Ad-dalu eich gwirfoddolwyr: Polisi Ad-dalu Treuliau Enghreifftiol – TEMPLED

Templed canllaw yw hwn i’w ddiwygio a’i ddefnyddio fel y bo’n briodol, gan nodi popeth y cytunir arnynt fel cyfredol yn eich mudiad yn unig yn eich Polisi Ad-dalu Treuliau.

Rydym yn awgrymu eich bod yn creu eich fersiwn eich hun gyda logo a brand eich mudiad.

Byddai’r polisi hwn yn elwa o adolygiad rheolaidd, er enghraifft ochr yn ochr â’ch Polisi Gwirfoddoli a’ch Strategaeth Gwirfoddoli ac efallai y byddwch yn chwilio am gyllideb ychwanegol i ehangu’r hyn rydych chi’n dewis ei gynnig.

[TEITL EICH POLISI]

Mae ad-dalu treuliau yn ddangosydd pwysig o ansawdd o fewn gwirfoddoli fel y nodir yn y Cod Ymarfer ar gyfer Mudiadau sy’n Cynnwys Gwirfoddolwyr a Buddsoddi mewn Gwirfoddolwyr.

Mae’r ad-daliad hwn yn galluogi recriwtio a chadw’r sylfaen o wirfoddolwyr mwyaf amrywiol. Rydym yn dymuno datblygu diwylliant o ad-daliad ac yn croesawu ein holl wirfoddolwyr i hawlio eu treuliau yn ôl. Mae hyn yn ein helpu ni fel mudiad i asesu gwir gost gwirfoddoli a datblygu cyllidebau yn unol â hynny.

Ni fydd gwirfoddolwyr sy’n cynnal gweithgareddau gwirfoddoli i [ENW’R MUDIAD] allan o boced o ganlyniad i’w cyfranogiad. Bydd treuliau cytunedig allan o boced, sy’n ofynnol i gyflawni’r gweithgaredd gwirfoddoli, yn cael eu had-dalu ac ni ddylai effeithio ar hawliadau budd-daliadau nac unrhyw oblygiadau cyfreithiol neu dreth eraill.

Gall gwirfoddolwyr hawlio treuliau allan o boced pan fyddant yn ymwneud ag unrhyw weithgareddau sy’n ymwneud â’u gwirfoddoli gyda [ENW’R MUDIAD]. Yn unol â gofynion Cyllid a Thollau Ei Fawrhydi (CThEF), bydd y treuliau a ad-dalir yn gostau gwirioneddol sy’n cael ei wario. Dylai’r holl dreuliau a hawlir gael eu hategu gan dderbynebau dilys fel tystiolaeth o wariant.

Mae’r treuliau y mae gan wirfoddolwyr hawl i gael eu had-dalu wrth wirfoddoli yn [ENW’R MUDIAD] wedi’u rhestru isod:

• Teithio i’r man lle mae’r gwirfoddoli yn digwydd ac oddi yno.
• Teithio wrth wirfoddoli.
• Gall prydau bwyd a gymerir yn ystod gwirfoddoli fod ar gael lle mae gwirfoddolwr yn cyfrannu mwy na 4 awr yn barhaus (cydnabyddir bod hyd at £5 yn rhesymol)
• Os nad yw ar gael i’r gwirfoddolwr, ond yn angenrheidiol, costau postio, deunydd ysgrifennu a ffôn a deunyddiau neu offer eraill sydd eu hangen ar gyfer y gweithgareddau gwirfoddoli.
• Os nad yw ar gael i’r gwirfoddolwr, ond yn angenrheidiol, cost offer neu ddillad amddiffynnol neu arbennig.
• Treuliau cymeradwy eraill sy’n ymwneud â rôl neu weithgaredd gwirfoddoli.
• Gofalu am ddibynwyr, gan gynnwys plant, yn ystod y cyfnod o wirfoddoli (gweler isod)

Os nad ydych yn siŵr a yw gwariant yn ddilys, dylai gwirfoddolwyr wirio gyda’r rheolwr gwirfoddol NEU eu person cyswllt a enwir.

Mae’r wybodaeth hon am ad-dalu treuliau yn unol â chanllawiau’r Cyllid y Wlad a’r Adran Gwaith a Phensiynau. I gael rhagor o wybodaeth, ewch i: Llywodraeth y DU – Treuliau a Budd-daliadau

Treuliau

Teithio

Bydd treuliau’n cael eu had-dalu am unrhyw deithio i’r man lle mae’r gwirfoddoli yn digwydd ac oddi yno a theithio yn ystod gwirfoddoli.

Byddai [ENW’R MUDIAD] yn annog defnyddio trafnidiaeth gyhoeddus lle bo hynny’n bosibl. Bydd tocynnau bws a thrên lle bo angen, yn cael eu had-dalu i’n gwirfoddolwyr ar ôl dangos derbynebau/tocynnau

Milltiroedd – Os yw gwirfoddolwyr yn gyrru eu car eu hunain ar gyfer gwirfoddoli, byddant yn cael eu had-dalu ar gyfradd o 45c y filltir, mae gennym gyfradd ar wahân i’r rhai sy’n defnyddio beic modur o 24c y filltir ac 20c y filltir i annog defnyddio beicio. Rydym yn ad-dalu prisiau tacsi ar ôl i chi gytuno â’r rheolwr gwirfoddoli.

Costau gofal plant a gofal

Bydd [ENW’R MUDIAD] yn ad-dalu costau gofal plant a gofal fel y cytunwyd. Rhaid defnyddio darparwr gofal plant neu ofal cofrestredig, er mwyn i wirfoddolwyr hawlio’r treuliau hyn yn ôl. Bydd costau gofal plant yn cael eu had-dalu am hyd at £5 yr awr fesul plentyn a bydd costau gofal yn cael eu had-dalu ar y gyfradd a drafodwyd gyda’r gwirfoddolwr. Rhaid ategu dogfennau dilys (derbynebau, anfonebau neu daflenni amser) sy’n rhoi manylion dyddiad a hyd y ddarpariaeth gofal / gofal plant er mwyn hawlio’r ad-daliad.

Talu Treuliau

I hawlio treuliau, bydd angen i wirfoddolwyr lenwi’r ffurflen hawlio Ad-dalu Treuliau atodedig [MUDIADAU I FOD Â’U FFURFLEN HAWLIO A’U PROSES EU HUNAIN SY’N HAWDD I’W CWBLHAU]. Anogir gwirfoddolwyr i ofyn os oes angen unrhyw help arnynt i lenwi’r ffurflenni.

Mae hawliadau fel arfer yn cael eu talu trwy BACS, os yw hyn yn broblem i wirfoddolwyr, fe’u hanogir i siarad â’u Rheolwr Gwirfoddolwyr. Mae ychydig o arian parod ar gael i’r gwirfoddolwyr hynny sydd angen ad-daliad ar unwaith.

Ein cylch proses fewnol / BACS arferol yw derbyn ffurflenni ad-daliad treuliau a’u setlo erbyn [YCHWANEGWCH YN BENODOL I’CH MUDIAD YMA e.e. amser cau bob dydd Gwener, diwedd y mis]. Os bydd newidiadau i’r broses hon ar adegau penodol o’r flwyddyn, bydd gwirfoddolwyr yn cael eu hysbysu.

Dylid setlo’r holl ad-daliadau treuliau yn rheolaidd a [YCHWANEGWCH YN BENODOL I’CH MUDIAD YMA e.e. dim hwyrach na bob 3 mis, i gynorthwyo ein hadran gyllid] a rhaid cyflwyno pob ad-daliad o hawliadau treuliau gwirfoddoli erbyn diwedd y flwyddyn ariannol.

Mae’n bosibl, mewn rhai amgylchiadau, hawlio treuliau ymlaen llaw. Dylai gwirfoddolwyr siarad â’u Rheolwr Gwirfoddolwyr am ragor o fanylion.