gefn a ddelir yn rheolaidd. Ni ddylai’r broses fonitro fod yn weithdrefn diwedd blwyddyn yn unig, ond yn rhywbeth a gaiff ei monitro fel rhan o waith monitro cyllid arferol.

Dylid trafod amrywiadau mewn cronfeydd wrth gefn er mwyn asesu a yw’n fater tymor byr neu dymor hwy. Dylid hefyd monitro newidiadau mewn ffrydiau incwm a risgiau, gyda’r ymddiriedolwyr yn ystyried yr effaith y mae’r newidiadau hyn yn ei chael ar gronfeydd wrth gefn.

Polisïau gwael ar gyfer cronfeydd wrth gefn

Nid yw’r Comisiwn Elusennau yn annog y dulliau canlynol.

• Y dull ‘cyflwr presennol’: Edrych ar lefel gyfredol y cronfeydd wrth gefn a chreu polisi i’w cyfiawnhau. Defnyddir y dull hwn yn aml os yw’r cronfeydd wrth gefn braidd yn uchel.
• Y dull ‘Armagedon’: Cymryd yn ganiataol y bydd y peth gwaethaf yn digwydd a chyfrifo’r cronfeydd wrth gefn y bydd eu hangen i gyllido cau pob gweithgaredd, dileu swyddi’r holl staff, setlo ymrwymiadau les ac ati.

Adnoddau pellach

Cynhyrchwyd y daflen wybodaeth hon yn wreiddiol gan Broomfield and Alexander Limited (sy’n masnachu fel Baldwins bellach). Cafodd ei diweddaru gan CGGC ym mis Mehefin 2024:

Ffôn: 0845 894 8966 neu cysylltu â nhw yma.

Isod ceir enghraifft o dempled asesu risg ar gyfer elusen.

Cyfarwyddiadau ar gyfer ei ddefnyddio:

1. Disgrifiad o’r Risg: Disgrifiwch y risg yn glir, e.e., ‘Llai o gyllid grant gan ffynonellau allweddol.’
2. Effaith: Nodwch effaith bosibl y risg ar raddfa o 1 (isel) i 5 (uchel)
3. Tebygolrwydd: Nodwch pa mor debygol ydyw y bydd y risg yn digwydd ar raddfa o 1 (isel) i 5 (uchel)
4. Sgôr y Risg: Lluoswch yr Effaith â’r Tebygolrwydd i gyfrifo sgôr y risg (bydd sgoriau uwch yn nodi risgiau mwy allweddol)
5. Camau Lliniaru: Amlinellwch gamau i leihau’r risg neu’r effaith y bydd yn ei chael
6. Person/Tîm Cyfrifol: Nodwch pwy sy’n gyfrifol am reoli’r risg
7. Dyddiad Adolygu: Nodwch y dyddiad nesaf ar gyfer adolygu’r risg