Polisi Gwirfoddoli Enghreifftiol – Templed

Trosolwg

• Cyflwyniad ac ymrwymiad
• Datrys Gwahaniaethau
• Rolau a chyfrifoldebau
• Recriwtio a dethol
• Cynefino a hyfforddiant
• Cefnogaeth a goruchwyliaeth
• Cydnabyddiaeth
• Datrys Gwahaniaethau
• Treuliau
• Symud ymlaen

Mae’r fformat enghreifftiol hwn wedi’i fwriadu at ddiben rhoi arweiniad a dylid ei addasu i weddu i’ch mudiad a’ch prosesau penodol.

Creu Polisi Gwirfoddoli

Wrth nodi eich Polisi Gwirfoddoli, neu wrth ei adolygu’n rheolaidd, gweler yr adnodd yma, sy’n esbonio’r pwrpas a’r rhesymau dros yr agweddau allweddol a gwmpesir yn y fformat hwn.

Creu Polisi Gwirfoddoli

Cyflwyniad ac ymrwymiad

Mae’r polisi gwirfoddoli hwn yn nodi’r egwyddorion a’r arferion y cytunwyd arnynt ar sut yr ydym yn cynnwys gwirfoddolwyr ac mae’n berthnasol i staff, gwirfoddolwyr ac ymddiriedolwyr o fewn y mudiad. Ei nod yw creu dealltwriaeth gyffredin, dull cyson a sicrhau bod y safonau uchaf yn cael eu cynnal mewn perthynas â rheoli a chynnwys gwirfoddolwyr.

Rydym yn cydnabod gwirfoddolwyr fel rhan annatod o’r mudiad. Mae eu cyfraniad yn cefnogi ein cenhadaeth a’n nodau strategol ac yn ategu at rôl staff cyflogedig. Ein nod yw annog, cefnogi, dathlu a buddsoddi mewn cyfranogiad gwirfoddolwyr i sicrhau bod gwirfoddoli o fudd i’r mudiad, ei gleientiaid, y gwirfoddolwyr, a’r gymuned. Rydym yn gwybod bod costau yn gysylltiedig â chyfranogiad gwirfoddolwyr a byddwn yn ceisio sicrhau bod digon o adnoddau ariannol a staffio ar gael ar gyfer datblygu a chefnogi gwirfoddoli.

Rydym yn cydnabod bod gan bobl hawl i gymryd rhan ym mywyd eu cymunedau trwy wirfoddoli a gallant gyfrannu mewn sawl ffordd. Rydym yn derbyn ein cyfrifoldeb i drefnu gwirfoddoli yn effeithlon ac yn sensitif fel bod rhodd o amser y gwirfoddolwr yn cael ei werthfawrogi.

Rydym wedi ymrwymo i gynnig ystod hyblyg o gyfleoedd ac i annog amrywiaeth o bobl i wirfoddoli gyda ni, gan gynnwys y rhai o grwpiau sydd wedi’u tangynrychioli fel pobl ifanc, pobl ag anabledd, pobl hŷn a phobl o gymunedau ethnig amrywiol. Rydym yn addo datblygu rolau lle mae gwybodaeth uniongyrchol am “fater penodol” yn cael ei groesawu. Er mwyn gwella amrywiaeth gwirfoddolwyr, byddwn yn casglu data i alluogi monitro cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant a byddwn yn cymryd camau os oes angen i ddefnyddio dulliau recriwtio gwirfoddolwyr wedi’u targedu ac estyn allan at grwpiau sydd wedi’u tangynrychioli.

Bydd camau priodol yn cael eu cymryd i sicrhau bod staff cyflogedig yn glir am rôl gwirfoddolwyr ac i feithrin perthynas waith dda rhwng staff cyflogedig a gwirfoddolwyr. Ni fydd gwirfoddolwyr yn cael eu defnyddio i ddisodli staff.

Mae gwirfoddolwyr yn unigolion sy’n ymgymryd â gweithgareddau ar ran ein mudiad, yn ddi-dâl ac o’u dewis eu hunain.

Mae Polisi Gwirfoddoli Llywodraeth Cymru (2015) yn diffinio gwirfoddoli fel gweithgaredd:

• sy’n cael ei wneud trwy ddewis
• sy’n ymrwymo i fod o fudd cyhoeddus/cymunedol
• nad yw’n cael ei wneud er elw ariannol

Nid yw lleoliadau profiad gwaith ac interniaethau yr un peth â gwirfoddoli ac felly byddant yn cael eu rheoli’n wahanol ac nid yw’r trefniadau hynny’n cael eu cwmpasu gan y polisi hwn. Mae ymddiriedolwyr yn wirfoddolwyr sy’n gyfrifol am lywodraethu’r mudiad. Gall gwirfoddolwyr fod yn wirfoddolwyr untro, tymor byr neu dymor hwy, yn rheolaidd. Efallai y byddant yn ymwneud â darparu ein gwasanaethau yn uniongyrchol; ar ein bwrdd rheoli fel ymddiriedolwyr; yn ymgysylltu â’r gymuned i godi ymwybyddiaeth, mewn digwyddiadau untro a gweithgareddau hyrwyddo, yn ein swyddfeydd neu mewn lleoliadau cymunedol.

Mae gwirfoddolwyr yn cael eu gwerthfawrogi am:

• Ddod â sgiliau a safbwyntiau ychwanegol, amrywiol a newydd i’r mudiad
• Ein galluogi i fod yn fwy ymatebol a hyblyg yn ein dull gweithredu
• Hyrwyddo ein hachos yn y gymuned ehangach
• Gwella ansawdd yr hyn y gallwn ei gynnig a phrofiad y cleient
• Hyrwyddo lles defnyddwyr gwasanaethau, staff, cymunedau lleol a’u hunain

Safonau arfer da

Mae ein harfer rheoli yn cael ei lywio gan y Safon Ansawdd Buddsoddi mewn Gwirfoddolwyr ar gyfer rheoli gwirfoddolwyr a’r Cod Ymarfer ar gyfer Mudiadau sy’n cynnwys Gwirfoddolwyr

Rolau a chyfrifoldebau

Mae gan aelod (staff) dynodedig (Y Cydlynydd Gwirfoddolwyr) gyfrifoldeb am ddatblygu, rheoli, cydlynu a chefnogi gwirfoddoli o fewn y mudiad, gan gynnwys lles gwirfoddolwyr. Bydd gan bob gwirfoddolwr aelod staff / gwirfoddolwr dynodedig wedi ei enwi ar gyfer rhoi arweiniad, cefnogaeth a goruchwyliaeth. Bydd cyfrifoldebau staff ar gyfer gwirfoddolwyr yn cael eu cyfeirio’n benodol at eu disgrifiad swydd. Bydd hyfforddiant rheoli gwirfoddolwyr ar gael i’r rhai sy’n cefnogi gwirfoddolwyr a byddant yn cael y cyfle parhaus i drafod yr heriau a’r llwyddiannau wrth reoli gwirfoddolwyr.

Bydd gwirfoddolwyr yn cael eu cefnogi i ymgymryd â rôl maen nhw’n ei ddeall, yn barod amdani, gobeithio ei mwynhau a lle gallant wneud gwahaniaeth. Rydym yn bwriadu i rolau fod, lle bo hynny’n bosibl, yn hyblyg ac i gyd-fynd â’r hyn y byddai ein mudiad yn hoffi cymorth ag ef â chymhellion, anghenion a sgiliau gwirfoddolwyr.

Nid oes unrhyw rwymedigaeth orfodol, gytundebol neu fel arall, i’r gwirfoddolwr fynychu neu ymgymryd â thasgau. Bydd gwirfoddolwyr yn derbyn sesiwn mudiad a gwybodaeth sy’n eu galluogi i ddeall sut i roi gwybod i’r tîm os na allant fynychu neu barhau. Mae gan y smudiad weithdrefnau tryloyw a hawdd eu deall fel y gall y ddau barti gyfathrebu unrhyw ddymuniad i roi’r gorau i gysylltiad gyda’i gilydd.

Recriwtio a dethol

Byddwn yn cadw at egwyddorion cyfle cyfartal wrth recriwtio gwirfoddolwyr. Bydd cyfleoedd yn cael eu hyrwyddo’n eang, yn Saesneg ac yn Gymraeg ac mewn ieithoedd eraill fel y bo’n briodol, i ddenu diddordeb gan gronfa eang o wirfoddolwyr a gwahanol sectorau o’r gymuned.

Gellir defnyddio camau cadarnhaol i dargedu recriwtio gwirfoddolwyr lle bo hynny’n briodol. Anogir cais ar-lein ond mae dulliau cais nad ydynt yn ddigidol ar gael hefyd, yn ogystal â chefnogaeth unigol, i gwblhau’r broses. Byddwn yn defnyddio platfform Gwirfoddoli Cymru i gynorthwyo ein recriwtio ac yn defnyddio dulliau eraill fel postiadau cyfryngau cymdeithasol a rhwydweithiau cymunedol.

Bydd gwybodaeth ar gael i’r rhai sy’n holi am wirfoddoli, gan gynnwys disgrifiadau rôl ysgrifenedig sy’n nodi pwrpas y rôl wirfoddoli, beth sy’n gysylltiedig, beth rydym yn ei gynnig fel cymorth ac ystyriaethau allweddol. Bydd asesiad risg yn cael ei gynnal ar bob rôl gwirfoddolwr a gellir rhannu risgiau a nodwyd a’r camau i liniaru risgiau gyda’r gwirfoddolwr.

Mae’r broses recriwtio wedi’i diffinio ac yn gyson ar gyfer unrhyw rôl benodol. Bydd y broses ar gyfer ymddiriedolwyr, gwirfoddolwyr rheolaidd ac ar gyfer gwirfoddolwyr ar gyfer digwyddiadau untro yn cael ei theilwra ym mhob achos a gall fod yn wahanol i’w gilydd.

Bydd recriwtio fel arfer yn cynnwys cyfweliad/sgwrs anffurfiol, ffurflen gais a chymryd geirdaon. Ar gyfer rolau sy’n cynnwys rhoi gofal a/neu gyswllt parhaus ac uniongyrchol â phobl ifanc neu oedolion mewn gwasanaeth rheoledig, bydd yn ofynnol i wirfoddolwyr gael gwiriad Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) llawn a fydd yn cael ei drefnu gan y mudiad. Mae datgeliadau DBS yn cael eu trin yn y cyfrinachedd mwyaf llym.

Ni fydd cofnod troseddol o reidrwydd yn atal unigolyn rhag gwirfoddoli gyda’n mudiad. Byddwn yn cymryd gofal priodol yng ngoleuni euogfarnau blaenorol neu arfaethedig, sy’n cefnogi unigolion i roi eu hamser.

Pan nad yw ymgeiswyr yn gallu cael eu lleoli yn eu rôl ddymunol neu rôl wedi’i haddasu, rhoddir adborth a chyfle iddynt drafod rolau gwirfoddoli amgen, neu eu cyfeirio at y ganolfan wirfoddoli leol neu’r wefan https://volunteering-wales.net/cy.

Cynefino a hyfforddiant

Bydd gwirfoddolwyr yn cael sesiwn sefydlu a hyfforddiant sy’n briodol i’r tasgau penodol i’w gwneud a’u hanghenion. Rydym yn darparu hyfforddiant asesedig a chyfleoedd hyfforddi a datblygu parhaus.

Mae diogelu yn fusnes i bawb, a byddwn yn darparu hyfforddiant a gwybodaeth i wirfoddolwyr i sicrhau eu bod yn hyderus o’r hyn i’w chwilio amdano a’i wneud. Mae ein gweithdrefn cynefino yn cynnwys gwybodaeth hanfodol am y mudiad, ymgyfarwyddo â’r safle, croeso gan y tîm a pharatoi ar gyfer y rôl. Mae gennym ystod o opsiynau i gynorthwyo gwirfoddolwyr newydd fel blas ar rôl, cysgodi, cyfeillio. Mae’r llawlyfr gwirfoddolwyr yn rhoi nodiadau atgoffa o hyfforddiant sefydlu / manylion pellach am y cymorth a’r gweithdrefnau sydd ar waith ar gyfer gwirfoddolwyr.

Cefnogaeth a goruchwyliaeth

Bydd gwirfoddolwyr yn cael cynnig cymorth a goruchwyliaeth barhaus fel y bo’n briodol, ac mae hyn yn cael ei drafod yn ystod sefydlu. Rydym yn cynnig hyblygrwydd ynghylch rôl ac ymgysylltu. Gallwn drafod addasu’r rôl gyda gwirfoddolwyr a pha gefnogaeth sydd ei angen. Mae’r trefniadau ar gyfer goruchwylio yn amrywio yn ôl y gwirfoddolwr a’r rôl a wneir, a gallant gynnwys cymorth dros y ffôn, e-bost, cyfarfodydd grŵp neu adolygiad unigol. Bydd amlder goruchwyliaeth yn cael ei esbonio yn y cyfnod sefydlu ac mae’n gysylltiedig â’r rôl.

Cydnabyddiaeth

Rydym yn gwerthfawrogi ein gwirfoddolwyr ac mae gennym lawer o ddulliau o ddweud diolch a chydnabod cyfraniadau. Ein nod yw dangos ein diolch yn aml, gan ddefnyddio diolch personol, cyfarfodydd cymdeithasol, tystysgrifau achlysurol a thrwy esbonio’r effaith y mae ein gwirfoddolwyr yn ei chael.

Mynegir cydnabyddiaeth ffurfiol o gyfraniad gwirfoddolwyr trwy adroddiadau blynyddol, erthyglau ar wefannau, cyfryngau cymdeithasol, ac yn ystod dathliadau Wythnos y Gwirfoddolwyr (Yr Wythnos Genedlaethol o werthfawrogiad gwirfoddolwyr sy’n digwydd yn flynyddol yn wythnos gyntaf mis Mehefin).

Bydd gwirfoddolwyr yn cael cyfle, lle bo hynny’n berthnasol, i rannu eu barn a’u safbwyntiau gyda’r mudiad trwy gyfarfodydd staff a thîm gwirfoddolwyr, digwyddiadau cynllunio, grwpiau penodol a/neu arolygon gwirfoddoli.

Datrys Gwahaniaethau

Rydym am greu diwylliant o groeso, cyfathrebu agored a pharch. Nod y mudiad yw trin pob gwirfoddolwr yn deg, yn wrthrychol ac yn gyson. Mae’n ceisio sicrhau bod barn gwirfoddolwyr yn cael ei glywed, ei nodi a’i weithredu’n brydlon.

Byddwn yn ceisio delio ag unrhyw broblemau yn anffurfiol ac ar y cyfle cyntaf. Bydd materion sy’n gysylltiedig â gwirfoddolwyr yn cael eu rheoli yn anffurfiol, ac nid yw’n briodol defnyddio gweithdrefnau disgyblu staff. Mae prosesau ar gyfer cwnsela allan a neu adael gwirfoddolwyr i fynd yn cael eu deall yn eang, yn dryloyw, wedi’u hegluro yn y cyfnod sefydlu ac yn cael eu crybwyll yn y llawlyfr gwirfoddolwyr / gwybodaeth groesawu.

Bydd gan bob gwirfoddolwr berson a enwir y gall droi ato os bydd unrhyw anhawster. Os nad yw datrysiad anffurfiol yn bosibl, glynir at Bolisi Cwynion y mudiad.

Bydd gwirfoddolwyr yn cael eu gwneud yn ymwybodol o bolisi cwynion y mudiad a sut i’w ddefnyddio. Byddant hefyd yn cael eu gwneud yn ymwybodol o sut y bydd y mudiad yn mynd i’r afael â gweithredoedd amhriodol gan wirfoddolwyr.

Treuliau

Mae ad-dalu treuliau a wariwyd yn ystod gwirfoddoli yn cael ei ystyried yn farciwr arfer da, mesur sy’n cefnogi mynediad cyfartal i wirfoddoli ac fel rhywbeth sydd angen cyllideb gydnabyddedig mewn prosiectau gwirfoddoli. Bydd gwirfoddolwyr yn cael gwybodaeth glir am ad-daliad treuliau gwirfoddolwyr a’r broses i wneud hawliad.

Bydd gwirfoddolwyr yn cael ad-daliad o’r costau y cytunwyd arnynt fel teithio: tocyn bws a/neu filltiroedd a lluniaeth ac unrhyw wariant angenrheidiol ar gyfer y rôl gan ddefnyddio’r ffurflen gywir sydd ar gael gan eu gweithgareddau gwirfoddoli.

Symud ymlaen

Mae ein mudiad yn cydnabod bod gwirfoddoli yn datblygu sgiliau sy’n fuddiol i dwf personol. Bydd gwirfoddolwyr yn cael eu cefnogi i symud ymlaen i opsiynau eraill. Gallwn gefnogi hyn trwy ddarparu geirda; byddwn yn darparu geirda ar gyfer yr holl wirfoddolwyr sydd wedi bod mewn rôl am fwy na tair mis.

Pan fydd gwirfoddolwyr yn ystyried symud ymlaen, rydym yn eu hannog i roi gwybod i ni cyn gynted ag y gallant fel y gallwn ddiolch iddynt am eu hamser gyda ni. Pan fydd gwirfoddolwyr yn symud ymlaen o wirfoddoli gyda ni, gofynnir iddynt roi adborth ar y profiad gwirfoddoli trwy holiadur ymadael. Byddant hefyd yn cael cyfle i drafod eu hymatebion i’r holiadur yn llawnach.

Dyddiad cymeradwyo 00/00/0000
Dyddiad adolygiad nesaf 00/00/0000
Unigolyn cyfrifol (NODWCH ENW’R UNIGOLYN CYFRIFOL]

DOGFEN TEMPLED YW HON I’W DIWYGIO FEL Y BO’N BRIODOL, YCHWANEGWCH EICH LOGO A’CH BRAND EICH HUN