Treuliau gwirfoddolwyr

Ar y dudalen hon

• Trosolwg
• Pwysigrwydd ad-dalu treuliau gwirfoddolwyr
• Treuliau cyfreithlon gwirfoddolwyr
• Treuliau a Chymorth Rhodd
• Polisi Ad-dalu Treuliau

Trosolwg

Mae’r dudalen wybodaeth hon yn amlinellu pwysigrwydd ad-dalu’r treuliau y mae gwirfoddolwyr yn eu hysgwyddo, beth sy’n gyfreithlon, y berthynas rhwng treuliau a chymorth rhodd a beth i’w ystyried wrth baratoi Polisi ‘Ad-dalu Treuliau’.

Polisi Model Ad-dalu Treuliau

Mae templed ar gael i’ch helpu i greu Polisi model ad-dalu treuliau

Polisi Model Ad-dalu Treuliau

Pwysigrwydd ad-dalu treuliau gwirfoddolwyr

Mae ad-dalu treuliau yn fater cyfle cyfartal. Darganfu ymchwil i rwystrau posibl i wirfoddoli mai diffyg treuliau allan-o-boced oedd y ffactor mwyaf a oedd yn atal pobl rhag cymryd rhan.

Mae gwirfoddolwyr yn rhoi eu hamser fel rhodd, ac ni ddylid disgwyl iddynt roi arian hefyd; nid yw pawb yn gallu gwneud hyn, sy’n eithrio rhai gwirfoddolwyr i bob pwrpas.

Mae gwirfoddolwyr yn gwerthfawrogi cael gwybod, a chael eu hatgoffa, sut i hawlio ad-daliad y treuliau y cytunwyd arnynt yn ystod y cyfnod sefydlu a goruchwylio, mewn diwylliant sy’n annog y broses hon.

Drwyddi draw, mae ad-daliad yn caniatáu i fudiad ddeall gwir gostau cymorth gwirfoddoli yn well a gall fod yn gefnogol wrth asesu gofynion cyllido yn y dyfodol.

Treuliau cyfreithlon gwirfoddolwyr

Mae Cyllid a Thollau EF (CThEF) a’r Adran Gwaith a Phensiynau yn cydnabod bod y canlynol yn dreuliau cyfreithlon ar gyfer gwirfoddolwyr:

• Teithio i’r man lle mae’r gwirfoddoli yn digwydd ac oddi yno
• Teithio yn ystod gwirfoddoli
• Prydau bwyd a gymerwyd wrth wirfoddoli
• Costau postio a ffôn
• Gofalu am blant a dibynyddion eraill yn ystod cyfnod gwirfoddoli
• Cost dillad amddiffynnol neu arbennig sy’n ofynnol ar gyfer gwirfoddoli

Dylai treuliau gwirfoddolwyr fod y costau gwirioneddol a ysgwyddwyd, wedi’u hategu gan dderbynebau lle bynnag y bo modd. Dylai milltiroedd fod ar gyfradd ‘resymol’ – er enghraifft o fewn terfynau Cyllid a Thollau EF. Mae’r rhain wedi’u gosod ar lefel i ystyried dibrisiant a chostau rhedeg eraill yn ogystal â thanwydd.

Dylid darparu derbynebau, tocynnau trên neu fws fel tystiolaeth o wariant. Mae rhai mudiadau’n diffinio terfyn daearyddol/pellter neu uchafswm gwerth y treuliau fydd yn cael eu had-dalu. Fe’ch anogir i edrych ar wefan CThEF i weld y cyfraddau cyfredol.

Mae’n bosibl i wirfoddolwyr gael eu had-dalu ymlaen llaw neu am wariant disgwyliedig cyn belled â bod tystiolaeth briodol o wariant yn dilyn. Er enghraifft, os yw teithio gwirfoddolwr i’w fan gwirfoddoli ac oddi yno yn costio £20 y mis mewn tocynnau bws, mae’n bosibl ad-dalu £20 i’r gwirfoddolwr ymlaen llaw ar ddechrau’r mis fel nad yw’n gorfod gwario cyn hawlio’r costau hynny yn ddiweddarach.

Nid yw hyn yn newid y ffaith mai dim ond treuliau cyfreithlon a ysgwyddwyd gwirioneddol neu sydd i’w hysgwyddo y gellir eu had-dalu heb effeithio ar sefyllfa budd-daliadau’r gwirfoddolwr.

Bydd angen yr un prawf, er enghraifft, derbynebau, hefyd i ddangos sut y gwariwyd yr arian. Ni ddylid rhoi taliadau cyfradd sefydlog i wirfoddolwyr i dalu eu treuliau e.e. lwfans cinio gan fod yn rhaid i dreuliau fod ar gyfer gwariant gwirioneddol allan o boced. Peidiwch â chael eich temtio i dalu mwy na’r swm wirioneddol sy’n cael ei wario. Gallai hyn beryglu unrhyw daliadau budd-daliadau y mae gwirfoddolwyr yn eu derbyn, ac o bosibl wynebu cosbau budd-daliadau.

Gellir ystyried treuliau sy’n fwy na chostau gwirioneddol gwirfoddolwyr fel taliad yn gyfnewid am ‘waith’ y maent wedi’i wneud. Gellid ystyried hyn (gan dribiwnlys neu gorff tebyg), fel perthynas gytundebol, gan roi hawliau cyflogaeth i’r gwirfoddolwyr – gan gynnwys yr isafswm cyflog cenedlaethol. Efallai y bydd goblygiadau treth hefyd i wirfoddolwyr sy’n derbyn arian y tu hwnt i dreuliau gwirioneddol sy’n gysylltiedig â gwirfoddolwyr.

Treuliau a Chymorth Rhodd

Os yw gwirfoddolwr yn dewis peidio â hawlio ei dreuliau, ni ellir hawlio Cymorth Rhodd ar y swm hwn. Fodd bynnag, gall y gwirfoddolwr hawlio treuliau a dewis ad-dalu hyn fel Cymorth Rhodd.

Pan fo diwylliant o ad-dalu treuliau yn cael ei greu, mae angen deall bod rhoddion ariannol ac unrhyw gymorth rhodd gan gefnogwyr, a threuliau gwirfoddolwyr a ysgwyddir wrth iddynt deithio i wirfoddoli, neu fynd ati i wirfoddoli, fod ar wahân.

Bydd rheolau arferol Cymorth Rhodd yn berthnasol a dylai fod tystiolaeth o drafodiad clir sy’n dangos rhodd ariannol gan y gwirfoddolwr i’r mudiad.

Polisi Treuliau

Bydd bod â pholisi ysgrifenedig ar dreuliau yn sicrhau bod eich staff, gwirfoddolwyr ac unrhyw un sy’n gofyn yn gwybod beth yw hawliau gwirfoddolwyr a’r gweithdrefnau ar gyfer eu hawlio.

Efallai yr hoffech roi uchafswm synhwyrol ar rai treuliau, er mwyn atal camddealltwriaeth, neu embaras os ydych chi’n cael derbynebau nad ydynt yn fforddiadwy ar gyfer gwariant. Bydd eich uchafswm yn dibynnu ar gostau lleol a’ch sefyllfa ariannol. Dylai fod yn ddigonol i ganiatáu i wirfoddolwyr gael byrbryd a diod poeth – mae hyd at £5 yn sicr yn rhesymol.

Mae hefyd yn rhesymol gofyn i wirfoddolwyr ddefnyddio’r math rhesymol rhataf o drafnidiaeth gyhoeddus, fodd bynnag, gan gydnabod efallai nad hwn bob amser yw’r dewis mwyaf addas i rai gwirfoddolwyr. Efallai y bydd angen defnyddio teithio preifat ar rai gwirfoddolwyr, fel tacsis. Mae’n werth ystyried anghenion unigol, pan fyddwch chi’n amcangyfrif eich cyllideb ac yn ystyried eich polisi treuliau.

Yn gyffredinol, argymhellir anelu at gydraddoldeb rhwng cyfraddau treuliau ar gyfer staff a gwirfoddolwyr. Ni fyddai llawer o gyfiawnhad, er enghraifft, wrth fabwysiadu cyfraddau milltiroedd gwahanol ar gyfer staff a gwirfoddolwyr o fewn yr un mudiad ac mae’n adlewyrchu sut mae gwirfoddolwyr yn cael eu gwerthfawrogi gan y mudiad.

Gallai polisi treuliau gynnwys:

• Yr union dreuliau y gellir ac na ellir eu hawlio, ac ar ba gyfradd.
• Beth y gellir ei hawlio ac na ellir ei hawlio ar ran cleient lle mae’r gwirfoddoli yn cynnwys cyfeillio, ymweld neu deithio i weithgareddau cymdeithasol.
• Y weithdrefn ar gyfer hawlio, h.y. pryd, ar ba ffurflenni a pha gofnodion neu dderbynebau sydd eu hangen i gyd-fynd â hawliad.
• Beth sy’n digwydd ar ôl i hawliad gael ei wneud, a’r dull talu – arian parod, siec, i mewn i gyfrif banc.
• Sut i ofyn am ffordd ar gyfer ad-daliad ar unwaith (mân arian parod), neu yn wir pan gytunwyd arno gellir hawlio treuliau ymlaen llaw i atal anawsterau ariannol ac i alluogi gwirfoddolwyr i barhau i fynychu.
• Beth fydd yn digwydd os gwneir hawliad treuliau twyllodrus.
• Sut y byddwch chi’n cefnogi gwirfoddolwyr a allai fod angen help i lenwi ffurflenni.

Mae templed ‘Polisi Ad-dalu Treuliau Enghreifftiol’, y gellir ei addasu i’w ddefnyddio gan eich mudiad. [HYPERLINK TO TEMPLATE]