Codi Arian – Digwyddiadau
Trosolwg
- Cyflwyniad
- Trefnu Digwyddiad Codi Arian
- Rheoli Digwyddiad
- TAW a Threth Incwm
- Hyrwyddo
- Canllawiau Pellach
Cyflwyniad
Mae digwyddiadau yn ffyrdd cyhoeddus iawn o godi arian a gallant fod yn gyfle gwerthfawr i godi proffil eich elusen yn ogystal â chodi arian.
Er nad digwyddiadau codi arian sy’n darparu’r ffynhonnell fwyaf o incwm i fudiadau yn aml, gallant fod yn rhan werthfawr o’ch strategaeth codi arian a’ch cymysgedd o incwm, gan sicrhau manteision nad ydynt yn rhai ariannol neu arwain at gyfleoedd anuniongyrchol eraill.
Elfennau allweddol digwyddiadau codi arian llwyddiannus yw gwaith trefnu da, gwaith hyrwyddo effeithiol ac, yn anad dim, dychymyg. Y diben sylfaenol yw cynnig profiad hwyliog i’r cyfranogwyr yn gyfnewid am arian; os bydd pawb yn mwynhau’r digwyddiad, byddant yn debygol o gyfrannu mwy a chefnogi digwyddiadau yn y dyfodol.
Mae digwyddiadau yn ffordd boblogaidd o godi arian, a dau o’r prif fathau o ddigwyddiadau yw digwyddiadau cyfranogiad torfol noddedig neu ddigwyddiadau â thocynnau, a gallant fod o unrhyw faint neu gymhlethdod. Y digwyddiadau elusennol mwyaf cyffredin yw:
- Digwyddiadau chwaraeon neu weithgareddau
- Digwyddiadau cerddorol a diwylliannol
- Dawnsfeydd, ciniawau, ocsiynau a digwyddiadau adloniant eraill
- Arddangosfeydd, gwyliau a ffeiriau
Bydd y daflen wybodaeth hon yn canolbwyntio ar ddigwyddiadau â thocynnau. Mae angen ystyriaethau iechyd a diogelwch mwy penodol, megis swyddogion cymorth cyntaf, cau ffyrdd, caniatâd y Cyngor ac ati ar gyfer digwyddiadau cyfranogiad torfol noddedig (yn enwedig digwyddiadau chwaraeon megis rhedeg, teithiau cerdded, nofio ac ati).
Amcanion
Ar ôl gwneud gwaith ymchwil priodol (gan gynnwys canfod pa adnoddau sydd gennych ar gyfer eich gweithgareddau codi arian) a dod i’r casgliad eich bod am gynnal digwyddiad codi arian, mae’n rhaid i chi fod yn glir ynghylch beth yw amcanion y digwyddiad fel y gallwch benderfynu beth i’w wneud i gyflawni’r nodau hyn. Ai’r nod yw codi arian a dim arall, neu ddenu sylw’r cyfryngau, diolch i gefnogwyr neu ddenu pobl newydd i gefnogi eich elusen (neu fwy nag un o’r rhain efallai)?
Y manteision a’r anfanteision
- Gall digwyddiadau gynnig manteision sylweddol, megis:
- Codi incwm.
- Codi ymwybyddiaeth y cyhoedd o faterion a sicrhau cyhoeddusrwydd yn y cyfryngau.
- Y cyfle i ddenu rhoddwyr mwy neu enwogion yn ogystal â diolch i gefnogwyr a gwirfoddolwyr gyda digwyddiad difyr.
Ar y llaw arall, gall gymryd llawer o adnoddau i drefnu digwyddiad a gall y risg fod yn uchel. Gall y buddsoddiad cychwynnol fod yn uchel (e.e. llogi ystafell, arlwyo, trwyddedau ac ati) ac mae posibilrwydd o hyd y bydd yr elw’n isel iawn os na fydd y digwyddiad wedi cael ei gynllunio a’i hyrwyddo’n ddigonol.
Trefnu Digwyddiad Codi Arian
Y cam cyntaf wrth drefnu digwyddiad codi arian yw pennu beth fydd amcanion y digwyddiad a sicrhau bod y digwyddiad yn gweddu i amcanion elusennol y mudiad.
Yna, dylid gwneud gwaith ymchwil priodol; pa ddigwyddiadau tebyg sydd eisoes yn cael eu cynnal gan elusennau eraill yn yr un ardal, a oes bwlch yn y farchnad digwyddiadau, pwy yw eich cynulleidfa darged (a pham)?
Dylai’r digwyddiad fod yn addas i’r gynulleidfa darged a dylid ystyried beth fydd maint posibl y grŵp a pha fath o weithgareddau codi arian allai apelio i’r grŵp targed. Efallai y byddwch angen trwydded gan yr Awdurdod Lleol hefyd ar gyfer digwyddiadau fel rasys hwyl.
Dylid dadansoddi’r manteision posibl a rhagfynegi amcangyfrif o’r elw ar y buddsoddiad a phwyntiau adennill costau. Er enghraifft, a fyddai’n well treulio’r amser a’r ymdrech i gynnal digwyddiad ar ddatblygu ffrwd ariannu arall? Pa mor arwyddocaol yw manteision anariannol rhedeg y digwyddiad?
Mae angen nodi cyllideb glir, gan sicrhau bod yr holl gostau posibl yn cael eu cynnwys. Os nad yw eich digwyddiad yn debygol o dalu’ch costau, dylech ystyried o ddifrif a fydd manteision anariannol rhedeg y digwyddiad yn ddigon i sicrhau ei fod yn werth chweil.
Penderfynwch ar yr elfennau a fydd yn hanfodol i lwyddiant y digwyddiad a sut y bydd y rhain yn cael eu sicrhau ac ystyriwch y risg bosibl i enw da’r mudiad a allai godi o fod yn gysylltiedig â rhai digwyddiadau penodol, cwmnïau cysylltiedig ac os aiff pethau o chwith.
Dylech sicrhau cefnogaeth gan yr holl staff, rheolwyr ac ymddiriedolwyr perthnasol ac ystyried yr amseru.
Awgrym Cynllunio
Os yw’r buddsoddiad/elw ar eich digwyddiad yn edrych yn isel, ystyriwch ofyn i gyflenwyr y digwyddiad neu fusnesau eraill a fyddent yn fodlon noddi agweddau penodol ar y digwyddiad er mwyn lleihau costau, e.e. a allai bragdy lleol ddarparu’r holl ddiodydd, neu rai ohonynt, yn gyfnewid am hysbyseb yn rhaglen y digwyddiad.
Os yw’r digwyddiad yn cael ei drefnu gan drydydd parti; ystyriwch pa bolisïau sydd gennych ar waith i reoli a hyrwyddo hyn.
Beth bynnag fo natur y digwyddiad, mae pum prif grŵp o bobl i’w cynnwys neu feddwl amdanynt wrth gynllunio’r digwyddiad, sef:
- Y Gynulleidfa; efallai y bydd pobl am ddod i’r digwyddiad am eu bod eisiau cymryd rhan neu am eu bod yn dymuno cefnogi elusen. Ystyriwch sut y gellir gwneud y digwyddiad yn gynhwysol er mwyn peidio ag eithrio unigolion.
- Y Gwirfoddolwyr; efallai fod gennych bwyllgor yn trefnu’r digwyddiad neu’n dibynnu ar dîm o wirfoddolwyr i gynorthwyo â’r gwaith o redeg y digwyddiad. Sut byddwch chi’n recriwtio ac yn cefnogi’r gwirfoddolwyr? Allwch chi warantu y bydd digon ohonynt ar gael i redeg y digwyddiad yn ddiogel?
- Y Noddwyr; gall busnesau gefnogi’r digwyddiad er mwyn helpu i gyflawni eu hamcanion eu hunain. Beth allwch chi ei gynnig i noddwr; a fyddant yn noddi’r digwyddiad cyfan neu elfen benodol ohono?
- Y Perfformwyr; mae’r rhain yn ganolog i’r digwyddiad ei hun. A fyddant yn cael eu talu, neu’n wirfoddolwyr e.e. cyflwynydd, arwerthwr, tîm pêl-droed, DJ.
- Y Cyfryngau; gwaith y cyfryngau yw adrodd am ddigwyddiadau fel digwyddiadau codi arian. Sut y byddwch chi’n defnyddio’r cyfryngau yn y cyfnod paratoi, yn ystod y digwyddiad, ac i adrodd ar ei lwyddiant. Meddyliwch hefyd am sut y gellir defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol yn y ffordd fwyaf effeithiol.
Sicrhewch eich bod yn neilltuo amser i ddiolch i’r holl bobl hyn naill ai yn ystod y digwyddiad neu wedyn (yn gyhoeddus neu’n breifat fel y bo’n briodol).
Asesiad Risg
Dylech hefyd gynnal asesiad risg ar gyfer y digwyddiad. Dylai’r asesiad hwn nodi’n glir y risg allweddol, pa gamau a gymerwyd i’w lliniaru a phwy sy’n gyfrifol. Mae llawer o enghreifftiau da ar gael o chwiliad ar-lein a gynhyrchwyd gan elusennau cenedlaethol mawr.
Rheoli Digwyddiad
Mae tair ffordd o reoli digwyddiad ac, ar gyfer pob un, mae’n rhaid sicrhau bod digon o amser yn cael ei neilltuo ar gyfer trefnu a recriwtio cefnogwyr:
- Bydd angen neilltuo amser sylweddol ar gyfer rheoli’r digwyddiad o’r tu mewn i’ch mudiad, er y bydd y profiad yn cynnig sgiliau gwerthfawr a all fod o fantais i’r mudiad yn y dyfodol. Os ydych chi’n cynllunio’r digwyddiad eich hun, bydd cynnal adolygiad o’r broses a sut y gellir ei gwella ar gyfer digwyddiad yn y dyfodol yn creu adnodd gwerthfawr i’r mudiad.
- Mae trefnydd proffesiynol neu gwmni rheoli digwyddiadau yn debygol o godi ffi am drefnu digwyddiad o ddydd i ddydd neu efallai y bydd am gymryd cyfran o bris y tocyn. Os mai’r olaf sy’n wir, mae’n cael ei ystyried yn ‘drefnydd neu’n gwmni codi arian proffesiynol’ o dan y Ddeddf Elusennau a bydd angen bodloni rhai gofynion penodol er mwyn cydymffurfio â’r Ddeddf.
- Sefydlwch bwyllgor o wirfoddolwyr gydag amrywiaeth o sgiliau. Byddai’n ddoeth dewis cadeirydd sydd â phrofiad blaenorol o reoli digwyddiad; yna gall y cadeirydd ddirprwyo tasgau i aelodau’r pwyllgor sydd â’r sgiliau priodol, megis cyfrifydd i gynghori ar faterion cyllidebol. Cofiwch ystyried cynulleidfa’r digwyddiad wrth ddewis eich pwyllgor. Os mai busnesau lleol yw cynulleidfa darged y digwyddiad, yna gallai pwyllgor o fewn y rhwydweithiau busnes hynny ddenu eu cyfoedion i’r digwyddiad a noddi’r digwyddiad/rhoi gwobrau raffl ac ati efallai. Hyd yn oed os caiff ei redeg gan wirfoddolwyr, mae’n debygol y bydd angen rhywfaint o fewnbwn gan staff.
Pedair Agwedd Bwysig ar Reoli Digwyddiadau’n Llwyddiannus:
Bydd cyllideb gywir yn dangos faint o bobl a ddisgwylir fel amcangyfrif uchel ac isel, gan gynnwys pris pob tocyn. Bydd y gyllideb yn gwneud asesiad cynnar o’r holl gostau posibl a ffynonellau incwm, gan gynnwys cronfeydd wrth gefn.
Po fwyaf o amser a gaiff ei neilltuo i drefnu’r digwyddiad, mwya’n byd fydd y siawns o lwyddo.
Mae contractau cyfreithiol rwymol sy’n cael eu llofnodi gan y ddwy ochr yn hanfodol, a phan fydd symiau mawr o arian dan sylw, mae’n ddoeth ymgynghori â chyfreithiwr.
Bydd trefniadau gweinyddol a chadw cofnodion da yn helpu i adeiladu ar brofiad o’r naill flwyddyn i’r llall. Dylid cadw cofnodion o bopeth, o dystysgrifau yswiriant i dderbynebau, gan y bydd hyn yn ei gwneud yn haws cynnal digwyddiadau yn y dyfodol.
TAW a Threth Incwm
Nid yw treth yn daladwy ar roddion a roddir am ddim i elusen. Fodd bynnag, ystyrir bod gwerthu tocynnau i’r cyhoedd yn waith masnachu yn hytrach na chodi arian, a gall fod angen talu treth arnynt. Gall prisiau tocynnau gael eu rhannu’n ddwy elfen; pris rhesymol am fynediad i ddigwyddiad a rhodd. Os yw’r geiriad yn glir bod
yr elfen o rodd yn ddewisol, yna dim ond y pris mynediad fyddai’n cael ei drin fel incwm trethadwy at ddibenion TAW.
Er enghraifft:
Mae eich tocyn yn cynnwys rhodd ddewisol o £20 i’n helpu ni i barhau â’n gwaith hanfodol yn y gymuned. Os byddai’n well gennych beidio â rhoi y tro hwn, gallwch addasu swm y rhodd isod. Diolch am eich cefnogaeth, mae pob cyfraniad yn gwneud gwahaniaeth!
Mae consesiwn (ESCC4) ar gyfer y rhai sy’n trefnu digwyddiadau achlysurol sy’n caniatáu i’r incwm gael ei drin fel rhodd ac yn ddi-dreth.
Gwybodaeth
I gael rhagor o wybodaeth, darllenwch gyhoeddiad Cyllid a Thollau Ei Fawrhydi, Gweithgareddau masnachu a busnes.
Hyrwyddo
Un o wir fanteision digwyddiad llwyddiannus yw’r gallu i lunio rhestr (sy’n ystyriol o GDPR) o gysylltiadau ar gyfer digwyddiadau yn y dyfodol. Penderfynwch pwy yw’r farchnad darged ar gyfer eich digwyddiad, y ffordd orau o’i chyrraedd, ac ystyriwch sut i ddenu cynulleidfaoedd newydd.
Enghreifftiau o dechnegau hyrwyddo:
- Cofiwch gynnwys yr orsaf radio leol, cynigiwch docynnau am ddim fel gwobrau a gwahoddwch ohebwyr i’r digwyddiad. Wrth eu gwahodd, sicrhewch eich bod yn sôn wrthynt am y stori y tu ôl i’r digwyddiad a pham rydych yn codi arian yn hytrach na dim ond eu gwahodd i ginio (er enghraifft).
- Rhowch hysbysebion yn y wasg leol/ar wefannau lleol, radio ac unrhyw gyfryngau eraill a dargedwyd.
- Defnyddiwch enwogion (lleol neu “go iawn”) pan fo’n bosibl; naill ai i gyflwyno, i berfformio neu i gyhoeddi’r raffl. Sicrhewch eu bod yn defnyddio eu llwyfannau eu hunain i hyrwyddo’r digwyddiad.
- Rhowch docynnau am ddim drwy grwpiau a rhwydweithiau lleol, megis grwpiau ysgol neu’r ysbyty lleol i ennyn diddordeb.
- Defnyddiwch y cyfryngau cymdeithasol – cysylltwch ag unrhyw rwydweithiau lleol lle mae eich digwyddiad yn cael ei gynnal neu sy’n berthnasol i’ch achos. Tagiwch ‘ddylanwadwyr’ lleol a pherthnasol ac arweinwyr cymunedol, a gofynnwch iddyn nhw rannu’r digwyddiad.
- Ewch ati i lunio taflenni, posteri a lluniau deniadol ar-lein a fydd yn tynnu sylw, a’u dangos mewn cynifer o fannau cyhoeddus â phosibl. (Defnyddiwch ddelweddau i adlewyrchu’r gynulleidfa rydych chi’n gobeithio ei denu).
O.N.: gwnewch yn siŵr eich bod yn cyllidebu ar gyfer lwfansau tocynnau am ddim fel na fydd yn effeithio ar eich incwm cyffredinol
Lleihau’r Risg
Hyd yn oed gyda chyllidebu, cynllunio a marchnata cywir, nid yw rhai digwyddiadau’n taro’r nod ac mae ffyrdd o leihau’r risgiau hyn:
- Gofyn i noddwr (neu noddwyr) dalu am yr holl gostau sy’n gysylltiedig â chynnal y digwyddiad, fel bod 100% o bris y tocynnau yn mynd i’r elusen.
- Trefnu pwyllgor o gefnogwyr sy’n gyfrifol am werthu canran o’r tocynnau er mwyn sicrhau isafswm presenoldeb.
- Sicrhau bod cymaint o’r offer, y dodrefn, y lleoliad, yr arlwyo ac ati wedi’i roi, ei fenthyg neu ei noddi i leihau costau cyffredinol.
- Yswiriant; os ydych yn cynnal digwyddiad cyhoeddus, dylech sicrhau bod gennych chi neu’r lleoliad yswiriant atebolrwydd cyhoeddus. Gall hefyd fod yn bosibl yswirio yn erbyn lladrad, difrod a hyd yn oed tywydd gwael. Mae’n werth cadarnhau eto gyda’ch yswiriwr a fydd eich digwyddiad wedi’i yswirio rhag ofn bod unrhyw waharddiadau y gallech fod wedi’u methu yn y print mân.
Manteisio i’r Eithaf ar y Cyfle
Gall codi arian mewn digwyddiad codi arian greu incwm ychwanegol i’ch mudiad. Gall gemau lle rydych yn talu i gymryd rhan, raffl, ac ocsiwn fod yn ffyrdd gwych o sicrhau incwm ychwanegol yn ystod eich digwyddiad. Os oes gennych chi gynlluniau rhoddion unigol neu gymynroddion, cofiwch sicrhau bod y rhai sy’n bresennol yn cael cyfle i gofrestru os ydynt am gefnogi eich achos ar ôl y digwyddiad. Gallech hefyd hysbysebu cyfleoedd i wirfoddolwyr neu ymddiriedolwyr.
Gallwch hefyd ddefnyddio’r cyfle i gasglu gwybodaeth am y bobl sy’n bresennol ar gyfer digwyddiadau ac ymgyrchoedd yn y dyfodol. Os ydych yn gwneud hyn, cofiwch sicrhau bod eich ffurflenni cofrestru yn cydymffurfio â GDPR a chofiwch gael y caniatâd priodol.
Canllawiau Pellach
Gellir cael canllawiau pellach am faterion statudol a rheoleiddiol gan y mudiadau canlynol:
