Llunio datganiad ysgrifenedig o fanylion cyflogaeth (Templed)

Trosolwg

• Cyflwyniad
• Y prif ddatganiad
• Gwybodaeth arall y mae’n rhai i gyflogwr ei rhoi ar y diwrnod cyntaf
• Y datganiad ysgrifenedig ehangach
• Enghraifft o ddatganiad ysgrifenedig
• Gwybodaeth bellach
• Ymwadiad

Cyflwyniad

O dan Ddeddf Hawliau Cyflogaeth 1996, mae’n ofynnol i fudiadau roi datganiad ysgrifenedig i gyflogeion sy’n crynhoi’r prif fanylion cyflogaeth. Mae’r datganiad hwn yn dystiolaeth o’r contract cyflogaeth, cytundeb cyfreithiol rhwymol rhwng y cyflogwr a’r cyflogai sy’n dechrau pan fydd cyflogai’n cytuno i weithio i gyflogwr am dâl.

Mae’r datganiad ysgrifenedig hwn yn cynnwys:

• y brif ddogfen (sy’n cael ei alw’n ‘prif ddatganiad’)
• datganiad ysgrifenedig ehangach

Mae’r gyfraith yn nodi bod rhaid cynnwys peth gwybodaeth allweddol yn y datganiad ysgrifenedig o fanylion. Cewch gyfeirio cyflogeion at ddogfennaeth eraill, ond dim ond ar gyfer meysydd penodol.

Dylai’r datganiad ysgrifenedig fod wedi’i ysgrifennu mewn ffordd glir er mwyn osgoi camddehongli neu amwysedd. Er nad oes gofyniad cyfreithiol i gyflogai lofnodi’r datganiad ysgrifenedig, mae’n fwy tebygol y bydd y rhai y mae gofyn iddynt ei lofnodi wedi ei ddarllen. Dylid cadw copi o’r datganiad ysgrifenedig yn ffeil bersonél y cyflogai er gwybodaeth i’r dyfodol.

Y prif ddatganiad

Rhaid i’r prif ddatganiad gynnwys o leiaf:

• enw’r cyflogwr
• enw’r cyflogai neu weithiwr, teitl ei swydd neu ddisgrifiad o’r gwaith a dyddiad dechrau
• faint a pha mor aml y bydd cyflogai neu weithiwr yn cael ei dalu
• oriau a diwrnodau gwaith ac os a sut y gallent amrywio (hefyd os bydd angen i gyflogeion neu weithwyr weithio dydd Sul, gyda’r nos neu oramser)
• hawliau gwyliau (ac os yw hynny’n cynnwys gwyliau cyhoeddus)
• lle y bydd cyflogai neu weithiwr yn gweithio ac os bydd angen iddo adleoli
• os yw cyflogai neu weithiwr yn gweithio mewn lleoedd amrywiol, ymhle y bydd yn gweithio a beth yw cyfeiriad y cyflogwr
• pa mor hir y mae disgwyl i swydd bara (a beth yw’r dyddiad gorffen os yw’n gontract tymor penodol)
• hyd unrhyw gyfnod prawf a beth yw’r amodau
• unrhyw fuddion eraill (er enghraifft talebau gofal plant a chinio)
• hyfforddiant gorfodol, ac os yw’r cyflogwr yn talu am hyn ai peidio

I gyflogeion, rhaid iddo hefyd gynnwys y dyddiad y dechreuodd swydd flaenorol os yw’n cyfrif tuag at gyfnod o gyflogaeth barhaus.

Gwybodaeth arall y mae’n rhai i gyflogwr ei rhoi ar y diwrnod cyntaf

Gweithio dramor

Os oes rhaid i gyflogai neu weithiwr weithio y tu allan i’r DU am fwy na mis, rhaid i’r prif ddatganiad hefyd gynnwys:

• pa mor hir y bydd dramor
• ym mha arian cyfred y bydd yn cael ei dalu
• pa dâl neu fuddion eraill y bydd yn eu cael
• y telerau ynghylch dychwelyd i’r DU

Ar ddiwrnod cyntaf y gyflogaeth, rhaid i’r cyflogwr hefyd roi gwybodaeth i’r cyflogai neu’r gweithiwr am y canlynol:

• gweithdrefnau a thâl salwch
• absenoldebau eraill â thâl (er enghraifft absenoldeb mamolaeth a thadolaeth)
• cyfnodau rhybudd

Gall y cyflogwr ddewis cynnwys yr wybodaeth hon yn y prif ddatganiad neu mewn dogfen ar wahân. Os bydd yn cael ei rhoi mewn dogfen ar wahân, rhaid i hyn fod yn rhywbeth y mae gan y cyflogai neu’r gweithiwr fynediad rhesymol iddo, er enghraifft ar fewnrwyd y cyflogwr.

Y datganiad ysgrifenedig ehangach

Rhaid i gyflogwyr roi datganiad ysgrifenedig ehangach i gyflogeion a gweithwyr o fewn deufis i ddechrau’r gyflogaeth. Rhaid i’r datganiad hwn gynnwys gwybodaeth am y canlynol:

• pensiynau a chynlluniau pensiwn
• cydgytundebau
• unrhyw hawl arall i hyfforddiant nad yw’n orfodol a ddarperir gan y cyflogwr
• gweithdrefnau disgyblu a chwyno

Mae’r canlynol yn enghraifft o ddatganiad ysgrifenedig, y dylid ei haddasu ar gyfer eich mudiad eich hun, ac nid yw’n ddehongliad awdurdodol o’r gyfraith. Gallech gynnwys gwybodaeth ychwanegol fel Iechyd a Diogelwch, Ymddygiad, Cyfrinachedd, Cyfle Cyfartal ac Amrywio Telerau ac Amodau Cyflogaeth.

Enghraifft o ddatganiad ysgrifenedig

1. Dechrau cyflogaeth a chyflogaeth barhaus

Dechreuodd eich cyflogaeth gyda’r mudiad hwn ar 00/00/0000

Mae/Nid yw* eich cyflogaeth flaenorol gyda Nodwch Enw’r Cyflogwr yn cyfrif tuag at eich cyfnod o gyflogaeth barhaus.

*(Noder: Dim ond os yw’n ddi-dor y mae cyfnod cyflogaeth yn cyfrif tuag at wasanaeth parhaus cyflogai. Yn achos busnesau’n uno neu’n cael eu cymryd drosodd, dylid ceisio cyngor pellach gan ACAS)

2. Teitl swydd

Rydych wedi’ch cyflogi fel Nodwch Deitl y Swydd. (Efallai yr hoffech ychwanegu disgrifiad bras o’r gwaith cysylltiedig).

Gallech hefyd gynnwys unrhyw fanylion yma ynghylch cyfnodau prawf (e.e. cyfeirio at y polisi cyfnodau prawf).

3. Hyd y gyflogaeth

Nodwch ddyddiad gorffen os yw’r swydd ar gyfer tymor penodol yn unig.

4. Gweithle

Eich gweithle arferol yw Nodwch y Gweithle

(Noder, os oes angen i’r cyflogai symud i fan neu weithle arall oherwydd gofynion symudedd, neu weithio’n rhywle arall, rhaid nodi graddfa’r symudedd angenrheidiol yn glir yma)

5. Tâl

Eich cyflog fydd Nodwch Swm y Cyflog Gros (Cyn Treth) y flwyddyn. Byddwch yn cael eich talu trwy Nodwch y Dull Talu ar Nodwch Amlder y Taliad.

(Noder, dylech gynnwys yma unrhyw gyfraddau a manylion bonws/goramser, ac unrhyw ddidyniadau o’r cyflog. Gallech hefyd gyfeirio at y polisi Treuliau)

6. Oriau gwaith

Mae gofyn i chi weithio Nodwch yr Oriau Gwaith Arferol, gan gynnwys Unrhyw Hyblygrwydd o ran yr Oriau Gwaith.

(Noder, os oes gofyniad o ran goramser gorfodol, gwirfoddol neu warantedig, rhaid nodi hynny yma yn ogystal â gwybodaeth am roi rhybudd – gan sicrhau eich bod yn ystyried gofynion y Rheoliadau Amser Gwaith)

7. Gwyliau

Mae gennych hawl i 00 diwrnod o wyliau fesul blwyddyn wyliau Nodwch a yw hyn yn cynnwys Gwyliau Cyhoeddus ai Peidio.

Mae’r flwyddyn wyliau blynyddol yn dechrau ar Nodwch Ddyddiad Dechrau ac yn dod i ben ar Nodwch Ddyddiad Gorffen

(Noder, gallech gynnwys sut y caiff gwyliau eu cronni, gan gynnwys ar gyfer staff rhan-amser)

8. Absenoldebau o’r gwaith

Os na allwch ddod i’r gwaith am unrhyw reswm, dylech ffonio Enw’r Cyswllt erbyn Nodwch Amser ar ddiwrnod cyntaf eich absenoldeb, gan nodi’r rheswm dros yr absenoldeb a phryd rydych yn debygol o ddychwelyd i’r gwaith.

Gallwch gyfeirio cyflogeion at unrhyw ddogfennau absenoldeb salwch a fydd yn nodi manylion unrhyw hawl i Dâl Salwch Statudol neu Dâl Salwch Galwedigaethol, os yw’n berthnasol, ac unrhyw amodau sy’n berthnasol (e.e. hyd gwasanaeth, rheolau am dystiolaeth).

9. Pensiwn (os yw’n berthnasol)

Fe’ch anogir i ymuno â Nodwch y Cynllun Pensiwn. Gallwch ddod o hyd i fanylion ysgrifenedig llawn yn Teitl y Ddogfen. Bydd Nodwch Enw’r Cyflogwr yn cyfrannu 00 y cant o’ch cyflog blynyddol at y cynllun hwn.

(Noder, os ydych yn cyflogi 5 cyflogai neu fwy, mae angen i chi roi mynediad at gynllun pensiwn cyfranddeiliaid)

10. Rheolau disgyblu

Mae’r weithdrefn ddisgyblu sy’n berthnasol i chi ar gael yn y Ddogfen Proses Ddisgyblu

(Noder, gallech amlinellu rheolau’r weithdrefn statudol 3 cham yma)

11. Rheolau cwyno

Os oes gennych unrhyw gwynion am eich cyflogaeth, dylech gyfeirio at cyfeirio at y weithdrefn gwyno berthnasol.

(Noder, gallech amlinellu rheolau’r weithdrefn statudol 3 cham).

12. Dod â’ch cyflogaeth i ben

Mae’ch contract yn amodol ar gyfnod rhybudd fel a ganlyn:

Gennych chi

Ar ôl mis, rhaid i chi roi wythnos o rybudd i ddod â’ch cyflogaeth i ben.

(Noder, dyma’r lleiafswm statudol, gallech fod eisiau cynyddu hyn fel sy’n briodol, gan sicrhau bod yr amserlen yn rhesymol)

Gan y cyflogwr

Y lleiafswm y mae gennych hawl iddo yw wythnos ar gyfer pob blwyddyn gyflawn o wasanaeth, gydag o leiaf 1 wythnos o rybudd ac uchafswm o 12 wythnos o rybudd.

(Noder, gallech fod eisiau nodi bod y Cyflogwr yn cadw’r hawl i dalu cyflog yn lle’r cyfnod rhybudd)

Datganiad

Rwyf wedi darllen y telerau ac amodau yn y datganiad hwn ac rwy’n cytuno i lynu wrthynt.

Gwybodaeth bellach

ACAS

Ffôn: 08457 474747

www.acas.org.uk

Ymwadiad

Rhwydwaith o fudiadau cymorth i’r trydydd sector cyfan yng Nghymru yw Cefnogi Trydydd Sector Cymru.

Ceir ynddo’r 19 corff cymorth lleol a rhanbarthol ledled Cymru, y Cynghorau Gwirfoddol Sirol, a’r corff cymorth cenedlaethol, Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (CGGC).
Am ragor o wybodaeth cysylltwch â
https://thirdsectorsupport.wales/cy/cysylltu/

Mae’r wybodaeth a ddarperir yn y daflen hon ar gyfer cyfarwyddyd yn unig. Nid yw’n amnewid am gyngor proffesiynol ac ni allwn dderbyn unrhyw gyfrifoldeb am golled o ganlyniad i unrhyw un sy’n gweithredu neu’n gwrthod gweithredu arno.