Cyllidebau a rhagweld
Beth yw cyllideb?
Mae cyllideb yn nodi gweithgareddau arfaethedig eich mudiad mewn termau ariannol. Trwy fynegi eich cynlluniau mewn termau ariannol, gall cyllideb eich helpu i wneud penderfyniadau da a chadw cyllid eich mudiad o dan reolaeth.
Gall cyllideb fod ar gyfer gweithrediad yr holl fudiad, a bydd hyn fel arfer dros gyfnod o 12 mis, neu gael ei chreu at brosiect penodol rydych chi’n ei gynnal. Cyllideb sylfaenol yw amcangyfrif o’r incwm a gwariant wedi’i osod ar ffurf tabl.
Bydd angen cyllideb arnoch os ydych chi’n gwneud cais am grant, oherwydd bydd y cyllidwr eisiau gwybod sut mae’r prosiect yn cael ei dalu amdano, a ble fydd yr arian yn cael ei wario.
Pan fyddwch chi’n gosod eich cyllideb ar ddechrau’r flwyddyn, neu ar ddechrau’r prosiect, byddwch chi’n darogan (rhagweld) yr incwm a gwariant tebygol y bydd eu hangen arnoch i gyflwyno’ch gweithgareddau. Gall y ffigurau hyn newid, neu efallai y bydd angen i chi addasu eich cynlluniau a newid y gyllideb. Mae’r broses hon o fonitro’r cyllidebau yn erbyn y sefyllfa wirioneddol a gwirio sut mae eich sefyllfa ariannol yn amrywio yn rhan bwysig o reoli cyllid eich mudiad er mwyn gwneud yn siŵr eich bod yn cadw ar y trywydd cywir i gyflawni eich cynlluniau.
Sut i baratoi cyllideb?
Dylai’r broses ar gyfer gosod cyllideb i’ch mudiad, neu i brosiect penodol rydych chi’n ei wneud, gael ei gwneud ochr yn ochr â’r gwaith o gynllunio eich gweithgareddau gan fod y ddwy broses yn mynd law yn llaw.
Bydd angen i chi lunio rhestr o’r eitemau gwariant sy’n berthnasol i’ch gweithgareddau a’u costio nhw i gyd. Os ydych chi’n creu cyllideb ar gyfer prosiect, gwnewch yn siŵr eich bod yn cynnwys y cyfraniad priodol at orbenion (Gweler ein hadran ar Gyllidebau prosiect ac adennill costau llawn).. Wedyn, mae angen i chi bennu o ble fydd yr incwm i dalu am y gweithgareddau hyn yn dod, ac a yw’r gweithgareddau’n fforddiadwy.
Ni fydd modd i chi wybod yr holl gostau i’r geiniog, ond gallwch chi eu hamcangyfrif mor gywir ag y gallwch ar sail tystiolaeth a gwaith ymchwil. Dylech hefyd siarad â’r bobl yn eich mudiad a fydd yn gwneud y gweithgareddau oherwydd fe ddylai fod gan y rhain wybodaeth dda am yr hyn sydd eu hangen.
Gallwch chi ddefnyddio cyllideb o’r flwyddyn flaenorol fel sail i’ch amcangyfrifon, ond dylech chi graffu ar y ffigurau’n ofalus a pheidio â chymryd yn ganiataol eich bod yn gwneud yr un gweithgareddau, am yr un gost. Bydd hefyd angen i chi ystyried y cynnydd mewn costau oherwydd chwyddiant. Byddai hefyd yn ddoeth i chi gynnwys llinell ‘wrth gefn’ yn y gyllideb er mwyn ystyried unrhyw daliadau brys pe bai rhywbeth annisgwyl yn digwydd.
Bydd hefyd angen i’r gyllideb ddangos yr incwm rydych chi’n disgwyl ei dderbyn. Mae’n siŵr y bydd rhai ffynonellau incwm yn ansicr, felly dylech amcangyfrif y ffigurau hyn mor gywir â phosibl.
Os ydych chi’n gwneud cais am grant ond ddim yn gwybod eto a fydd eich cais yn llwyddiannus, dylech farcio’r cofnod incwm hwn fel ‘heb ei gadarnhau’.
Dylech gadw nodiadau o sut gwnaethoch chi gyfrifo’r ffigurau ar gyfer unrhyw incwm neu wariant ansicr. Bydd hyn yn helpu yn ystod y broses fonitro i wirio a ydych chi ar y trywydd cywir, ac a oedd y rhagdybiaethau a wnaethoch yn gywir.
Dylech hefyd nodi amseru eitemau allweddol o wariant a derbynebau mawr oherwydd bydd hyn yn berthnasol i’ch llif arian. Fe wnawn ni edrych ar hyn yn yr adran Rhagolygon llif arian.
Unwaith y bydd gennych chi eich holl ffigurau incwm a gwariant, gallwch chi eu nodi ar ffurf tabl er mwyn creu eich cyllideb.
Ffynonellau eraill o wybodaeth
Mae gan NCVO siart lif sy’n dangos y prif gwestiynau yn y broses gosod cyllideb (Saesneg yn unig)
Mae’r Charity Finance Group wedi creu amrediad o adnoddau ar gyfer mudiadau bach sy’n ymdrin â phethau fel cyllidebu. Gallwch chi ddod o hyd i’r wybodaeth hon yma (Saesneg yn unig).
Cymeradwyo’r gyllideb
Yn y pen draw, y bwrdd neu’r pwyllgor rheoli sy’n gyfrifol am gyllid y mudiad ac am gytuno ar y gyllideb.
Un peth allweddol sydd angen i’r bwrdd ei bennu wrth gymeradwyo’r gyllideb yw a oes angen i’r incwm/gwariant ar y gyllideb gydbwyso. Cyllideb gytbwys, a elwir hefyd yn gyllideb adennill costau, yw un sydd ddim yn creu gwarged na cholled (diffyg). Byddai gwarged ar y gyllideb yn golygu bod mwy o incwm na gwariant, a byddai cyllideb mewn diffyg yn golygu nad oes digon o incwm i dalu am y gwariant. Mae angen i’r penderfyniad hwn gael ei gytuno gan y bwrdd, oherwydd bydd yn effeithio ar sefyllfa ariannol y mudiad.
Dylai’r bwrdd fod yn glir ynghylch eu gofynion cyllidebol a chyfathrebu hyn i’r bobl sy’n paratoi’r gyllideb cyn iddynt ddechrau ar eu gwaith cynllunio, fel bod pawb yn gweithio i’r un nod.
Rhaid i’r gyllideb derfynol gael ei chymeradwyo gan y bwrdd cyn iddi gael ei rhoi ar waith The final budget must be approved by the board in advance of it being implemented.
Monitro’r gyllideb
Unwaith y bydd eich cyllideb wedi’i chreu a’i chymeradwyo, dylech chi ei defnyddio i fonitro sut mae eich mudiad yn perfformio. Unwaith y bydd y gweithgareddau y cyllidwyd ar eu cyfer yn dechrau, gallwch chi gofnodi’r incwm gwirioneddol a dderbynnir a’r gwariant gwirioneddol yr eir iddo er mwyn gwneud yn siŵr eich bod ar y trywydd cywir ac yn deall faint o arian sydd gennych chi ar ôl i’w wario.
Gallai unrhyw amrywiadau sylweddol yn llinellau’r gyllideb fod yn rhybudd bod rhywbeth o’i le, felly mae’n bwysig bod y gwaith monitro hwn yn cael ei wneud yn rheolaidd ac yn drefnus. Gallai problemau cadw at y gyllideb olygu y bydd angen newid cynlluniau, a bydd mudiadau yn creu cyllideb ddiwygiedig, neu amcanestyniad weithiau sy’n seiliedig ar yr amgylchiadau newydd. Os byddwch chi’n llunio cyllideb ddiwygiedig, dylech wneud yn siŵr ei bod yn cael ei labelu felly, oherwydd mae angen i chi gael cofnodion eglur a chywir o benderfyniadau ariannol eich mudiad.
Er y gall y cyfrifoldeb dros fonitro’r gyllideb fod ar ysgwyddau un person, fel y Trysorydd neu glerc cyllid os oes gennych chi un, y bwrdd fydd â’r cyfrifoldeb eithaf dros gyllid y mudiad. Mae’n bwysig bod y bwrdd yn derbyn diweddariadau rheolaidd ar sut mae’r mudiad yn perfformio yn erbyn y gyllideb. Gallai’r bwrdd ofyn i weld dogfen sy’n nodi’r ffigurau gwirioneddol o’u cymharu â’r gyllideb, neu’r amrywiant rhwng y gyllideb a’r ffigurau gwirioneddol. Nid oes rheolau penodol ynghylch yr wybodaeth y dylai’r bwrdd ei derbyn, ond rhaid cyflwyno darlun cywir o gyllid y mudiad a bod yn ddigonol iddynt allu gwneud penderfyniadau da.
Cyllidebau prosiect ac adennill costau llawn
Adennill costau llawn yw dull o gyllidebu prosiectau neu wasanaethau sy’n caniatáu i fudiadau adennill yr holl gostau sy’n gysylltiedig â darparu’r prosiect neu wasanaeth wrth wneud cais i gyllidwyr neu gyflwyno tendrau.
Pan rydych chi’n cyfrifo cost prosiect, mae angen i chi ystyried y costau uniongyrchol sy’n ymwneud â’r prosiect ei hun a chyfran y costau cymorth cyffredinol gan weddill y mudiad y bydd eu hangen i gyflenwi’r prosiect. Gall costau cymorth hefyd gael eu galw’n gostau anuniongyrchol neu orbenion a gall gynnwys pethau fel rhent, yswiriant ac amser rheoli.
Pan fyddwch chi’n dyrannu costau cymorth i gyllideb prosiect, mae angen i chi ddefnyddio dull cyfrifo cyson, rhesymegol a chlir. Mae dulliau dyrannu cyffredin yn seiliedig ar nifer y bobl a faint o le sydd ar gael. Mae angen i’ch cyfrifon fod yn drefnus ac mae angen i chi allu cyfiawnhau sut daethoch chi i’r ffigurau hyn.
Ceir rhagor o wybodaeth am hyn yn ein taflen wybodaeth, Adennill Costau Llawn.
Ffynonellau eraill o wybodaeth
Mae gan CAPlus daenlenni defnyddiol ar gyfer dyrannu gorbenion i brosiectau (Saesneg yn unig).
Mae gan Gronfa Gymunedol y Loteri Genedlaethol ganllawiau ar adennill costau llawn.
Rhagolwg llif arian
Er mwyn cael darlun gwirioneddol o berfformiad ariannol eich mudiad, dylech fonitro eich llif arian ochr yn ochr â’ch cyllidebau.
Bydd deall eich llif arian yn eich helpu i reoli eich mudiad a sicrhau bod gennych chi ddigon o gyllid i dalu eich biliau ar yr adeg gywir. Mae rhagolwg neu ddatganiad llif arian yn nodi symudiadau ariannol i mewn ac allan o’r mudiad dros gyfnod o amser, a gall fod yn ddefnyddiol iawn i roi gwybod i chi pan fydd angen i chi weithredu, er enghraifft, i addasu’r amserlenni talu neu fynd ar ôl arian sy’n ddyledus i chi.
Gall methu â rheoli’r llif arian yn effeithiol arwain at anawsterau difrifol, gallai eich mudiad orfod cau hyd yn oed, felly mae’n bwysig bod hyn yn cael ei wneud yn rheolaidd ac yn gywir fel rhan o’ch adroddiadau ariannol i’ch bwrdd.
Mae enghraifft o sut i fynd ati i wneud hyn wedi’i nodi yn ein taflen wybodaeth, Cadw Cyfrifon Sylfaenol.
Rhagolygon ariannol mwy hirdymor
Bydd llawer o reolaeth ariannol eich mudiad yn canolbwyntio ar ymdrin â’r cyfnod ariannol presennol, ond mae ganddo hefyd rôl i’w chwarae mewn paratoi eich mudiad ar gyfer y cyfnod mwy hirdymor. Yn ein hadran ar gynllunio strategol a busnes, rydyn ni’n siarad am yr angen i ddatblygu cynllun busnes ar gyfer eich mudiad sy’n nodi’r nodau ac amcanion mwy hirdymor rydych chi’n gweithio tuag atynt. Mae hyn yn cynnwys creu rhagolwg ariannol sy’n rhagweld eich incwm a gwariant dros y cyfnod amser perthnasol.
Gallwch chi ddefnyddio eich templed o gyllideb ar gyfer y gwaith hwn, ond bydd eich rhagfynegiadau ynghylch yr incwm a gwariant yn fwy cyffredinol.
Mae’r math hwn o gynllunio ariannol yn bwysig i lywio penderfyniadau ynghylch cyfeiriad mwy hirdymor y mudiad. Mae hefyd yn helpu i nodi’r risgiau ariannol y gallai’r mudiad ei wynebu yn y dyfodol.
Gallwch chi gael rhagor o wybodaeth am sut i reoli risg yn ein hadran Rheoli Risg.
Mae gan y Charity Finance Group amrediad o dempledi a recordiad o weminar (Saesneg yn unig) a fydd yn helpu mudiadau bach gyda chyllidebau a llif arian.
