Cyflogi staff am y tro cyntaf
Trosolwg
- Cyflwyniad
- Beth sydd angen i’r staff ei wneud?
- Gwneud penderfyniadau
- Graddfeydd a chyflogau staff
- Cyflog cyfartal
- Pensiynau
- Buddion a threuliau
- Sefydlu eich cyflogres
- Cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol
- Casgliad
- Gwybodaeth bellach
Cyflwyniad
Mae cyflogi pobl yn gyfrifoldeb pwysig. Bydd eich mudiad yn dod yn gyflogwr cyn gynted ag y bydd yn recriwtio staff cyflogedig. Er
nad oes disgwyl i’r mudiad fod yn arbenigwr yn yr holl gyfrifoldebau cyfreithiol cysylltiedig, bydd disgwyl iddo fod yn ymwybodol
o newidiadau a sicrhau ei fod yn cael cyngor ac arbenigedd pan fydd angen.
Ar gyfer mudiadau llai neu sefydliadau corfforedig elusennol (CIO), efallai mai ymddiriedolwyr neu uwch wirfoddolwyr fydd yn gyfrifol am faterion adnoddau dynol cychwynnol. Mae cymorth a chyngor ar gael gan Cefnogi Trydydd Sector Cymru.
Mae’r daflen wybodaeth hon yn gyflwyniad sylfaenol i gyflogi pobl am y tro cyntaf ac mae’n edrych ar yr elfennau allweddol y dylai mudiadau eu rhoi ar waith.
Dylai eich rôl fel cyflogwr a’r gofynion cyfreithiol cysylltiedig gael eu cymryd o ddifrif:
- Rydych chi’n gyfrifol am wneud yn siŵr bod y staff yn gweithio’n effeithiol i gyflawni nodau’r mudiad. Os nad ydynt yn gwneud hynny, nid ydych yn rheoli adnoddau’r mudiad yn effeithiol.
- Rhaid i’ch mudiad gydymffurfio â chyfreithiau cyflogaeth, gan gynnwys:
- Rheolau pensiwn
- Y gyflogres a thalu’r isafswm cyflog
- Iechyd a diogelwch
- Deddfwriaeth cydraddoldeb
- Gall eich mudiad wynebu cosbau llym os na fyddwch yn cydymffurfio â’r cyfreithiau sy’n ymdrin â chyflogaeth. Mewn rhai amgylchiadau, gallech wynebu atebolrwydd personol am ddyledion sy’n deillio o gamreoli staff neu fethiant i gydymffurfio â’r ddeddfwriaeth cyflogaeth.
Beth sydd angen i’r staff ei wneud?
Mae llawer o fudiadau sector gwirfoddol yn cychwyn ar delerau cwbl wirfoddol. Mae’n debyg y bydd bwrdd ymddiriedolwyr neu bwyllgor rheoli ac efallai rhai gwirfoddolwyr di-dâl eraill. Ond wrth i’r mudiad dyfu, efallai y bydd angen iddo gyflogi staff i gyflawni ei nodau.
Cam cyntaf y broses hon yw penderfynu i ba ddiben rydych chi eisiau cyflogi staff a pha oriau gwaith fydd eu hangen er mwyn iddynt gyflawni eu dyletswyddau’n effeithiol. I wneud hyn, bydd angen i chi lunio disgrifiadau swydd a manylebau unigolyn.
Bydd angen i chi hefyd lunio contract cyflogaeth a rhoi polisïau cyflogaeth fel polisi cyfle cyfartal, iechyd a diogelwch, gweithdrefnau disgyblu a chwyno ac ati ar waith.
Bydd angen i chi wedyn sicrhau cyllid ar gyfer y swydd(i). I wneud hyn, bydd angen i chi gyfrifo faint fydd cyflogi gweithiwr yn ei gostio i chi. Edrychir ar hyn, a materion cysylltiedig, isod.
Gwneud penderfyniadau
Mae cyflogi gweithiwr am y tro cyntaf yn gam mawr i unrhyw fudiad.
Gall hefyd fod yn ddigon anodd newid i fod â staff a throsglwyddo cyfrifoldebau. Mae’n hanfodol felly bod cymeradwyaeth y bwrdd ymddiriedolwyr, neu’r pwyllgor rheoli neu weithredol yn cael ei sicrhau yn ystod pob cam allweddol o’r broses.
- Cytuno ar y disgrifiad swydd ac ati
- Cytuno ar y telerau ac amodau
- Cytuno ar y broses recriwtio
- Paratoi cynigion cyllido
- Llunio rhestr fer a dewis
- Adolygu’r cyfnod prawf a chadarnhau’r swydd
- Cytuno ar broses oruchwylio ac arfarnu
Gellir dirprwyo rhai o’r camau hyn i is-bwyllgor. Dylid cael cyngor arbenigol ym mhob un o’r camau os bydd angen.
Graddfeydd a chyflogau staff
Elfen allweddol o gyflogi staff yw cyflogau. Mewn ceisiadau am gyllid, bydd angen i chi wneud cais am y cyflog a delir i’r cyflogai, ynghyd â chyfraniadau Yswiriant Gwladol y cyflogwr, ac unrhyw argostau eraill y cytunwyd arnynt â’ch cyllidwr neu fudiad contractio.
Mae rhai cyflogeion yn y sector gwirfoddol yn cael eu talu’n ôl yr hyn a elwir yn Raddfeydd Cyflog yr NJC. Fel arfer, mae’r rhain yn cael eu diwygio o 1 Ebrill bob blwyddyn.
Llywodraeth y DU – yr Isafswm Cyflog Cenedlaethol
Mae grwpiau gwirfoddol bach yn debygol o fod yn talu staff ar lefelau isaf y graddfeydd hyn. Os ydych chi’n gwneud cais am gyllid am swydd a fydd yn para am fwy na blwyddyn, dylech ystyried a ddylech ganiatáu ar gyfer rhywfaint o gynnydd cyflog mewn bandiau cyflog a chynnydd mewn costau byw.
Os na fyddwch yn llwyddo i gael cyllid llawn, bydd angen i chi adolygu’r sefyllfa a phenderfynu a allwch leihau’r oriau neu’r raddfa fel y bydd eich costau wedi’u cynnwys.
Llywodraeth y DU – Cyfrifiannell Cyflogres
Cyflog cyfartal
Os ydych chi’n cyflogi pobl am y tro cyntaf, mae’n debyg na fyddwch yn gwybod eto faint o ddynion neu fenywod y byddwch yn eu cyflogi yn eich mudiad, ond mae’n bwysig bod yn ymwybodol o ddeddfwriaeth cyflog cyfartal o’r cychwyn cyntaf rhag i chi gael eich dal gan unrhyw arferion gwahaniaethol.
Yn ôl y gyfraith, rhaid i ddynion a menywod gael cyflog cyfartal am wneud ‘gwaith cyfartal’ (gwaith y mae cyfraith cyflog cyfartal yn ei gyfrif fel yr un fath o waith, gwaith tebyg, gwaith cyfatebol neu waith o’r un gwerth).
Mae hyn yn golygu na ddylai rywun gael cyflog llai o’i gymharu â rhywun sydd:
- O’r rhyw arall ac
- Yn gwneud yr un gwaith i’r un cyflogwr
Gweler canllaw ACAS am wybodaeth fanwl ar gyflog cyfartal (Saesneg yn unig)
Pensiynau
Os yw eich mudiad yn cyflogi staff, bydd angen i chi hefyd gofrestru eich cyflogeion cymwys ar gynllun pensiwn a gwneud cyfraniad tuag ato.
Mae’r canllaw hwn wedi’i deilwra ar gyfer mudiadau yn y sector gwirfoddol a’r sector cymunedol yng Nghymru sy’n gwneud trefniadau cyflogaeth ffurfiol am y tro cyntaf.
Defnyddiwch restr wirio ar-lein y Rheoleiddiwr Pensiynau i gadarnhau eich dyletswyddau cofrestru a therfynau amser:
https://www.thepensionsregulator.gov.uk/en/employers
Gweithwyr cymwys
Workers employed and paid by the Mae gweithwyr a gyflogir ac a delir gan yr elusen am y gwaith maen nhw’n ei wneud yn gymwys i gael pensiynau os ydynt:
- Yn ennill mwy na’r isafswm cyflog cyfredol
- Rhwng 22 oed ac oedran pensiwn y wladwriaeth
- Yn gweithio yn y DU
Mae ‘gweithwyr’ yn cynnwys contractwyr a staff asiantaethau, yn ogystal â phobl sy’n gweithio o dan brentisiaeth. Nid yw gwirfoddolwyr a staff di-dâl yn gymwys.
Llywodraeth y DU – Rheolau Pensiwn i Elusennau
Fel cyflogwr, rhaid i chi gyfrannu o leiaf 3% o enillion eich gweithwyr cymwys tuag at gynllun pensiwn, a byddan nhw’n talu’r gweddill. Rhaid i gyfanswm y cyfraniad gyfateb i o leiaf 8% o enillion pob gweithiwr.
Am ragor o wybodaeth am bensiynau, gweler gwefan Y Rheoleiddiwr Pensiynau
Buddion a threuliau
Yn ychwanegol at gost unrhyw gynllun pensiwn a fydd gennych, bydd angen i chi hefyd benderfynu faint fydd cyflogai yn ei gostio i chi o ran:
- Costau hyfforddi
- Costau teithio a threuliau
Nid yn unig y bydd yn rhaid i chi gynnwys y costau hyn mewn ceisiadau am gyllid, ond rhaid i chi hefyd gadw o fewn terfynau Refeniw. Mae’n syniad da i gadarnhau unrhyw lwfansau gyda Chyllid a Thollau Ei Fawrhydi (CThEF) a gwneud cais am oddefeb o ran talu treuliau.
Am ragor o wybodaeth am fuddion a threuliau cyflogeion, gweler: Llywodraeth y DU – Canllaw ar Fuddion a Threuliau (Saesneg yn unig)
Sefydlu eich cyflogres
Bydd angen i chi sefydlu system gyflogres. Os nad ydych yn siŵr am hyn, gall Cefnogi Trydydd Sector Cymru (thirdsectorsupport.wales) eich helpu i ddod o hyd i ddarparwyr cyflogres neu adolygu contractau swyddi.
Mae dau opsiwn:
- Cyflogi biwro cyflogres arbenigol
- Gweithredu’r gyflogres eich hun
Oni bai bod gennych chi brofiad o redeg cyflogres, fe’ch cynghorir i ddefnyddio biwro cyflogres. Gall Cefnogi Trydydd Sector Cymru eich helpu i ddod o hyd i gyflenwr.
Beth bynnag y byddwch chi’n ei wneud, bydd angen i chi gofrestru â CThEF fel cyflogwr newydd ar eu llinell gofrestru (0300 200 3211). Rhaid gwneud hyn cyn y diwrnod talu cyntaf. Byddant wedyn yn anfon cofnod cyflogres atoch ar gyfer PAYE Online.
Cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol
Cyn gynted ag y byddwch chi’n gyflogwr, bydd yn rhaid i chi gydymffurfio â nifer o rwymedigaethau ariannol a threthiant allweddol:
- Talu o leiaf yr Isafswm Cyflog Cenedlaethol i’ch staff
- Cofrestru eich cyflogeion yn awtomatig ar gynllun pensiwn, fel y nodwyd uchod
- Sicrhau bod cyfraniadau Treth Incwm ac Yswiriant Gwladol TWE (Talu Wrth Ennill) yn cael eu talu i Gyllid y Wlad erbyn y dyddiadau pan fyddant yn ddyledus (misol neu chwarterol yn unol â’r hyn a gytunwyd gyda’ch swyddfa dalu)
- Anfon ffurflenni penodol at gyflogeion a/neu Gyllid y Wlad erbyn y dyddiadau penodedig
- Sicrhau bod gan y bobl rydych chi’n eu cyflogi yr hawl gyfreithiol i weithio yn y DU (gweler y canllaw yma) a’ch bod yn cadw tystiolaeth o hynny
Rhaid i gyflogwyr baratoi datganiad cyflog ysgrifenedig unigol cyn neu ar yr adeg y byddant yn cael eu talu. Rhaid i’r datganiad ddangos y cyflog gros a’r cyflog net (cyflog mynd adref), gyda swm pob didyniad amrywiol a’r rheswm amdano.
Casgliad
Mae cyflogi pobl am y tro cyntaf yn gam cyffrous yn natblygiad eich mudiad, ond mae hefyd yn fuddsoddiad sylweddol o ran adnoddau ac nid yw heb risgiau, felly mae’n bwysig cymryd amser ar y dechrau i wneud pethau’n iawn ac i wneud yn siŵr bod y broses yn rhedeg yn esmwyth i’ch mudiad a’i staff newydd.
Caiff yr wybodaeth hon ei darparu fel canllaw cyffredinol ac ni fwriedir iddi fod yn gyngor proffesiynol.
Gwybodaeth bellach
Cyllid a Thollau Ei Fawrhydi
Gweithio llywodraeth y DU
Y Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol (EHRC)
Ffôn: 0808 800 0082
Ffôn testun: 0808 800 0084
[email protected]
www.equalityhumanrights.com/wales/
Pay Connect – Gwasanaeth Cyflogres i’r Trydydd Sector
Ffôn: 01745 357588
ACAS
Ffôn: 08457 474747
Y Rheoleiddiwr Pensiynau
Ffôn: 0345 600 0707
