Prisio eich tendr
Trosolwg
- Prif gamau prisio
- Modelau prisio
- Cyfrifo gwarged ar y contract
- Darparu mewn partneriaeth
- TAW
- TUPE
- Sut gallwn osgoi problemau llif arian?
- Adfachu
- Awgrymiadau da
- Rhagor o wybodaeth
Mae mudiadau trydydd sector yn ceisio amrywio eu ffynonellau incwm fwy a mwy drwy gynnwys strategaethau a thechnegau i gyflawni sylfaen gyllido gynaliadwy. Tendro ar gyfer darparu nwyddau neu wasanaethau o dan delerau contract yw un o’r lliaws o opsiynau y gellir eu hystyried i gynhyrchu incwm.
Mae angen meddwl am nifer o bethau wrth brisio tendr. Diben y daflen wybodaeth hon yw rhoi trosolwg o’r prif faterion i’w hystyried.
Prif gamau prisio
Mae dau gam eglur i brisio eich tendr.
Cam 1: Deall costau llawn darparu gwasanaeth
Yn gyntaf, mae angen i chi fod yn glir ynghylch y costau llawn o ddarparu eich gwasanaeth. Mae’n hanfodol eich bod yn cynnwys yr holl orbenion perthnasol yn eich cyfrifiadau ac nid y costau uniongyrchol neu ymylol yn unig.
Cam 2: Pennu sut i brisio eich gwasanaeth ar gyfer y cynnig
Efallai y byddwch yn penderfynu sybsideiddio gwasanaeth i ddechrau er mwyn bod yn fwy cystadleuol (gelwir hyn yn ‘abwyd’) neu efallai y byddwch yn penderfynu mynd am fwy o elw fel y gallwch roi arian yn eich cronfeydd wrth gefn.
Neu gallech benderfynu prisio eich tendr ar sail adennill costau llawn. Waeth beth fyddwch yn penderfynu ei wneud, dylech wybod pam eich bod yn ei wneud a dylech asesu’r gystadleuaeth a blaenoriaethau’r Comisiynydd. Er enghraifft, gallech deimlo bod yr ansawdd uwch a’r gwerth ychwanegol rydych yn eu cynnig yn cyfiawnhau pris uwch.
Modelau prisio
Mae’n bwysig nodi bod y ddogfen a gyflwynir gennych yn debygol o ffurfio rhan o’r contract. Mae’n bosibl na fyddwch yn cael yr opsiwn i newid unrhyw beth yn ddiweddarach os bydd eich mudiad yn llwyddiannus. Felly, rhaid ystyried eich costau, lefelau staffio a manylion yr hyn y byddwch chi’n eu darparu’n ofalus, yn geidwadol a chyda’r gymeradwyaeth briodol. Gall defnyddio gwirfoddolwyr ffurfio agwedd bwysig ar eich model cyflawni a’ch helpu chi i fod yn gystadleuol yn ariannol. Ond, gwnewch yn siŵr eich bod yn cynnwys y gost am eu rheoli, eu hyfforddi a’u goruchwylio.
Model y Comisiynydd – mae’r Comisiynydd yn debygol o nodi sut dylech ddadansoddi eich cyllid. Gallai hyn fod yn syml iawn, er enghraifft:
- Costau staff rheng flaen
- Costau rheoli
- Gorbenion (a all gynnwys eich costau gwirfoddolwyr)
Dilynwch eich proses chi o brisio’r contract cyn cwblhau model y Comisiynydd. Trwy wneud hyn, byddwch yn gwybod eich bod wedi cynnwys eich holl gostau. Noder: Efallai y byddant yn nodi uchafswm ar gyfer costau gorbenion a rheoli.
Adennill Costau Llawn – mae’r model hwn yn prisio pob gwasanaeth yn llawn, gan gynnwys y gyfran berthnasol o orbenion. Mae’n sicrhau bod gorbenion yn cael eu cynnwys, a bod pob prosiect neu wasanaeth yn cael ei brisio’n llawn.
Os na fyddwch chi’n adennill eich costau’n llawn, bydd hyn yn golygu bod angen i’ch mudiad sybsideiddio cost y contract o ffynonellau eraill.
Os byddwch yn dewis sybsideiddio gwasanaeth ar y dechrau i’ch helpu i ymddangos yn fwy cystadleuol, yna dylech wybod pam eich bod yn ei wneud, beth yw’r costau go iawn, a sut byddwch yn talu am y costau hyn yn yr hirdymor.
Gall cyflwyno dull adennill costau llawn fod yn broses sy’n mynd ag amser, ond eto i gyd, mae’n hanfodol bod gennych y math hwn o system reoli ariannol ar waith os yw eich mudiad yn mynd i fod yn tendro’n rheolaidd am gontractau. Mae hon yn ffordd fwy cywir o nodi gorbenion na defnyddio lefel benodol fel 10 neu 15%. Ond byddwch yn ymwybodol y gall rhai contractau ofyn am gopïau o’r cyfrifiadau.
Cyfrifo gwarged ar y contract
Dyma’r meysydd cyffredin y byddwch angen gwarged ar eu cyfer:
- Diben cymdeithasol – efallai y byddwch yn defnyddio rhan o’ch gwarged i ddatblygu diben cymdeithasol eich mudiad..
- Datblygiad yn y dyfodol – dylai eich mudiad feddwl yn strategol. Mae cynllunio strategaeth ar gyfer y dyfodol yn costio amser ac arian.
- Cynaliadwyedd – bydd sicrhau eich bod yn gweithredu contractau sy’n dwyn elw yn cynyddu cynaliadwyedd eich mudiad.
- Adeiladu ‘cronfeydd wrth gefn’ – Dylech fod yn adeiladu cronfeydd wrth gefn i dalu am eich costau gweithredol a gwella eich hylifedd.
Mae’n amhosibl nodi union faint y gwarged y dylech fod yn anelu amdano ar gontract. Yn ystod y cam cynllunio, dylech ystyried pob un o’r meysydd uchod mewn perthynas â’r tendr. Os bydd cyflawni’r tendr yn golygu mynd â staff o brosiect arall, bydd angen i chi ystyried y goblygiadau cost o wneud hyn a sicrhau eu bod wedi’u cynnwys mewn unrhyw warged a nodwyd. Ystyriwch hefyd unrhyw beth a allai godi rhag ofn y bydd costau cyflawni na ragwelwyd.
Cofiwch adolygu gwarged arfaethedig pob contract ac edrych ar a gafodd hwn ei gyflawni. Edrychwch yn ofalus ar unrhyw ffactorau a leihaodd eich gwarged. Bydd hyn yn eich helpu i gynllunio’n fwy effeithiol y tro nesaf.
Darparu mewn partneriaeth
Mewn marchnad fyth gynyddol, mae llawer o fuddion i gyflawni tendr mewn partneriaeth â mudiad arall/mudiadau eraill. Gellir manteisio ar gryfderau unigol mudiadau a sicrhau eich bod yn llwyr fodloni/mynd y tu hwnt i ddisgwyliadau’r comisiynydd. Gall hyn hefyd gynyddu eich siawns o lwyddo drwy weithio gyda mudiadau a allai fod yn gystadleuwyr fel arall. Fodd bynnag, mae hyn hefyd yn golygu na fydd cymaint o gyfle i wneud gwarged (na chymaint o warged) o’r ddarpariaeth.
Rhaid cyfrifo’r costau a pha warged fydd yn cael ei wneud yn ofalus er mwyn sicrhau bod hyn yn gyfartal ar draws yr holl bartneriaid. Os mai dim ond un partner sy’n gwneud gwared, a’i fod yn ymddangos, yn ôl pob golwg, ei fod yn elwa ar waith partneriaid eraill, bydd yn niweidio gwaith partneriaeth yn y dyfodol ac o bosibl cyflawniad y contract.
TAW
Un o’r materion y bydd yn rhaid i chi ei ystyried yw’r goblygiadau TAW o rwymo i gontractau. Efallai y bydd angen i chi godi TAW ar gyfer y nwyddau a’r gwasanaethau rydych yn eu cyflenwi. Gallech hefyd fod yn talu TAW y byddwch eisiau ei hadennill.
Gellir cael gwybodaeth sylfaenol am faterion TAW ar wefan Cyllid a Thollau Ei Fawrhydi (CThEF):
Pan fyddwch yn codi TAW ar y nwyddau a’r gwasanaethau rydych yn eu cyflenwi, cofiwch gynnwys hyn wrth anfonebu. Hefyd, cofiwch nodi’r manylion TAW yn y tendr. Os ydych yn ansicr ynghylch goblygiadau TAW unrhyw gontract rydych yn cyflwyno tendr ar ei gyfer, ymgynghorwch ag arbenigwr TAW.
TUPE
Ystyr TUPE yw Rheoliadau Trosglwyddo Ymgymeriadau (Diogelu Cyflogaeth) 2006. Yn aml, bydd TUPE yn berthnasol pan fydd gwasanaeth yn cael ei dendro a’r darparwr presennol yn cael ei newid am un newydd. Mae’n golygu’n aml y bydd gan gyflogeion y gwasanaeth gwreiddiol yr hawl i gael eu trosglwyddo i’r mudiad newydd. Trwy wneud hyn, bydd eu holl hawliau blaenorol wedi’u diogelu, fel oriau gwaith, cyflog, gwyliau a phensiwn.
Bydd angen i fudiadau sy’n cyflwyno tendrau ar gyfer gwasanaethau edrych ar a fydd TUPE yn berthnasol os byddant yn ennill tendr ac ystyried beth fydd hyn yn ei olygu yn y dyfodol.
Mae’n bwysig iawn bod darparwyr yn ystyried risg TUPE wrth ymgeisio am gontractau a’u bod yn cael yr holl wybodaeth angenrheidiol i allu asesu eu hymrwymiadau a’u costau’n briodol. Weithiau, bydd gofyn i’r darparwr gwblhau Cytundeb Cyfrinachedd cyn y bydd yr adran gaffael yn rhyddhau gwybodaeth o’r fath.
Gwiriwch a ddylai’r cyflwyniad gynnwys costau TUPE. Efallai na fydd unrhyw beth amdano yn y pecyn tendro. Ystyriwch a yw’r costau TUPE yn arwain at bris anghystadleuol. Ewch ati i asesu’r effaith debygol ar y mudiad a’r amser a’r buddsoddiad y bydd eu hangen i ymdrin â newid diwylliannol a newidiadau mewn arferion gweithio.
Ystyriwch nifer y staff a fydd yn trosglwyddo. Edrychwch ar nifer y staff y bydd eu hangen i gyflawni’r contract yn erbyn nifer y staff sy’n gymwys i drosglwyddo, a chyfrifwch unrhyw gostau dileu swyddi sy’n deillio o hyn yn briodol yn y tendr.
Sut gallwn osgoi problemau llif arian?
Wrth gynllunio’r contract, dylech ystyried yr amserlen dalu y bydd y contractwr yn ei chynnig. Ochr yn ochr â’ch cyllideb, mae’n ddefnyddiol llunio amcanestyniad llif arian. Bydd hwn yn eich helpu i ddadansoddi lle gallai problemau llif arian godi.
Dyma’r cwestiynau i’w hystyried wrth lunio eich amcanestyniad llif arian:
- Pryd ydym yn cael ein talu?
- Sut mae’r amserlen dalu hon yn effeithio ar ein gallu i gyflawni’r contract?
- Sut bydd yn effeithio ar daliadau cyflog staff?
- Sut bydd yn effeithio ar ein gallu i dalu ein cyflenwyr (neu isgontractwyr)?
Os ydych yn credu y byddwch yn cael problemau llif arian, efallai y byddai’n werth dod i gytundeb ar gynllun talu gwahanol neu gynnwys yn eich tendr y byddwch yn cael cyfran o’r costau wedi’i thalu ymlaen llaw.
Mae’n bosibl na fyddwch yn derbyn balans cost y contract ar ddiwedd y contract tan fydd y contractwr yn fodlon â’r ddarpariaeth neu’r cyflenwad. Bydd hyn yn golygu, os nad oes gennych ddigon o arian wrth gefn ar gyfer y llif arian, bydd yn rhaid i chi gael gorddrafft neu fenthyciad i dalu’r costau.
Cofiwch gynnwys costau cyllido gorddrafft neu ad-dalu benthyciad yng nghost y contract.
Adfachu
Mae adfachu yn amod a gysylltir yn bennaf â chyllid grant. Mae’n caniatáu i’r cyllidwr adennill cyfran o’r grant os na fydd amodau penodol yn cael eu bodloni, fel pan fydd ased a brynwyd gan gyllid grant yn cael ei werthu, neu pan fydd cyllid heb ei wario ar ôl ar ddiwedd y prosiect. Fodd bynnag, nid yw adfachu yn berthnasol i gontractau caffael, oherwydd unwaith y bydd y gwasanaeth neu’r nwyddau wedi’u darparu a’r telerau cytunedig wedi’u bodloni, bydd y rhwymedigaeth i’r cyllidwr wedi’i chyflawni’n llawn.
Nid yw adfachu yn berthnasol i gaffael nwyddau a gwasanaethau oherwydd byddai unrhyw rwymedigaeth wedi’u chyflawni’n ddigonol unwaith y byddai’r nwyddau/gwasanaethau wedi’u darparu, ac mae trafod y pris a gwerthuso yn rhan annatod o’r broses gaffael. Unwaith y bydd contract wedi’i ddyfarnu, dylid beirniadu’r perfformiad ar allbynnau a chanlyniadau. Cyfrifoldeb y darparwr yw pennu a ellir darparu’r rhain o fewn y pris y cytunwyd arno neu beidio. Os bydd yn digwydd cynhyrchu gwarged, mae’n rhydd i ddefnyddio’r gwarged hwn fel y dymuna.
Canllawiau Trysorlys EF
Awgrymiadau da
- Os yw’r contract yn para am fwy na blwyddyn, cofiwch brisio unrhyw chwyddiant yng nghostau’r staff a’r cyflenwyr.
- Eglurwch unrhyw ragdybiaethau rydych wedi’u gwneud. Trwy wneud hyn, os na fydd y comisiynydd yn cytuno â’r rhagdybiaeth, gall herio hwnnw yn hytrach na’r pris.
- Cofiwch os yw eich staff neu eich swyddfa yn cael eu cyllido gan fwy nag un prosiect, dyrannwch y prisiau’n deg ar draws y cyllidwyr gwahanol.
- Canfyddwch beth fydd y telerau talu ar gyfer y contract. Bydd pob pedair wythnos ymlaen llaw neu bob chwarter fel ôl-daliadau yn gwneud gwahaniaeth enfawr i lif arian eich mudiad.
- Byddwch yn ofalus wrth ddefnyddio ffigurau crynion, er enghraifft, dweud y bydd y cyfraniadau pensiwn yn £3,000. Mae ffigurau crynion yn awgrymu eich bod wedi dyfalu’r ffigur yn hytrach na’i gyfrifo!
- Cofiwch adolygu pob tendr a chontract. Edrychwch yn ôl ar beth ddigwyddodd i weld beth sydd wedi’i ddysgu. Bydd hyn yn eich helpu i wella eich gwaith prisio yn y dyfodol.
- Os oes gennych dendrau neu gontractau blaenorol, defnyddiwch yr wybodaeth o’r rhain i’ch helpu i baratoi eich prisiau.
Amcanestyniadau llif arian
Rydym wedi siarad am amcanestyniadau llif arian, ac i lawer o fudiadau, gall hwn fod yn adnodd ariannol newydd. Isod, ceir cyflwyniad byr i sut i’w paratoi ynghyd â thempled enghreifftiol.
Beth yw amcanestyniadau llif arian?
Mae amcanestyniadau llif arian yn amcangyfrif swm yr arian y disgwylir i lifo i mewn ac allan o’ch elusen dros gyfnod penodol (fel arfer bob mis neu bob chwarter). Maen nhw’n eich helpu i ragweld gormodedd neu brinder arian posibl a sicrhau bod gennych ddigon o arian i dalu am eich gweithgareddau.
Camau i greu amcanestyniadau llif arian
- Nodwch ffynonellau incwm:
- Cofiwch gynnwys yr holl daliadau sy’n mynd allan, fel cyflogau, rhent, cyfleustodau, costau’r rhaglen a threuliau codi arian.
- Noder yr adegau y bydd yr incwm yn cael eu derbyn (e.e. efallai bydd grant yn cyrraedd mewn rhandaliadau).
- Rhestrwch y treuliau:
- Cofiwch gynnwys yr holl daliadau sy’n mynd allan, fel cyflogau, rhent, cyfleustodau, costau’r rhaglen a threuliau codi arian.
- Ystyriwch gostau afreolaidd neu dymhorol (e.e. premiwm neu dreuliau digwyddiad).
- Lluniwch amserlen:
- Defnyddiwch ddadansoddiad misol i roi darlun clir o’r llif arian ar draws y flwyddyn.
- Cyfrifwch y llif arian net:
- Tynnwch y treuliau o incwm pob cyfnod i bennu eich llif arian net.
- Amlygwch fisoedd â diffygion neu wargedion.
- Ewch ati’n rheolaidd i fonitro a diweddaru:
- Cymharwch yr amcanestyniadau â’r ffigurau misol gwirioneddol ac addaswch y rhain ar gyfer newidiadau annisgwyl.
| Mis | Incwm (Rhoddion/Grantiau) | Incwm (Digwyddiadau codi arian) | Incwm arall | Cyfanswm incwm | Treuliau (Cyflogau) | Treuliau (Rhent/ Cyfleustodau) | Costau prosiect | Costau codi arian | Treuliau eraill | Cyfanswm treuliau | Llif arian net (Incwm – treuliau) | Llif arian cronnol |
| Ionawr | £3,000 | £1,000 | £500 | £4,500 | £2,500 | £800 | £600 | £200 | £400 | £4,500 | £0 | £0 |
| Chwefror | £2,500 | £1,500 | £400 | £4,400 | £2,500 | £800 | £500 | £200 | £400 | £4,400 | £0 | £0 |
| Mawrth | £5,000 | £2,000 | £1,000 | £8,000 | £2,500 | £800 | £1,500 | £300 | £500 | £5,600 | £2,400 | £2,400 |
| Ebrill | £2,000 | £1,000 | £500 | £3,500 | £2,500 | £800 | £600 | £200 | £400 | £4,500 | -£1,000 | £1,400 |
| Mai | £4,000 | £2,000 | £500 | £6,500 | £2,500 | £800 | £800 | £300 | £400 | £4,800 | £1,700 | £3,100 |
| Mehefin | £3,500 | £1,500 | £400 | £5,400 | £2,500 | £800 | £700 | £300 | £400 | £4,700 | £700 | £3,800 |
| Gorffennaf | £2,000 | £1,000 | £300 | £3,300 | £2,500 | £800 | £600 | £200 | £400 | £4,500 | -£1,200 | £2,600 |
| Awst | £6,000 | £1,000 | £500 | £7,500 | £2,500 | £800 | £1,000 | £300 | £400 | £5,000 | £2,500 | £5,100 |
| Medi | £3,500 | £2,000 | £400 | £5,900 | £2,500 | £800 | £600 | £200 | £400 | £4,500 | £1,400 | £6,500 |
| Hydref | £4,000 | £1,500 | £500 | £6,000 | £2,500 | £800 | £700 | £200 | £400 | £4,600 | £1,400 | £7,900 |
| Tachwedd | £2,500 | £1,000 | £400 | £3,900 | £2,500 | £800 | £600 | £200 | £400 | £4,500 | -£600 | £7,300 |
| Rhagfyr | £7,000 | £3,000 | £1,000 | £11,000 | £2,500 | £800 | £1,500 | £300 | £500 | £5,600 | £5,400 | £12,700 |
Rhagor o wybodaeth
Materion Cyfreithiol
CC37: Elusennau a darparu gwasanaeth cyhoeddus
Y Comisiwn Elusennau
Mae CC37: Elusennau a darparu gwasanaeth cyhoeddus, a gynhyrchwyd gan y Comisiwn Elusennau, yn nodi’r ystyriaethau i elusennau wrth rwymo i gontract.
TAW ar gyfer elusennau (Saesneg yn unig)
CThEF
Dylid cyfeirio cwestiynau ar oblygiadau treth at Gyllid a Thollau EF.
0845 302 0203
Adennill costau llawn
NCVO
Cymorth
Cynghorau Gwirfoddol Sirol (CVCs) Cymru Cefnogi Trydydd Sector Cymru
County Voluntary Councils (CVCs) in Wales provide information on a wide range of funding and financial issues including tendering.
