Polisïau - Hwb Gwybodaeth

Cartref » Help ac arweiniad » Rhedeg eich mudiad » Polisïau

Beth yw polisïau a gweithdrefnau?

Polisïau: Datganiadau syml, clir o sut mae eich mudiad yn bwriadu cynnal ei wasanaethau, ei weithrediadau neu ei fusnes. Maen nhw’n cyflwyno set o egwyddorion arweiniol i helpu gyda phrosesau penderfynu.

Gweithdrefnau: Mae’r rhain yn disgrifio sut y bydd pob polisi yn cael ei roi ar waith yn eich mudiad. Dylai pob gweithdrefn amlinellu’r canlynol:

Pwy fydd yn gwneud beth
Pa gamau sydd angen iddynt eu cymryd
Pa ffurflenni neu ddogfennau i’w defnyddio

Mae polisïau a gweithdrefnau yn bwysig i fudiadau gwirfoddol mawr a bach fel modd o sicrhau bod y mudiad yn cael ei redeg yn dda a’ch bod chi’n dilyn arferion gorau. Bydd eich polisïau hefyd yn eich helpu i gydymffurfio â’ch cyfrifoldebau cyfreithiol, yn lleihau risg ac yn diogelu eich mudiad. Bydd y mathau o bolisïau y bydd eu hangen arnoch chi yn dibynnu ar amgylchiadau eich mudiad. Os byddwch chi’n penderfynu gwneud cais am gyllid grant, mae cyllidwyr yn debygol o fod angen rhai polisïau allweddol.

Bydd y mathau o bolisïau a gweithdrefnau y bydd ar eich mudiad eu hangen yn amrywio yn dibynnu ar faint, natur a gweithgareddau eich elusen. Rydyn ni wedi cyflwyno gwybodaeth am y polisïau y bydd eich mudiad yn debygol o fod eu hangen, gyda dolenni at ragor o wybodaeth ac enghreifftiau y gallwch chi eu defnyddio.

Llunio eich polisïau

Byddai dechrau o’r dechrau i lunio polisi yn dasg anodd, felly gallwch chi ddefnyddio’r templedi o bolisïau sydd ar gael a’u haddasu fel y bo’n briodol i’ch mudiad. Gallwch chi ddod o hyd i amrediad o dempledi ar yr Hwb Gwybodaeth a bydd eich cyngor gwirfoddol lleol hefyd yn gallu eich cynorthwyo.

Dyma rai awgrymiadau i’w cofio wrth lunio eich polisïau:

Cyn i chi ddechrau – siaradwch â’r bobl sy’n mynd i gael eu heffeithio gan y polisi er mwyn gwneud yn siŵr eich bod yn deall y sefyllfa a’r hyn sydd ei angen
Mae angen i’r polisi adlewyrchu’r hyn sy’n digwydd mewn gwirionedd yn eich mudiad – felly bydd angen i chi olygu unrhyw dempledi er mwyn ystyried hyn
Ceisiwch osgoi llunio polisïau sydd mor fanwl fel eu bod yn anhyblyg. Yn hytrach, ceisiwch osod egwyddorion eang y gellir eu cymhwyso wrth i’ch mudiad ddatblygu
Unwaith rydych chi wedi llunio eich polisïau, gwnewch yn siŵr eich bod yn rhoi gwybod i bawb yn eich mudiad amdanynt. Efallai y bydd angen hyfforddiant ar wirfoddolwyr a staff ar y polisïau a dylech chi sicrhau bod copïau o’r polisïau ar gael i bobl eu darllen
Cofiwch adolygu eich polisïau’n rheolaidd er mwyn gwneud yn siŵr eu bod yn cael eu cadw’n gyfredol ac yn adlewyrchu amgylchiadau eich mudiad. Mae’n syniad da creu rhestr o bolisïau a’u dyddiad adolygu, a ddylai fod yn bob dwy flynedd

Bydd eich CVC lleol yn gallu eich helpu wrth ddefnyddio ein templedi o bolisïau neu i wirio unrhyw fersiynau rydych chi wedi’u llunio.

Cysylltu

Ffynonellau eraill o wybodaeth

NCVO – Datblygu polisïau a gweithdrefnau (Saesneg yn unig)

Polisïau sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith

Gall gweithgareddau penodol sbarduno’r gofyniad cyfreithiol am bolisi. Dyma’r prif bolisïau sy’n debygol o fod yn berthnasol i fudiadau gwirfoddol:

Polisi Iechyd a Diogelwch – mae angen polisi ysgrifenedig os ydych chi’n cyflogi 5 neu fwy o bobl (mae angen asesiad Risg Iechyd a Diogelwch ar fudiad o unrhyw faint). Gallwch chi gael rhagor o wybodaeth am eich cyfrifoldebau cyfreithiol yn ein hadran Iechyd a Diogelwch.
Polisi diogelu – mae hwn yn ofyniad cyfreithiol os ydych chi’n gweithio gyda phlant neu oedolion mewn perygl, ond mae hefyd yn arfer da i unrhyw fudiad â gwirfoddolwyr neu fudiad sy’n ymdrin â’r cyhoedd. Os ydych chi’n defnyddio gwiriadau DBS, bydd hefyd angen polisi Adsefydlu Troseddwyr arnoch chi. Ewch i’n hadran Diogelu am ragor o wybodaeth.
Polisi diogelu data a datganiad preifatrwydd – bydd angen y rhain os ydych chi’n prosesu data personol. Gallwch chi ddod o hyd i ragor o wybodaeth am hyn yn ein hadran Diogelu Data.

Polisïau awgrymedig y Comisiwn Elusennau

Mae canllawiau’r Comisiwn Elusennau ar ofynion adrodd blynyddol yn nodi bod nifer o bolisïau y byddai’r Comisiwn Elusennau yn disgwyl i’r mwyafrif o elusennau eu cael. Dyma’r polisïau y mae’r Comisiwn Elusennau yn eu hystyried fel rhai sy’n cefnogi llywodraethiant da mudiad.

Yn ogystal â Pholisi Diogelu (a nodwyd uchod), mae’r Comisiwn Elusennau yn nodi’r canlynol:

Polisi a gweithdrefnau rheoli arian
Polisi Arian wrth gefn – mae ein taflen wybodaeth, Arian wrth gefn, yn rhoi rhagor o wybodaeth i chi am y pethau i’w hystyried wrth lunio polisi arian wrth gefn.
Polisi rheoli risg
Treuliau ymddiriedolwyr – bydd y polisi hwn yn nodi’n glir beth ellir ac na ellir ei adennill fel treuliau
Polisi gwrthdaro buddiannau ymddiriedolwyr
Polisi adrodd ar ddigwyddiadau difrifol – mae angen i elusen adrodd digwyddiadau difrifol i’r Comisiwn Elusennau.

Polisïau eraill a argymhellir

Yn yr adran hon, rydyn ni wedi nodi rhai polisïau ychwanegol y byddem yn eich argymell i’w cael yn eu lle er mwyn sicrhau bod eich gwaith yn adlewyrchu arferion da. A number of these policies relate to the way that your organisation engages with people, as it is important that your organisation treats everyone fairly and has processes in place to deal with difficult situations. Yn y rhestr hon hefyd rydyn ni wedi cynnwys polisïau y gwyddom fod rhai cyllidwyr yn gofyn amdanynt fel rhan o broses ymgeisio am grant. Y rheswm dros hyn yw bod cyllidwyr yn credu bod cael y polisïau hyn yn eu lle yn dystiolaeth fod mudiad yn cael ei redeg yn dda.

Polisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth – mae hwn yn ymwneud â gwrth-wahaniaethu ac aflonyddu ar gyflogeion a gwirfoddolwyr yn ogystal â defnyddwyr gwasanaethau. Mae’r templed o’r polisi a ddarparwyd wedi’i ysgrifennu fel petai gan eich mudiad gyflogeion, ond os nad dyna’r achos, gallwch chi ei ddiwygio i gael gwared â’r cyfeiriadau hynny – dylai cyfrifoldebau’r mudiad barhau i fod yr un fath mewn perthynas â defnyddwyr gwasanaethau a gwirfoddolwyr.
Polisi cwynion – fel bod gennych chi weithdrefn deg a chyson i ymdrin â chwynion
Polisi gwirfoddoli – mae gan ein hadran Gwirfoddoli wybodaeth am y pethau y bydd angen i chi eu gwneud wrth gynnwys gwirfoddolwyr yn eich mudiad a sut i lunio eich polisi gwirfoddoli.
Cod ymddygiad – fel bod ymddiriedolwyr, staff a gwirfoddolwyr yn gwybod yn gwmws beth sy’n dderbyniol ac yn annerbyniol pan fyddant yn gweithio i’ch mudiad
Polisi bwlio ac aflonyddu – er mwyn sicrhau eich bod yn creu diwylliant cefnogol a diogel i bawb yn eich mudiad
Polisi Anrhegion, Lletygarwch gwrth-lwgrwobrwyo – i helpu ymddiriedolwyr, gwirfoddolwyr a staff i ddeall beth i’w wneud os bydd anrhegion neu letygarwch yn cael eu cynnig iddynt
Polisi amgylcheddol – mae hwn yn nodi sut byddwch chi’n rheoli ac yn lleihau effaith eich gweithgareddau ar yr amgylchedd
Polisi’r Gymraeg – er mwyn nodi ymrwymiad presennol eich mudiad i’r Gymraeg.

Ni fwriedir i’r uchod fod yn rhestr bendant a dylech chi ystyried yr hyn sy’n briodol i’ch mudiad. Mewn rhai meysydd gwaith, awgryma’r canllawiau a’r arferion gorau y byddai polisïau ychwanegol yn cael eu hargymell. Dyma rai meysydd y gallech chi weithio ar ddatblygu polisïau:

Codi arian – efallai y byddwch chi eisiau polisi i nodi’r egwyddorion y byddwch chi’n eu dilyn wrth ymgysylltu â’r cyhoedd, neu unrhyw reolau ar gyfer derbyn rhoddion mawr
Ymgyrchu – os yw eich mudiad yn un sy’n ceisio codi ymwybyddiaeth neu gyflwyno newid mewn polisi, mae’n debyg y bydd angen polisi arnoch sy’n nodi sut byddwch chi’n mynd ati i ymgyrchu
Digidol a chyfryngau cymdeithasol – os yw eich mudiad yn defnyddio mwy a mwy o ddigidol o ran ffyrdd o weithio a chyfathrebu, yna bydd angen polisïau arnoch i ymdrin â phethau fel seiberddiogelwch a defnyddio cyfryngau cymdeithasol.

Bydd eich CVC lleol yn gallu eich helpu i ddatblygu amrediad o bolisïau sy’n briodol i’ch mudiad.

Cysylltu

Polisïau sy’n ymwneud â staff a materion adnoddau dynol

Os yw eich mudiad yn cyflogi staff, bydd angen mwy o bolisïau arnoch chi i ymdrin â sefyllfaoedd sy’n codi o’r gydberthynas gyflogi honno. Isod, rydyn ni wedi rhestru’r taflenni gwybodaeth a thempledi polisi sydd ar gael ar yr Hwb Gwybodaeth, ond bydd angen i chi gael cyngor ar bolisïau priodol i’ch mudiad, yn dibynnu ar eich maint a’r gweithgareddau y bydd eich staff yn eu gwneud.

Ffynonellau eraill o wybodaeth

NCVO – Datblygu polisïau a gweithdrefnau (Saesneg yn unig)

Nesaf

Iechyd a Diogelwch

Cwci	Hyd	Disgrifiad
cookielawinfo-checkbox-analytics	11 mis	Gosodir y cwci hwn gan ategyn GDPR Cookie Consent. Defnyddir y cwci i storio caniatâd defnyddwyr i dderbyn y cwcis yn y categori “Analytics” (Dadansoddeg).
cookielawinfo-checkbox-functional	11 mis	Gosodir y cwci gan ategyn GDPR cookie consent i gofnodi caniatâd defnyddiwr i dderbyn cwcis yn y categori “Functional” (Swyddogaethol).
cookielawinfo-checkbox-necessary	11 mis	Gosodir y cwci hwn gan ategyn GDPR Cookie Consent. Defnyddir y cwci i storio caniatâd defnyddiwr i dderbyn cwcis yn y categori "Necessary" (Angenrheidiol).
cookielawinfo-checkbox-others	11 mis	Gosodir y cwci hwn gan ategyn GDPR Cookie Consent. Defnyddir y cwci i storio caniatâd defnyddiwr i dderbyn cwcis yn y categori "Other” (Arall).
cookielawinfo-checkbox-performance	11 mis	Gosodir y cwci hwn gan ategyn GDPR Cookie Consent. Defnyddir y cwci i storio caniatâd defnyddiwr i dderbyn cwcis yn y categori "Performance" (Perfformiad).
SGPBShowingLimitationPage{hash}	sesiwn	Defnyddir y cwci er mwyn i wefan ddangos cynnwys ffenestri naid.
viewed_cookie_policy	11 mis	Gosodir y cwci gan ategyn GDPR Cookie Consent a chaiff ei ddefnyddio i storio a yw defnyddiwr wedi rhoi caniatâd u ddefnyddio cwcis ai peidio. Nid yw’n storio unrhyw ddata personol.
wordpress_logged_in_{hash}	sesiwn	Cofio sesiwn Defnyddiwr ar gyfer defnyddwyr sydd wedi mewngofnodi a sicrhau eu bod wedi’u mewngofnodi ar y safle yn barhaus.
Wordpress_sec_{hash}	15 diwrnod	Defnyddir y cwci i ddiogelu gwefan rhag hacwyr. Storio manylion cyfrif.
wp-wpml_current_language	sesiwn	Cadw’r gosodiadau iaith.

Cwci	Hyd	Disgrifiad
_ga	2 flynedd	Mae’r cwci _ga, a osodir gan Google Analytics, yn cyfrifo’r ymwelwyr, y sesiynau a’r data ymgyrchu a hefyd yn cadw golwg ar y defnydd o’r safle ar gyfer adroddiad dadansoddeg y safle. Mae’r cwci yn storio gwybodaeth ddienw ac yn penodi rhif a gynhyrchwyd ar hap i adnabod ymwelwyr unigryw.
_ga_1NW060S4FN	1 funud	Amrywiad o’r cwci _gat a osodir gan Google Analytics a Google Tag Manager i ganiatáu i berchnogion gwefannau olrhain ymddygiad ymwelwyr a mesur perfformiad y safle. Mae’r elfen batrwm yn yr enw yn cynnwys rhif adnabod unigryw'r cyfrif neu’r wefan y mae’n berthnasol iddo.
_gcl_au	3 mis	Wedi’i ddarparu gan Google Tag Manager i arbrofi ar effeithlonrwydd hysbysebu gwefannau sy’n defnyddio eu gwasanaethau.
_gid	1 diwrnod	Wedi’i osod gan Google Analytics, mae’r cwci _gid yn storio gwybodaeth am sut mae ymwelwyr yn defnyddio gwefan, gan hefyd greu adroddiad dadansoddol ar berfformiad y wefan. Mae’r data a gesglir yn cynnwys nifer yr ymwelwyr, eu ffynhonnell, a’r tudalennau y maen nhw’n ymweld â nhw yn ddienw.
CONSENT	2 flynedd	Mae YouTube yn gosod y cwci hwn drwy fideos YouTube wedi’u hymwreiddio ac yn cofrestru data ystadegol dienw.

Cwci	Hyd	Disgrifiad
test_cookie	15 munud	Gosodir y cwci test_cookie gan doubleclick.net a chaiff ei ddefnyddio i bennu a yw porwr defnyddiwr yn derbyn cwcis.
VISITOR_INFO1_LIVE	5 mis 27 diwrnod	Cwci a osodir gan YouTube i fesur lled band sy’n pennu a yw’r defnyddiwr yn cael y rhyngwyneb chwarae hen neu newydd.
YSC	sesiwn	Gosodir y cwci YSC gan Youtube a chaiff ei ddefnyddio i olrhain sawl gwaith y caiff fideos sydd wedi’u hymwreiddio ar dudalennau YouTube eu gwylio.
yt-remote-connected-devices	byth	Mae YouTube yn gosod y cwci hwn er mwyn storio dewisiadau fideo’r defnyddiwr sy’n defnyddio fideo YouTube wedi’i ymwreiddio.
yt-remote-device-id	byth	Mae YouTube yn gosod y cwci hwn er mwyn storio dewisiadau fideo’r defnyddiwr sy’n defnyddio fideo YouTube wedi’i ymwreiddio.
yt.innertube::nextId	byth	Mae’r cwci hwn, a osodir gan YouTube, yn cofrestru Rhif Adnabod unigryw i storio data ar ba fideos o YouTube mae’r defnyddiwr wedi’u gweld.
yt.innertube::requests	byth	Mae’r cwci hwn, a osodir gan YouTube, yn cofrestru Rhif Adnabod unigryw i storio data ar ba fideos o YouTube mae’r defnyddiwr wedi’u gweld.