Dod yn fudiad

A oes angen strwythur ffurfiol arnom ni?

Yn aml, gall grwpiau gwirfoddol ddechrau fel casgliad o bobl sy’n gweithio gyda’i gilydd mewn modd anffurfiol heb strwythur ffurfiol. Gall y trefniant anffurfiol hwn weithio ar gyfer gweithgareddau syml iawn, ond os bydd gwaith y grŵp yn datblygu i fod yn rhywbeth mwy, bydd angen i chi benderfynu a ddylai eich grŵp gael strwythur ffurfiol. Gallai hyn ei roi ar y llwybr i fod yn fudiad.

Dylech ystyried ffurfioli eich grŵp os ydych chi:

• Eisiau cael cyllid
• Eisiau mynd ar ôl ased, e.e. adeilad cymunedol
• Yn pryderu ynghylch bod yn atebol i’r grŵp yn ariannol
• Eisiau cael gwirfoddolwyr ac o bosibl staff yn y dyfodol
• Eisiau llunio unrhyw fath o gontract
• Eisiau diogelu’r bobl sy’n gysylltiedig â’ch gweithgareddau

Bydd angen i chi fod yn eglur ynghylch sut mae’r grŵp yn mynd i gael ei gyllido. Bydd hyn yn gwneud gwahaniaeth i’r math o strwythur cyfreithiol ar gyfer eich grŵp ac a allai ddod yn elusen neu’n fenter gymdeithasol.

Bydd ffurfioli strwythur eich grŵp yn cynnwys:

• Ysgrifennu dogfen lywodraethu (a elwir hefyd yn gyfansoddiad). Set o reolau ar gyfer y grŵp yw dogfen lywodraethu sy’n egluro beth fyddwch chi’n ei wneud a sut byddwch chi’n gweithredu. (Gellir cael rhagor o wybodaeth am hyn yn yr adran dogfen lywodraethu)

• Dod o hyd i ddigon o bobl (mae o leiaf tri yn arfer da) i ymddwyn fel y corff llywodraethu ar gyfer y grŵp

Os byddwch chi’n penderfynu ffurfioli eich grŵp drwy fabwysiadu cyfansoddiad, bydd yn dod yn grŵp a gyfansoddwyd. Mae’n bwysig nodi y bydd y bobl ar y corff llywodraethu’n atebol yn bersonol am weithrediadau grŵp a gyfansoddwyd (gan nad yw’n gorfforedig). Efallai na fydd hyn yn briodol, yn dibynnu ar weithgareddau’r grŵp a’r arian o dan sylw, ac os felly, dylech ystyried a ddylai eich grŵp fod yn gorfforedig. Caiff hyn ei egluro yn yr adran Rheoli atebolrwydd.

Penderfynwch ar sut byddwch chi’n rhedeg eich grŵp

Os ydych chi eisiau ffurfioli eich grŵp, bydd angen i chi ystyried y math gorau o strwythur cyfreithiol ar gyfer y mudiad rydych chi’n gobeithio ei greu. Bydd angen i chi feddwl am sut bydd eich grŵp yn gwneud penderfyniadau a rolau a chyfrifoldebau’r bobl sy’n gysylltiedig â’i redeg. Bydd hefyd angen i chi fod yn glir ynghylch sut mae eich mudiad yn mynd i dalu am ei weithgareddau.

Rydyn ni wedi nodi rhai pethau i’w hystyried isod:

Pwy fydd yr Ymddiriedolwyr / pwyllgor rheoli / bwrdd?

Yr unigolion sy’n gwneud penderfyniadau ar ran eich grŵp yw’r ymddiriedolwyr gan eu bod wedi ysgwyddo’r cyfrifoldeb o redeg y mudiad er mwyn iddo gyflawni ei ddiben. Er y gallai fod gan yr unigolion hyn deitlau gwahanol, fel ymddiriedolwyr, neu aelodau’r pwyllgor rheoli, nhw fel grŵp sy’n gyfrifol am oruchwylio a rheoli’r grŵp a bydd ganddyn nhw rolau a chyfrifoldebau a fydd wedi’u nodi yn nogfen lywodraethu’r grŵp ac, os yw’n berthnasol, mewn cyfraith elusennau a chwmnïau. Dylai fod gennych chi o leiaf tri Ymddiriedolwr yn eu lle o’r dechrau, ond yr arfer gorau, a’r hyn a awgrymir os ydych chi eisiau tyfu’r mudiad, yw bod gennych chi mwy na thri.

Os bydd eich grŵp yn dod yn gwmni, bydd yr Ymddiriedolwyr hefyd yn gyfarwyddwyr cwmni.

Pan fyddwn ni’n siarad am yr Ymddiriedolwyr ar y cyd, gallant gael eu galw’n fwrdd ymddiriedolwyr neu’n bwyllgor rheoli.

Mae bod yn Ymddiriedolwr yn rôl bwysig iawn ac ni ddylid ymgymryd â hi heb ddeall yr hyn sy’n ofynnol. Gair a ddefnyddir fynych mewn perthynas â chyfrifoldebau’r bwrdd ymddiriedolwyr yw ‘llywodraethu’. Llywodraethu yw’r broses y mae’r bwrdd ymddiriedolwyr yn ei dilyn i sicrhau bod y mudiad yn cael ei redeg yn effeithiol. Mae hwn yn bwnc pwysig a gallwch gael rhagor o wybodaeth amdano yn ein hadran Llywodraethu.

Pan fyddwch chi’n sefydlu eich grŵp i ddechrau, rydych chi’n debygol o benodi Ymddiriedolwyr o’r bobl rydych chi’n gwybod sydd wedi cytuno i gefnogi gwaith y grŵp. Ond cyn gynted ag y gallwch chi, dylech ystyried a oedd gan yr Ymddiriedolwyr gyda’i gilydd yr amrediad o wybodaeth, sgiliau a phrofiad sydd eu hangen i reoli eich grŵp. Mae hyn yn cynnwys cael pobl sy’n deall eich ardal leol a’r bobl neu’r achosion rydych chi’n ceisio eu helpu. Dylech recriwtio pobl ar sail hynny, a gallai hyn olygu y bydd angen i chi hysbysebu am Ymddiriedolwyr.

Gellir cael rhagor o wybodaeth am sut i recriwtio Ymddiriedolwyr yn ein hadran Llywodraethu.

A fydd gennych chi Aelodaeth ehangach?

Bydd angen i chi benderfynu ar aelodaeth eich grŵp a bydd hyn yn cyflwyno goblygiadau i’r strwythur, ac i’r ffordd y caiff penderfyniadau eu gwneud. Efallai y bydd gan grŵp aelodau â phwerau cyfreithiol i ddylanwadu ar y ffordd y caiff y grŵp ei redeg. Gelwir y rhain yn ‘aelodau cyfansoddiadol’ ac mae ganddyn nhw’r pŵer i wneud pethau fel newid dogfen lywodraethu’r grŵp neu benodi neu gael gwared â phobl o’u pwyllgor rheoli. (Mae hyn yn wahanol i bobl sy’n derbyn budd o’r mudiad a allai hefyd gael eu galw’n aelodau). Gall yr aelodau fod yr un bobl â’r rheini sy’n ymddiriedolwyr (model mudiad) neu’n grŵp ehangach mwy o faint o bobl (model cymdeithas). Bydd eich aelodaeth ddewisol yn cael ei adlewyrchu yn strwythur cyfreithiol eich grŵp.

Ffynonellau eraill o wybodaeth

Sut bydd y grŵp yn cael ei gyllido? Neu o ble fydd y grŵp yn cael ei incwm? Neu o ble fydd y grŵp yn cael ei incwm?

Bydd angen i chi benderfynu sut bydd eich grŵp yn codi incwm. Os byddwch chi’n ceisio cael grantiau i gefnogi eich grŵp yna byddwch chi, mwy na thebyg, angen cael strwythur corfforedig, a gallech ystyried statws elusennol gan fod rhai ffynonellau grant dim ond ar gael i elusennau. Os ydych chi’n bwriadu codi arian drwy werthu nwyddau a gwasanaethau, yna fe allech weithredu fel menter gymdeithasol (sy’n fath o fusnes yn hytrach na math o strwythur) a bydd amrywiaeth o strwythurau cyfreithiol ar gael i chi.

A fyddwch chi’n cael gwirfoddolwyr a staff?

Wrth i’ch grŵp ddatblygu i fod yn fudiad, byddwch chi siŵr o fod eisiau cynnwys pobl eraill yn eich gweithgareddau, felly gallech fod eisiau recriwtio gwirfoddolwyr. Efallai na fydd y bobl hyn yn gysylltiedig â rhedeg y mudiad (fel Ymddiriedolwyr neu aelodau) ond gallant barhau i ysgwyddo cyfrifoldeb yn rhinwedd eu rôl fel gwirfoddolwyr. Gallwch chi ddod o hyd i wybodaeth i’ch helpu i recriwtio, rheoli a gofalu am eich gwirfoddolwyr yn ein hadran Gwirfoddolwyr.

Mae’n bwysig eich bod chi’n cofio, hyd yn oed os oes gan eich grŵp staff sy’n gweithio i chi neu wirfoddolwyr sy’n cyflawni tasgau, yr ymddiriedolwyr fydd â’r cyfrifoldeb yn y pen draw am redeg y grŵp a phopeth y mae’n ei wneud.

Gall rhai grwpiau â digon o incwm gyflogi staff i gefnogi a chyflwyno gweithgareddau’r grŵp. Mae cyflogi staff yn creu cyfrifoldebau a gofynion cyfreithiol ychwanegol o ran rheoli pobl. Mae taflen wybodaeth am Gyflogi staff am y tro cyntaf ar yr Hwb Gwybodaeth a fydd yn eich helpu â hyn. Os ydych chi eisiau cyflogi staff, argymhellir eich bod yn ystyried strwythur cyfreithiol corfforedig er mwyn lleihau’r atebolrwydd i’r ymddiriedolwyr.

Gall fod yn anodd gwneud penderfyniadau ynghylch sut y bydd eich grŵp yn cael ei redeg, a gwneud yn siŵr eich bod chi’n ystyried yr holl oblygiadau. Bydd eich cyngor gwirfoddol sirol lleol yn gallu eich helpu i weithio drwy’r opsiynau hyn, felly argymhellwn eich bod yn cysylltu â nhw.

Rheoli atebolrwydd – a ddylech fod yn Gorfforedig neu’n Anghorfforedig?

Os byddwch chi’n penderfynu dod yn grŵp a gyfansoddwyd, bydd strwythur eich grŵp naill ai’n gorfforedig neu’n anghorfforedig, a bydd hyn yn berthnasol i’r ffordd y byddwch chi’n rheoli atebolrwydd neu risg.

Mae grŵp corfforedig yn bodoli yn ei rinwedd ei hun a chaiff ei adnabod yn gyfreithiol fel endid ar wahân i’r bobl unigol sy’n ffurfio’r grŵp. Mae hyn yn golygu y gall y grŵp ymrwymo i gontractau a bod yn berchen ar eiddo yn ei enw ei hun. Mae hefyd yn golygu mai atebolrwydd cyfyngedig sydd gan aelodau’r grŵp dros ddyledion y grŵp.

Nid oes gan grŵp anghorfforedig hunaniaeth gyfreithiol ar wahân i’r bobl sy’n ei redeg. Mae hyn yn golygu y byddai angen i unrhyw gontractau y byddai’r grŵp yn ymrwymo iddynt fod yn enwau’r unigolion a byddent hefyd yn atebol yn bersonol am unrhyw ddyledion na allai’r mudiad eu talu.

Os ydych chi’n bwriadu ymrwymo i gontractau, codi symiau sylweddol o arian gan gynnwys o grantiau neu gyflogi unrhyw staff, dylech ystyried dod yn gorfforedig.

Nesaf

Strwythur Cyfreithiol