Archwiliad iechyd mudiad ar gyfer elusennau bach, mudiadau gwirfoddol a chymunedol
Trosolwg
- Cyflwyniad
- Cam 1: Y Gwiriad Iechyd
- Strwythur a phwrpas llywodraethu
- Cynhyrchu incwm a chyllid
- Cyllid a rheoli risg
- Cynllunio a darparu eich gwasanaethau a’ch gweithgareddau
- Rheoli gwirfoddolwyr
- Cyfathrebu
- Cydweithredu, rhwydweithio a phartneriaeth
- Cam 2: y cynllun gweithredu
Cyflwyniad
Ydych chi eisiau…
- Cael golwg fanwl ar lywodraethu eich mudiad?
- Tynnu sylw at gryfderau a’r hyn rydych chi’n ei wneud yn dda?
- Nodi unrhyw fylchau a meysydd i’w gwella?
- Gwneud cynllun i gynyddu gwytnwch eich mudiad?
Mae’r offeryn hunanasesu syml hwn wedi’i gynllunio’n benodol ar gyfer elusennau, cymdeithasau, mudiadau gwirfoddol a chymunedol bach. Mae iddo ddau gam:
Cam Un: Y gwiriad iechyd. Gallwch nodi eich cryfderau a’ch gwendidau. Os mai ‘Na’ yw’r ateb i unrhyw ran o’r adran hon, ychwanegwch nhw at y cynllun gweithredu yn adran 2 i’w trafod. Dyma’r meysydd y bydd angen i chi ganolbwyntio arnynt.
Cam Dau: Y Cynllun Gweithredu. Bydd hyn yn eich galluogi i gynllunio ar gyfer llwyddiant. Fel bwrdd byddwch yn gallu blaenoriaethu pa bethau y dylech ganolbwyntio arnynt yn gyntaf a gweithio gyda’ch gilydd i gael llwyddiant. Byddwch hefyd yn gallu cael cymorth gan eich cyngor gwirfoddol sirol lleol i’ch cynorthwyo gyda’r gwaith hwn.
Cam 1: Y Gwiriad Iechyd
Pwyllgor Rheoli*/bwrdd ymddiriedolwyr (Llywodraethu)
*Rydym wedi defnyddio’r term ‘pwyllgor’ trwy gydol y ddogfen hon, ond gellir ei ddefnyddio yn gyfnewidiol â bwrdd ymddiriedolwyr unrhyw fudiad elusennol. Does dim ots pa deitl rydych chi’n ei ddefnyddio, mae gennych yr un cyfrifoldeb.
Llywodraethu Da
Mae llywodraethu da yn hanfodol i lwyddiant unrhyw elusen neu fudiad gwirfoddol. Bydd y cwestiynau canlynol yn eich helpu i asesu pa mor dda y mae eich mudiad yn cael ei lywodraethu ar hyn o bryd gan ei bwyllgor/ymddiriedolwyr.
| A yw’r Pwyllgor yn cynnwys (o leiaf) cadeirydd, ysgrifennydd a thrysorydd? | Ydy/Na |
| A yw’r mwyafrif o’ch ymddiriedolwyr ddim yn perthyn i’w gilydd ac yn byw mewn cyfeiriadau ar wahân? | Ydy/Na |
| A yw’r Pwyllgor yn deall ac yn dilyn y rheolau a amlinellir yn y ddogfen lywodraethu/cyfansoddiad? (e.e. Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol / penodi ymddiriedolwyr ac ati) | Ydy/Na |
| A yw holl aelodau’r Pwyllgor yn ymwybodol o’u dyletswyddau a’u cyfrifoldebau cyfreithiol? | Ydy/Na |
| A yw’r Pwyllgor yn ymwybodol o gyfreithiau perthnasol y mae’n rhaid i’r mudiad gydymffurfio â nhw? (e.e., iechyd a diogelwch, diogelu data, diogelu, yswiriant) | Ydy/Na |
| A yw cyfarfodydd yn cael eu cynnal yn rheolaidd, gan ddefnyddio fformat priodol (Agendâu a chofnodion) | Ydy/Na |
| A yw’r Pwyllgor yn gallu rheoli barn wahanol mewn ffordd adeiladol a pharchus ac a ydynt yn deall gwerth cyfaddawdu? | Ydy/Na |
| A yw’r Pwyllgor yn deall pwysigrwydd amrywiaeth a’r gymuned y mae’n ei gwasanaethu (er enghraifft, yn cynnwys dynion a menywod, pobl o wahanol oedrannau, ethnigrwydd, cefndiroedd, hunaniaethau a phrofiadau byw)? A yw hyn yn cael ei ystyried wrth recriwtio aelodau newydd? | Ydy/Na Ydy/Na |
| A yw gwaith y Pwyllgor wedi’i rannu’n gyfartal ac yn deg ymhlith yr aelodau? | Ydy/Na |
| A oes gennych broses i recriwtio aelodau newydd i’r pwyllgor? | Ydy/Na |
| A oes gan y Pwyllgor becyn sefydlu a phroses ar gyfer aelodau newydd o’r bwrdd, sy’n cynnwys: Copi o’r ddogfen lywodraethu CyfrifonGwybodaeth am y mudiadGwybodaeth am rolau a chyfrifoldebau’r pwyllgor. | Ydy/Na |
Ble i gael cymorth
- Comisiwn Elusennau, Canllawiau 5 Munud i Ymddiriedolwyr
- Comisiwn Elusennau, Yr Ymddiriedolwr Hanfodol (CE3)
- Cod Llywodraethu i Elusennau
Strwythur a phwrpas llywodraethu
Mae gan fudiadau gwirfoddol strwythurau llywodraethu gwahanol. Gallent fod yn anghorfforedig, ymddiriedolaeth, Mudiad Corfforedig Elusennol, Cwmni cyfyngedig trwy warant neu Gwmni Buddiannau Cymunedol. Mae’n bwysig bod pawb sy’n ymwneud â’r mudiad gwirfoddol yn deall ei strwythur cyfreithiol a bod y mudiad yn gweithredu o fewn y nodau a’r dibenion a ysgrifennwyd yn ei ddogfen lywodraethol.
| A yw pawb yn eich mudiad yn gwybod ei strwythur llywodraethu? | Ydy/Na |
| A oes gan eich mudiad ddogfen lywodraethu berthnasol gyfredol sy’n briodol ar gyfer ei strwythur cyfreithiol? | Ydy/Na |
| A oes gan eich mudiad bwrpas wedi’i ddiffinio’n glir? | Ydy/Na |
| A yw pawb ar y pwyllgor yn ymwybodol o nodau’r mudiad? | Ydy/Na |
| A oes cofnod ysgrifenedig o hanes y mudiad? | Ydy/Na |
| Ydych chi’n ymwybodol os oes gan eich mudiad incwm o dros £5,000 y flwyddyn, efallai y bydd angen i chi gofrestru gyda’r Comisiwn Elusennau? | Ydy/Na |
| A yw pawb ar y pwyllgor yn ymwybodol o’r ardal ddaearyddol y gall eich mudiad weithio ynddi? | Ydy/Na |
| Os ydych chi’n elusen gofrestredig, a yw’r cyfansoddiad ar wefan y Comisiwn Elusennau yn cyfateb i’r hyn rydych chi’n gweithio tuag ato? | Ydy/Na |
Where to go for help
Cyflwyniad i strwythurau cyfreithiol a statws elusennol y Sector Gwirfoddol
- Comisiwn Elusennau, Sut i ddewis strwythur elusennol
- Swyddfa’r rheoleiddiwr cwmnïau buddiannau cymunedol
Cynhyrchu incwm a chyllid
Rhaid i fudiadau gwirfoddol anelu at sicrhau bod ganddynt ffynonellau incwm cynaliadwy i gyflawni eu gweithgareddau a rhoi cynlluniau parhaus ar waith ar gyfer datblygu ffrydiau incwm priodol ac amrywiol.
| A all y Pwyllgor nodi prif ffynonellau incwm y mudiad? | Ydy/Na |
| A yw’r mudiad yn codi arian yn unol â’i ddogfen lywodraethu? Mae’n arfer da sicrhau bod gweithgareddau codi arian yn cydymffurfio â’r Cod Ymarfer Codi Arian a deddfwriaeth berthnasol arall (e.e. Deddf Gamblo 2005/trwyddedu awdurdodau lleol)? | Ydy/Na |
| A yw’r mudiad wedi cofrestru ar gyfer Cymorth Rhodd (os yw’n gymwys) ac a oes gennych y prosesau ar waith i wneud hawliad am gymorth rhodd? | Ydy/Na |
| A yw’ch mudiad yn casglu gwybodaeth yn rheolaidd, i helpu gyda cheisiadau am gyllid yn y dyfodol? (Gallai hyn gynnwys: astudiaethau achos, adborth gan fuddiolwyr, tystiolaeth o effaith, monitro a gwerthuso) | Ydy/Na |
Ble i gael cymorth
Gwiriad Iechyd Cynhyrchu Incwm
Gellir dod o hyd i gwiriad iechyd cynhyrchu incwm mwy manwl yma.
- Rheoleiddiwr Codi Arian a Chod Ymarfer Codi Arian
- Comisiwn Elusennau, Codi Arian Elusennol, canllaw i gyfrifoldebau ymddiriedolwyr (CE20)
- Y Sefydliad Codi Arian (Saesneg yn unig)
- Codi Arian ym Mhobman
Cyllid a rheoli risg
Mae rheolaethau ariannol yn bwysig i bob mudiad gwirfoddol. Maent yn wiriadau a gweithdrefnau hanfodol sy’n eich helpu i ddiogelu asedau eich elusen, nodi a rheoli risgiau, a gwneud penderfyniadau gwybodus am sefyllfa ariannol eich elusen. Dylech hefyd sicrhau bod gennych ddull cadarn o nodi a rheoli risgiau i’ch mudiad.
| A oes gan y mudiad gyfrif banc yn ei enw ei hun, sy’n gofyn am ddau lofnodwr nad ydynt yn perthyn i’w gilydd? | Ydy/Na |
| A oes gan y mudiad broses glir i reoli ei gyllid? | Ydy/Na |
| A oes o leiaf un unigolyn wedi’i enwi o fewn y mudiad sydd â sgiliau a phrofiad addas i reoli cyllid y mudiad? | Ydy/Na |
| A yw cofnodion ariannol sy’n dangos yr incwm a’r gwariant yn cael eu cadw a’u cofnodi? A ydynt yn cael eu dangos i’r pwyllgor yn rheolaidd mewn cyfarfodydd? | Ydy/Na |
| Oes gennych unrhyw asedau (e.e., tir, adeiladau, cerbydau)? Os oes gennych, yna ceisiwch arweiniad gan Cymorth Trydydd Sector Cymru. | Oes/Na/Amherthnasol |
| Oes gennych chi unrhyw gytundebau rhentu / prydles? Os felly, ydych chi’n gwybod telerau ac amodau’r cytundeb? Gofynnwch am arweiniad gan Cymorth Trydydd Sector Cymru. | Oes/Na/Amherthnasol |
| Ydych chi’n ymwybodol o’r goblygiadau treth posibl i’ch mudiad? Os oes angen help arnoch, cysylltwch â TSSW. | Ydy/Na |
Ble i gael cymorth
Canllawiau a Throsolwg Ariannol ar Gyfer Ymddiriedolwyr
- Comisiwn Elusennau, Rheolaethau Ariannol Mewnol ar gyfer Elusennau (CE8)
- Comisiwn Elusennau, Cronfeydd Wrth Gefn Elusennau, Adeiladu Gwydnwch (CC19)
- Grŵp Cyllid Elusennau
Cynllunio a darparu eich gwasanaethau a’ch gweithgareddau
Fel mudiad, mae cynllunio ar gyfer y dyfodol yn hanfodol. Bydd cynllunio llwyddiannus yn eich helpu i wneud defnydd effeithiol o arian eich mudiad, gan sicrhau bod yr holl waith a gwblhawyd yn unol â’ch dogfen lywodraethu. Hefyd, bydd cynllunio yn eich galluogi i sicrhau bod y gwaith sy’n cael ei gyflawni yn cydymffurfio â chanllawiau sy’n gysylltiedig â Diogelu Data, Diogelu ac ati a bydd yn eich galluogi i leihau’r risg a diogelu’r mudiad.
| Ydych chi wedi sicrhau bod y gweithgareddau a’r gwasanaethau y mae eich mudiad yn eu darparu yn unol â’ch dogfen lywodraethu? | Ydy/Na |
| A yw’r grŵp buddiolwyr (y bobl rydych chi’n eu helpu) wedi’i ddiffinio a’i nodi’n glir? | Ydy/Na |
| A yw’r gwasanaethau a’r gweithgareddau rydych chi’n eu darparu yn agored ac yn hygyrch i’ch buddiolwyr targed? | Ydy/Na |
| Ydych chi wedi cynhyrchu cynllun ar gyfer y flwyddyn gyfredol sy’n manylu ar y gweithgareddau a’r gwasanaethau i’w darparu? | Ydy/Na |
| Ydych chi’n monitro ac yn gwerthuso effeithiolrwydd y gweithgareddau a’r gwasanaethau sydd wedi’u darparu? | Ydy/Na |
| Ydych chi’n defnyddio canlyniadau’r monitro a’r gwerthusiad a gwblhawyd gennych i wella eich gwaith yn y dyfodol? | Ydy/Na |
| A yw eich gwasanaethau a’ch gweithgareddau yn cael eu cynnal mewn amgylchedd diogel? | Ydy/Na |
| A yw eich mudiad yn cydymffurfio â GDPR (Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol)? | Ydy/Na |
| A oes gan eich mudiad bolisi diogelu data ac yn cadw’r holl ddata personol yn ddiogel? | Ydy/Na Ydy/Na |
| A oes gan y mudiad yswiriant priodol? Gall hyn gynnwys: Yswiriant atebolrwydd cyflogwyr Indemniad Personol Atebolrwydd Cyhoeddus Yswiriant adeiladau Yswiriant cynnwys Yswiriant indemniad ymddiriedolwyr Yswiriant cerbydau Yswiriant digwyddiadau Yswiriant codi arian | Oes/Na Oes/Na Oes/Na Oes/Na Oes/Na Oes/Na Oes/Na Oes/Na Oes/Na |
| A oes gan eich mudiad bolisi diogelu sy’n cwmpasu plant a/neu oedolion mewn perygl? | Ydy/Na |
| A oes gan eich mudiad berson wedi’i enwi ar gyfer diogelu y gall pobl gysylltu â nhw os oes ganddynt unrhyw bryderon? | Ydy/Na |
| A oes gan y mudiad Bolisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth? | Ydy/Na |
| A yw staff ac ymddiriedolwyr yn cael cyfle i gwblhau hyfforddiant Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant? (cysylltwch â TSSW) | Ydy/Na |
| A yw’r mudiad yn ymdrechu i gael bwrdd amrywiol? (Cysylltwch â TSSW) | Ydy/Na |
| Ydy’r mudiad yn gwneud ymdrech i gynnig gwasanaethau a gweithgareddau drwy gyfrwng y Gymraeg? | Ydy/Na |
| Pan fyddwch chi’n derbyn cyllid, byddwch yn cael contract. Fel rhan o hynny bydd angen i chi sicrhau bod eich mudiad yn cwblhau’r hyn a ddywedodd y byddai. A yw hyn yn rhywbeth rydych chi’n ei wneud? | Ydy/Na |
| A yw’ch mudiad yn gofyn i’ch defnyddwyr/buddiolwyr gwasanaeth i gael adborth ar waith y Mudiad? | Ydy/Na |
Where to go for help
Rheoli gwirfoddolwyr
Yn aml, gwirfoddolwyr yw enaid mudiad elusennol, gan alluogi darparu ystod eang o wasanaethau trwy roi eu hamser a’u sgiliau. Bydd recriwtio’r gwirfoddolwyr cywir, a’u hysgogi i aros yn eich mudiad yn eich helpu i gyflawni eich cenhadaeth.
| A oes gan eich mudiad broses ar waith ar gyfer recriwtio gwirfoddolwyr yn ôl eu sgiliau a’u profiad? | Ydy/Na |
| A oes polisi gwirfoddoli ar waith? | Ydy/Na |
| A oes gan y mudiad god ymddygiad gwirfoddolwyr? | Ydy/Na |
| A oes gan wirfoddolwyr ddisgrifiadau rôl clir, diffiniedig? | Ydy/Na |
| A yw unrhyw rolau gwirfoddol sy’n gymwys ar gyfer gwiriadau DBS wedi’u nodi ac a yw hyn yn glir ar y disgrifiad o’r rôl ac yn yr hysbyseb? | Ydy/Na |
| A yw gwiriadau DBS yn cael eu cynnal (ar gyfer unrhyw rolau cymwys lle bydd cyswllt â phlant a/neu oedolion mewn perygl yn ystod y gwirfoddoli)? | Ydy/Na |
| A yw gwirfoddolwyr yn derbyn cefnogaeth ac arweiniad? (e.e., cyfnod sefydlu, llawlyfr gwirfoddolwyr, goruchwyliaeth?) | Ydy/Na |
| A oes gan bob gwirfoddolwr berson wedi’i enwi o fewn y mudiad ar gyfer cefnogaeth ac arweiniad? | Ydy/Na |
| A yw gwirfoddolwyr y mudiad yn talu treuliau? | Ydy/Na |
| A yw yswiriant y mudiad yn cwmpasu gwirfoddolwyr? | Ydy/Na |
| A yw’r holl faterion cyfreithiol eraill sy’n ymwneud â gwirfoddolwyr wedi’u hystyried? | Ydy/Na |
| A yw gwirfoddolwyr yn cael cydnabyddiaeth briodol am eu cyfraniadau? | Ydy/Na |
| A yw gwirfoddolwyr yn cael eu hannog i roi adborth ar eu profiad, a gofyn beth y gellid ei wneud i wella eu gwirfoddoli? | Ydy/Na |
| A oes proses glir a theg ar gyfer terfynu’r berthynas wirfoddoli os oes angen? | Ydy/Na |
Ble i gael cymorth
Cyfathrebu
Bydd cyfathrebu da yn cael effaith gadarnhaol ar draws eich mudiad. Bydd gallu cyfathrebu effaith eich mudiad i gyllidwyr, aelodau posibl a phobl eraill y mae eich mudiad yn ymgysylltu â nhw yn helpu eich gallu i godi arian, recriwtio gwirfoddolwyr, denu buddiolwyr newydd a meithrin perthnasoedd â mudiadau eraill y gallech weithio gyda nhw yn y dyfodol.
| A yw eich mudiad yn sicrhau bod cyfathrebu clir yn cael ei roi rhwng y pwyllgor, aelodau’r grŵp a’r gymuned? | Ydy/Na |
| Ydych chi’n cynnal ymgynghoriad cymunedol rheolaidd i ganfod anghenion eich cymunedau? | Ydy/Na |
| A yw eich mudiad yn rhoi cyhoeddusrwydd i’w weithgareddau? | Ydy/Na |
| A yw’r mudiad yn defnyddio gwahanol fathau o gyfathrebu ar gyfer gwahanol grwpiau rydych chi’n ymgysylltu â nhw? (e.e. y gymuned, cyllidwyr ac ati) | Ydy/Na |
| A oes gan eich mudiad bolisi cyfryngau cymdeithasol a chyfathrebu? | Ydy/Na |
Ble i gael cymorth
- Comisiwn Elusennau, Elusennau a’r Cyfryngau Cymdeithasol
- Charity Comms
Cydweithredu, rhwydweithio a phartneriaeth
Gall cydweithredu a phartneriaethau eich helpu chi a mudiadau eraill i wneud y defnydd gorau o’ch adnoddau a gwneud y mwyaf o effaith eich gwasanaethau. P’un a ydych chi’n croesgyfeirio at wasanaethau eich gilydd, cwblhau ceisiadau cyllid ar y cyd, rhannu adnoddau neu gyfuno gwirfoddolwyr, gall gweithio gyda’ch gilydd gael effaith gadarnhaol arnoch chi a’ch buddiolwyr.
| A oes gan eich mudiad gysylltiadau â mudiadau perthnasol eraill ar lefel leol, ranbarthol a chenedlaethol? | Ydy/Na |
| A yw buddiolwyr wedi’u cyfeirio at fudiadau eraill, lle bo hynny’n briodol? | Ydy/Na |
| A yw eich mudiad yn gysylltiedig â mudiadau cymorth a seilwaith perthnasol? (e.e., CGS, CGGC, ymbarél/corff aelodaeth ar gyfer eich sector) | Ydy/Na |
| A yw eich mudiad yn rhannu arfer gorau gyda mudiadau eraill? | Ydy/Na |
| Os yw’ch mudiad yn gweithio mewn partneriaeth ag eraill, a oes cytundebau partneriaeth ar waith? | Ydy/Na |
| A yw’ch mudiad yn sicrhau ei fod yn osgoi dyblygu gweithgarwch sydd eisoes yn digwydd yn ei ardal weithredu? | Ydy/Na |
Ble i gael cymorth
Cam 2: y cynllun gweithredu
Nawr eich bod wedi cwblhau Cam 1, mae’n bryd gwneud eich cynllun gweithredu.
Yn y tabl isod:
- Rhowch unrhyw feysydd y gwnaethoch ateb na iddynt yng Ngham 1 yng ngholofn 1.
- Yng ngholofn 2 nodwch pa gamau rydych chi a’r bwrdd yn mynd i’w cwblhau i sicrhau bod y maes hwn yn gwella.
- Yng ngholofn 3 rhowch ddyddiad cwblhau ar gyfer eich gweithredoedd i’w cyflawni. Gwnewch yn siŵr bod y dyddiad hwn yn gyraeddadwy.
Os oes angen cymorth arnoch gydag unrhyw un o’r adrannau, bydd eich Cyngor Gwirfoddol Sirol lleol yn gallu eich helpu.
| Cam 2: Cynllun Gweithredu | ||
| Meysydd y gwnaethoch chi ateb na iddynt | Pa gamau sydd eu hangen arnoch i wella | Dyddiad cwblhau disgwyliedig |
