Monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth ymhlith gwirfoddolwyr: canllaw arfer da
Trosolwg
Mae’r wybodaeth ar y dudalen hon yn amlinellu iaith monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth ac yn eich galluogi i ddeall yn well pa ddata i’w gasglu, sut i gydymffurfio â’r GDPR a ble i fynd am ragor o wybodaeth.
Ar y dudalen hon
- Beth mae ‘monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth’ yn ei olygu?
- Manteision monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth ym maes gwirfoddoli
- Pa ddata y dylai mudiadau ei gasglu gan wirfoddolwyr?
- Sut ydw i’n casglu ac yn cofnodi gwybodaeth?
- Ble ydw i’n cofnodi’r wybodaeth?
- Cydymffurfio â’r GDPR ar gyfer data amrywiaeth gwirfoddolwyr
- Beth ydw i’n ei wneud â’r data sydd wedi’i gasglu?
- Nid yw ein mudiad yn gweithio gyda phawb, felly oes angen i ni fonitro amrywiaeth?
- Dim ond nifer bach o wirfoddolwyr sydd gennym; sut allwn ni gasglu’r data yn ddienw?
- Gwybodaeth bellach
Beth mae ‘monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth’ yn ei olygu?
Mae monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth yn cynnwys casglu ‘data categori arbennig’ am gefndiroedd gwirfoddolwyr.
Rhaid iddo gael ei gofnodi, ei storio, ei ddefnyddio a’i ddiweddaru yn unol â’r gofynion a nodir yn y Ddeddf Diogelu Data.
Gellir casglu gwybodaeth, er enghraifft, am hil, rhywedd, crefydd, oedran, anabledd, rhywioldeb neu iaith. Rhaid i fudiadau hefyd sicrhau eu bod yn cydymffurfio â’r GDPR (y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data) wrth gasglu data.
Manteision monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth ym maes gwirfoddoli
Gall monitro’r data hwn helpu mudiad i nodi a yw’r amrywiaeth o ran ei boblogaeth o wirfoddolwyr yn adlewyrchu amrywiaeth y gymuned y mae’n gweithio ynddi.
Wyddoch chi?
Yng Nghymru, datgelodd Cyfrifiad 2021 fod 6.2% o’r boblogaeth yn nodi eu bod yn perthyn i grŵp ethnig lleiafrifol. Os yw eich data monitro yn dangos mai dim ond 2% amrywiol yw eich sylfaen wirfoddolwyr, mae gennych fandad clir wedi’i ysgogi gan ddata i addasu eich strategaeth recriwtio.
Gall helpu i ddangos a oes unrhyw grwpiau a dangynrychiolir yn eich poblogaeth o wirfoddolwyr fel y gallwch ganolbwyntio ar recriwtio yn y meysydd hyn neu addasu rolau gwirfoddoli presennol i annog gwahanol fathau o wirfoddolwyr i ymuno.
Gall hefyd fod yn un o ofynion rhai ceisiadau am gyllid i adrodd ar eich data cydraddoldeb ac amrywiaeth cyfredol ar gyfer gwirfoddolwyr.
Er mwyn sicrhau bod cynifer â phosibl o wirfoddolwyr yn cydweithredu ac yn darparu data cyfle cyfartal, mae angen i chi fod yn gwbl glir ynghylch pam mae angen y wybodaeth hon arnoch, beth fyddwch chi’n ei wneud gyda hi, pwy fydd yn gallu ei gweld, a sut y bydd yn helpu eich mudiad i fod yn fwy cynhwysol.
Nid oes gofyniad cyfreithiol i gasglu’r wybodaeth hon gan wirfoddolwyr, ond ystyrir ei fod yn arfer da am ei fod yn dangos ymrwymiad i roi cyfle cyfartal i bob gwirfoddolwr.
Pa ddata y dylai mudiadau ei gasglu gan wirfoddolwyr?
Gall hyn amrywio yn dibynnu ar faint y prosiect, ei nodau a’r rhesymau dros eich monitro. Nid oes angen casglu data ar yr holl nodweddion gwarchodedig – meddyliwch am eich anghenion a’r hyn y byddwch yn ei wneud gyda’r data.
el canllaw cyffredinol, os na fyddwch chi’n defnyddio’r data yna peidiwch â’i gasglu!
Sut ydw i’n casglu ac yn cofnodi gwybodaeth?
Mae sawl ffordd wahanol o wneud hyn. Rhestrir rhai enghreifftiau isod, ynghyd â chrynodeb o gyfyngiadau a manteision pob un. Efallai y bydd rhai yn gweddu i’ch prosiect neu’ch mudiad yn well nag eraill:
Casglu a chofnodi gwybodaeth yn ddienw wrth recriwtio – dim enwau na chyfeiriadau’n gysylltiedig â’r wybodaeth.
| Manteision | Cyfyngiadau |
| Cwbl ddienw, diogelu gwybodaeth gwirfoddolwyr | Ni allwch olrhain newidiadau i’r data wrth i’ch poblogaeth o wirfoddolwyr newid (h.y. pan fydd gwirfoddolwr yn gadael, ni allwch adnabod y data sy’n ymwneud â’r gwirfoddolwr hwnnw i’w ddileu) |
| Mae rhai gwirfoddolwyr yn fwy tebygol o roi gwybodaeth os gallant wneud hynny’n ddienw | Wrth i’r prosiect ddatblygu dros amser, bydd y data’n llai cywir ar gyfer eich poblogaeth gyfredol o wirfoddolwyr. Nid oes modd cael ciplun o ddata cydraddoldeb ac amrywiaeth ar gyfer eich poblogaeth gyfredol o wirfoddolwyr |
| Gallwch chi adrodd yn hawdd ar yr holl ddata cydraddoldeb ac amrywiaeth sydd erioed wedi’i gasglu am wirfoddolwyr |
Casglu gwybodaeth gyda manylion gwirfoddolwyr wrth recriwtio, ond eu storio ar wahân gyda dynodydd dienw.
Storiwch ddata cydraddoldeb ac amrywiaeth ar daenlen neu gronfa ddata gyda chod dynodi dienw a storio’r cod a manylion y gwirfoddolwr ar wahân. Pan fydd gwirfoddolwyr yn gadael, gallwch chi adnabod eu cod a thynnu eu data cydraddoldeb ac amrywiaeth o’ch banc data.
| Manteision | Cyfyngiadau |
| Gallwch storio gwybodaeth yn ddienw ac yn ddiogel | Proses gymhleth sy’n cynnwys cam gweinyddol canolradd o bennu codau a storio’r rhestr o godau sydd wedi’u pennu i enwau’n ddiogel |
| Gallwch ddileu gwybodaeth pan fydd gwirfoddolwr yn gadael i sicrhau bod eich data yn cynrychioli eich poblogaeth o wirfoddolwyr yn gywir | Mae’n dibynnu ar sicrhau bod pobl yn cofio dileu data gan wirfoddolwyr sydd wedi gadael |
| Gallwch gael ciplun o ddata cydraddoldeb ac amrywiaeth ar gyfer eich poblogaeth gyfredol o wirfoddolwyr |
Casglu data blynyddol mewn arolwg dienw.
Casglwch ddata cydraddoldeb ac amrywiaeth yn ddienw gan wirfoddolwyr gydag arolwg gwirfoddolwyr blynyddol.
| Manteision | Cyfyngiadau |
| Mae’r holl ddata yn ddienw ac yn dangos cipolwg ar sampl o wirfoddolwyr ar adeg yr arolwg | Dim ond data ar gyfer sampl o’ch poblogaeth o wirfoddolwyr (h.y. y rhai sy’n ymateb) mae’n ei ddangos, nid y boblogaeth gyfan |
| Hawdd ei gasglu a dim pryderon ynghylch storio gwybodaeth heb ei defnyddio | Gall fod yn anodd annog gwirfoddolwyr i gwblhau’r arolwg |
| Cyfle i gofnodi ac adrodd ar ddata arall gan wirfoddolwyr er mwyn helpu i wella rhaglenni e.e. boddhad cwsmeriaid |
Gwybodaeth a gofnodir gan y gwirfoddolwyr eu hunain.
Mae rhai pecynnau meddalwedd ar-lein yn caniatáu i’ch gwirfoddolwyr gael mynediad diogel, ar-lein at y gronfa ddata fel y gallant ddiweddaru’r wybodaeth eu hunain.
Noder: Dylid cynnwys opsiwn ‘byddai’n well gennyf beidio â dweud’ ym mhob achos
Ble ydw i’n cofnodi’r wybodaeth?
Mae amrywiaeth o opsiynau ar gael a all fod yn addas ar gyfer hyn:
- Cronfa ddata benodol ar gyfer rheoli gwirfoddolwyr (e.e. gwefan Gwirfoddoli Cymru)
- Taenlen Excel bwrpasol
- Cronfa ddata benodol ar gyfer codi arian (e.e. The Raiser Edge)
- Offer ar-lein
Y pethau pwysicaf i’w hystyried yw sut y byddwch chi’n defnyddio’r wybodaeth honno unwaith y bydd wedi’i storio, beth fydd yn gweithio i’ch mudiad, a’r hyn y mae polisïau diogelu data eich mudiad yn gofyn amdano, o ran storio data.
Cydymffurfio â’r GDPR ar gyfer data amrywiaeth gwirfoddolwyr
- Bydd gan fudiadau unigol eu polisi diogelu data eu hunain, yn unol â’r ddeddfwriaeth gyfredol, a dylai unrhyw ddata cydraddoldeb ac amrywiaeth gael ei gasglu a’i storio yn unol â’r ddeddfwriaeth.
- Mae’r wybodaeth hon yn gyfrinachol, ac felly ni ddylai fod ar gael nac yn hygyrch i’r cyhoedd. Yn ddelfrydol, ni ddylai fod ar gael i unrhyw un nad oes angen y wybodaeth arno ar gyfer ei swydd.
- Mae’n arfer da gofyn i staff a/neu wirfoddolwyr a fydd yn gallu gweld y wybodaeth hon lofnodi polisi cyfrinachedd.
- Dylai fod opsiwn optio allan, neu ‘byddai’n well gennyf beidio â dweud’, ar gael ar y ffurflen. Rhaid i chi egluro wrth wirfoddolwyr pam rydych chi’n casglu’r wybodaeth hon
- Nid yw’n foesegol i gasglu data os na fyddwch chi’n ei ddefnyddio.
Beth ydw i’n ei wneud â’r data sydd wedi’i gasglu?
Gall y data hwn gael ei ddefnyddio mewn nifer o ffyrdd, gan gynnwys:
- Adroddiadau blynyddol
- Tynnu sylw at grwpiau sydd wedi’u tangynrychioli fel bod modd targedu recriwtio gwirfoddolwyr yn y dyfodol
- Cymharu â data demograffig lleol i ddangos arfer da’r mudiad a’i ymrwymiad i gynhwysiant
- Yn aml mae’n un o ofynion ceisiadau grant a thendrau i gasglu a chyflwyno’r data hwn
Nid yw ein mudiad yn gweithio gyda phawb, felly oes angen i ni fonitro amrywiaeth?
Hyd yn oed os mai dim ond gyda rhan gyfyngedig o’r boblogaeth rydych chi’n gweithio, fel myfyrwyr, neu bobl y mae cyflwr iechyd yn effeithio arnynt, efallai yr hoffech barhau i geisio cael yr amrywiaeth ehangaf o wirfoddolwyr sy’n gweddu i’ch cenhadaeth. Os felly, bydd angen i chi fonitro hyn.
Efallai y bydd yn fwy priodol cymharu amrywiaeth eich gwirfoddolwyr â’r amrywiaeth ymhlith poblogaeth darged berthnasol (fel y boblogaeth o fyfyrwyr, neu’r boblogaeth y mae cyflwr iechyd a enwir yn effeithio arnynt), yn hytrach na data ar gyfer y gymuned leol yn ei chyfanrwydd.
Dim ond nifer bach o wirfoddolwyr sydd gennym; sut allwn ni gasglu’r data yn ddienw?
Gall trin data cyfle cyfartal pan mai dim ond nifer bach o wirfoddolwyr sydd gennych chi fod yn her am fod risg y gall unigolion gael eu hadnabod mewn unrhyw adroddiad neu wrth ddadansoddi’r data.
Mae tri awgrym posibl ar gyfer datrys hyn:
- Casglu data dros nifer o flynyddoedd i gynyddu cyfanswm y niferoedd. Yna gellir ei ddadansoddi ar gyfer gwirfoddolwyr dros gyfnod o 5 mlynedd neu 10 mlynedd, ar sail dreigl
- Cyfuno data gwirfoddolwyr a data staff i gynyddu cyfanswm y niferoedd ac adrodd ar sail gyfunol
Cynnal dadansoddiad syml yn unig, trwy arsylwi, disgrifio a nodi lle mae tangynrychiolaeth yn bodoli. Er enghraifft, efallai y gallwch nodi tangynrychiolaeth o ran iaith, ardal ddaearyddol, oedran neu rywedd pan fydd eich tîm gwirfoddoli yn cael ei gymharu â’r cleientiaid rydych chi’n ceisio eu ‘paru’ nhw gyda neu eu hadlewyrchu.
Ar ôl i chi nodi grwpiau sydd wedi’u tangynrychioli ar draws eich sylfaen wirfoddolwyr, gweler ‘Tri cham i amrywiaethu eich sylfaen wirfoddolwyr’ am awgrymiadau ar y camau nesaf.
Gwybodaeth bellach
Cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant ym maes gwirfoddoli: canllaw ar gydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant i reolwyr gwirfoddolwyr
Cynnwys ceiswyr lloches a ffoaduriaid mewn gweithgareddau gwirfoddoli: Canllaw i reolwyr gwirfoddolwyr yng nghymru
Cynnwys gwirfoddolwyr ag anableddau dysgu, anawsterau dysgu, neu anghenion cymorth ychwanegol
