Creu Polisi Gwirfoddoli
Mae’r dudalen wybodaeth hon ar gyfer mudiadau sydd â dealltwriaeth glir o sut, pam, a ble maent yn cynnwys gwirfoddolwyr ac sydd wedi cynllunio adnoddau digonol.
P’un a ydych chi’n drafftio polisi gwirfoddoli am y tro cyntaf neu’n adolygu un sy’n bodoli eisoes, mae’n gwneud synnwyr i alinio’ch Polisi Gwirfoddoli â’ch Strategaeth Wirfoddoli.
Datblygu eich Strategaeth Wirfoddoli
I’r rhai sy’n ystyried cynnwys gwirfoddolwyr am y tro cyntaf, gweler yr adnodd hwn
Polisi Gwirfoddoli Enghreifftiol
Darllenwch ein Polisi Gwirfoddoli Enghreifftiol gyda’r ddogfen hon
Yn ddelfrydol, dylai datblygu Polisi Gwirfoddoli gael ei arwain gan unigolyn sydd â gwybodaeth am wirfoddoli o fewn y mudiad. Mae’r arweinydd hwn yn cydlynu’r gwaith drafftio ac yn ymgysylltu â rhanddeiliaid allweddol – gan gynnwys rheolwyr gwirfoddolwyr, uwch reolwyr, ymddiriedolwyr, staff sy’n cefnogi gwirfoddolwyr, a gwirfoddolwyr eu hunain.
Canolfan Gwirfoddoli
Ar y dudalen hon
- Diben Polisi Gwirfoddoli – ar gyfer beth a phwy mae’r polisi hwn?
- Elfennau allweddol Polisi Gwirfoddoli
- Pethau i’w hystyried
- Rhagor o wybodaeth
Diben Polisi Gwirfoddoli – ar gyfer beth a phwy mae’r polisi hwn?
Mae polisi Gwirfoddoli yn nodi, ar gyfer eich gwirfoddolwyr, staff ac ymddiriedolwyr, sut mae eich sefydliad yn cefnogi ac yn cynnwys ei wirfoddolwyr.
Mae’r polisi yn dogfennu eich arferion o ddydd i ddydd, gan sicrhau bod yr holl agweddau ar wirfoddoli gyda’ch sefydliad yn cael eu hamlinellu’n glir.
Mae Polisi Gwirfoddoli cywir ac a adolygir yn rheolaidd yn arwydd o arfer gorau, yn ofyniad er mwyn cael hysbysebu ar gyfer recriwtio gwirfoddolwyr drwy Wirfoddoli Cymru ac yn aml mae’n fuddiol ar gyfer ceisiadau am gyllid.
Mae’r Cod Ymarfer ar gyfer Cynnwys Gwirfoddolwyr a Buddsoddi mewn Gwirfoddolwyr yn cydnabod pwysigrwydd polisi gwirfoddoli a adolygir yn rheolaidd sy’n diffinio, cyfathrebu ac yn ymrwymo i systemau sy’n sicrhau diogelwch ei wirfoddolwyr a’r mudiad. Mae’n ddefnyddiol os yw’r polisi yn adleisio fformat arfer gorau adnabyddadwy ac yn hawdd ei ddeall ar gyfer y rhai y mae’n ymwneud â nhw.
Elfennau Allweddol Polisi Gwirfoddoli
Yn dilyn fformat y Polisi Gwirfoddoli Enghreifftiol, mae’r penawdau canlynol a awgrymir yn sicrhau eich bod yn cwmpasu’r holl agweddau allweddol.
1. Cyflwyniad ac ymrwymiadau
- Cynhwyswch ddatganiad cytunedig, cryf, cadarnhaol yn nodi pam mae eich sefydliad yn cynnwys gwirfoddolwyr. Mae hwn yn gam pwysig wrth adeiladu diwylliant sefydliadol cefnogol sy’n dathlu ac yn buddsoddi mewn gwirfoddolwyr. Gellid amlinellu hyn yn eich strategaeth wirfoddoli.
- Darparwch ddiffiniad sefydledig ar gyfer Gwirfoddoli a geir ym Mholisi Gwirfoddoli Llywodraeth Cymru, gan ei gwneud yn glir pam mae eich sefydliad yn cynnwys gwirfoddolwyr.
- Gallwch addo strwythur gwirfoddoli cyson ac o safon ac esbonio i bwy mae’n berthnasol.
- Nodwch y safle canolog sydd gan wirfoddolwyr wrth gyflawni nodau sefydliadol a chydnabod pwysigrwydd gwirfoddoli sydd wedi’i ymgorffori fel rhywbeth allweddol i gefnogi eich cenhadaeth sefydliadol yn ogystal â llesiant unigol a chymunedol.
- Amlinellwch ymrwymiad i adnoddau a buddsoddiad digonol, gan ddatblygu diwylliant croesawgar rhwng staff a gwirfoddolwyr, adeiladu sylfaen mor amrywiol â phosibl o wirfoddolwyr a chefnogi cyfraniadau gwirfoddolwyr mewn modd hyblyg.
- Gallai eich ymrwymiad i Gydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant gynnwys addewid yma i wneud y canlynol; a) datblygu rolau gwirfoddolwyr lle mae gwybodaeth uniongyrchol am fater penodol yn cael ei groesawu, b) gwella amrywiaeth trwy gasglu data am gydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant yn gyntaf ac yna, c) defnyddio strategaethau recriwtio wedi’u targedu i recriwtio grwpiau sydd wedi’u tangynrychioli.
2. Rolau a chyfrifoldebau
- Diffiniwch pwy sydd â chyfrifoldeb dynodedig dros reoli gwirfoddolwyr.
- Esboniwch y bydd gan staff cyflogedig sydd â chyfrifoldebau dros wirfoddolwyr y ddyletswydd hon yn eu swydd-ddisgrifiad, yn cael eu hyfforddi’n ddigonol ac yn cael amser eu hunain i gael cefnogaeth ac i drafod yr heriau a’r llwyddiannau wrth reoli gwirfoddolwyr.
- Nodwch yn dryloyw pa gefnogaeth a ddarperir i wirfoddolwyr a beth y gallant ei ddisgwyl gan y mudiad, ac amlinellu i’r gwirfoddolwr nad oes unrhyw rwymedigaeth na chontract gorfodadwy.
- Mae’n fuddiol i bawb bod rolau gwirfoddolwyr wedi’u cynllunio i fod mor hyblyg â phosibl ac wedi eu cefnogi gymaint â phosibl. Gallech nodi, pan fo eich sefydliad yn dymuno cymorth gyda rhywbeth, yna byddwch yn sicrhau bod hyn yn cyd-fynd â chymhelliant a sgiliau’r gwirfoddolwyr.
3. Recriwtio a Dethol
- Ymrwymwch i hyrwyddo cyfleoedd gwirfoddoli tryloyw ac eang, gan gynnwys hysbysebu yn Gymraeg a Saesneg ac o bosibl ieithoedd eraill os yw’n briodol, er mwyn denu cronfa eang o wirfoddolwyr posibl.
- Nodwch y camau cadarnhaol sy’n cael eu cymryd i fynd i’r afael â chydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant, megis sut y bydd gwybodaeth mewn gwahanol fformatau am gyfleoedd gwirfoddoli yn cael ei rhannu â phobl sydd â diddordeb.
- Rhowch fanylion am yr holl gamau yn y broses recriwtio a’r gefnogaeth a ddarperir i wirfoddolwyr drwy’r amser. Gallai hyn gynnwys sgyrsiau anffurfiol, cwblhau ffurflenni gyda’ch gilydd, casglu geirdaon ac esbonio unrhyw angen am wiriadau DBS.
- Gwnewch yn glir sut mae addasrwydd yn cael ei asesu ac os na ellir cynnig rhai rolau ar yr adeg honno, nodwch pa gymorth y gellir ei gynnig. Mae hyblygrwydd gyda dulliau recriwtio yn caniatáu i fwy o bobl ddod yn wirfoddolwyr. Ystyriwch gael sawl ffordd o wneud cais, megis ar-lein, llenwi ffurflen gyda’ch gilydd neu ffurflen bapur copi caled.
4. Cynefino a hyfforddiant
- Amlinellwch eich gweithdrefn gynefino a’ch opsiynau cynefino gan gynnwys amlinellu eich bod yn darparu gwybodaeth sefydliadol allweddol, ymgyfarwyddo â safle, yn ogystal â pharatoi ar gyfer rôl.
- Gallai cynefino gynnwys ystod o opsiynau i gynorthwyo gwirfoddolwyr newydd megis cael blas ar dasgau neu rolau, cysgodi, cynllun cyfeillio, neu hyfforddiant wedi’i asesu.
- Mae diogelu yn gyfrifoldeb i bawb, a sonnir am fanylion am sut mae eich sefydliad yn cefnogi dealltwriaeth ei wirfoddolwyr yma.
5. Cymorth a goruchwyliaeth
- Cynigiwch hyblygrwydd rôl, wrth ddylunio ac addasu rolau, cyfleoedd hyfforddi parhaus a gloywi, a chyfarfodydd grŵp i gynnig cefnogaeth. Gallwch gynnig galwadau ar gyfer sgyrsiau neu negeseuon e-bost.
- Diffiniwch amserlenni goruchwylio yn seiliedig ar y math o rôl.
- Atgoffwch wirfoddolwyr pwy yw eu pwynt cyswllt ar gyfer arweiniad.
6. Cydnabyddiaeth
- Sefydlwch systemau adborth i werthfawrogi cyfraniadau gwirfoddolwyr.
- Amlinellwch y systemau cydnabyddiaeth a ddefnyddir fel diolch personol, gweithgareddau cymdeithasol, efallai gyda the a chacen, adroddiadau blynyddol sy’n cynnwys ystadegau a ffeithiau am wirfoddolwyr, digwyddiadau dathlu efallai gyda thystysgrifau megis yn ystod Wythnos Gwirfoddolwyr (sef wythnos genedlaethol gwerthfawrogi gwirfoddolwyr sef yr wythnos gyntaf ym mis Mehefin), erthyglau cyfryngau cymdeithasol neu wefan sy’n rhannu effaith cyfraniadau gwirfoddolwyr.
7. Cymodi
- Esboniwch mai creu diwylliant sy’n croesawu, yn cofleidio cyfathrebu agored ac yn gwrando ar wirfoddolwyr yn rheolaidd yw’r ffordd orau o sicrhau nad yw problemau difrifol yn codi.
- Sicrhewch fod gwirfoddolwyr yn gwybod â phwy y dylent siarad pe bai unrhyw anhawster yn codi.
- Eglurwch fod materion sy’n gysylltiedig â gwirfoddolwyr yn cael eu rheoli’n anffurfiol yn hytrach na thrwy weithdrefnau disgyblu staff. Dylid sicrhau bod prosesau fel ymdrin â chwynion ffurfiol, cwnsela a rhyddhau gwirfoddolwyr wedi’u deall yn eang, yn dryloyw, wedi’u hegluro adeg cynefino ac mewn unrhyw lawlyfr gwirfoddolwyr.
8. Ad-dalu treuliau
- Mae ad-dalu treuliau yn cael ei ystyried yn farciwr arfer gorau, mesur sy’n cefnogi mynediad cyfartal i wirfoddoli ac fel pennawd cyllideb cydnabyddedig mewn prosiectau gwirfoddoli.
- Fel arfer, mae hwn yn ad-daliad o’r canlynol: a) costau teithio (efallai yr hoffech dderbyn tocynnau trafnidiaeth gyhoeddus fel derbynebau, hawliadau milltiroedd neu pan fo’n briodol ac y cytunwyd arno, derbynebau pris siwrnai tacsi), b) lluniaeth a all gynnwys cinio (yn enwedig am gyfnodau hirach fel diwrnod o waith yn cyflawni rôl gwirfoddolwr)
- Esboniwch yn glir sut i gael ad-daliad amserol yn rhwydd, a phryd y gellir darparu treuliau ymlaen llaw, os yw’n berthnasol.
9. Symud Ymlaen
- Amlygwch sut mae eich mudiad yn cydnabod bod gwirfoddoli yn datblygu sgiliau sy’n fuddiol ar gyfer llwybrau gyrfa neu dwf personol.
- Cynhwyswch wybodaeth am gamau ar gyfer gwirfoddolwyr sy’n ystyried gadael, pwysigrwydd diolch terfynol a diben cyfweliadau ymadael.
- Amlinellwch weithdrefnau ar gyfer ymdrin â chwynion a rheoli sefyllfaoedd pryd nad yw gwirfoddolwyr yn addas ar gyfer y rôl.
Pethau i’w hystyried
Iaith
Ceisiwch osgoi awgrymu rhwymedigaeth er mwyn osgoi creu contractau anfwriadol. Mae’n bosibl creu contract yn anfwriadol, a all arwain at wirfoddolwyr yn ystyried camau cyfreithiol yn erbyn sefydliad pan fyddant yn amgyffred bod contract cyflogaeth yn bodoli. Darllenwch ‘Gwirfoddolwyr a’r Gyfraith’
Yswiriant
Sicrhau bod yswiriant sefydliadol wedi’i drefnu ar gyfer yr holl rolau gwirfoddol. Darllenwch ‘Gwirfoddolwyr ac Yswiriant’
Aliniad Polisi: Dylai gwirfoddolwyr fel rhan annatod o’ch sefydliad gael eu hadlewyrchu yn eich holl bolisïau. Wrth greu neu adnewyddu Polisi Gwirfoddoli, adolygwch eich polisïau sefydliadol eraill i ystyried cynnwys gwirfoddolwyr.
Llawlyfr Gwirfoddolwyr: Efallai y bydd eich Polisi Gwirfoddoli hefyd yn sôn am lawlyfr gwirfoddolwyr (a allai fod yn ddogfen ar-lein). Gall hwn ddarparu nodiadau atgoffa ynghylch yr wybodaeth bwysicaf a ddarparwyd adeg hyfforddiant cynefino a gall gynnwys ffurflen hawlio ad-daliad treuliau.
Fforwm Lleisiau Gwirfoddolwyr: Gellid datblygu fforwm fel cyfle i glywed barn gwirfoddolwyr yn ffurfiol; ar feysydd y maen nhw’n dymuno eu trafod neu ar bynciau sy’n ymwneud â’ch sefydliad cyfan. Gall hyn ddarparu cyfleoedd i gyd-gynhyrchu rolau gwirfoddoli, rhannu syniadau a bod yn gyfrwng ar gyfer newid.
Cwmpas: Egluro nad yw profiad gwaith a chyfleoedd di-dâl eraill yn rhan o’r polisi hwn.
Mae Polisi Gwirfoddoli wedi’i strwythuro’n dda yn cryfhau ymgysylltiad gwirfoddolwyr, yn sicrhau eglurder, ac yn cefnogi arfer gorau wrth reoli gwirfoddolwyr. Gall hyn gefnogi pob elfen o’r daith wirfoddoli.
Rhagor o wybodaeth
Pan fydd gennych Bolisi Gwirfoddoli ac rydych chi’n barod i recriwtio gwirfoddolwyr, gallwch gofrestru a lanlwytho eich cyfleoedd i Gwirfoddoli Cymru
