Dirwyn i ben – y camau ac opsiynau eraill

Trosolwg

• Beth y mae ‘dirwyn i ben’ yn ei olygu?
• A all elusen gael ei dirwyn i ben?
• Pam fyddai angen i elusen ystyried dirwyn i ben?
• Pa ddewisiadau eraill sydd yn hytrach na dirwyn i ben?
• Tynnu’r elusen oddi ar y gofrestr elusennau
• Cadw cofnodion ar ôl dirwyn i ben
• Gwybodaeth bellach
• Ymwadiad

Beth y mae ‘dirwyn i ben’ yn ei olygu?

Yr oll yw ‘dirwyn i ben’ yw term arall am ‘ddiddymu’ sef y broses
o ddirwyn mudiad i ben, a chaiff asedau ac eiddo’r mudiad eu hailddosbarthu.

A all elusen gael ei dirwyn i ben?

Mewn sefyllfaoedd penodol gall elusen naill ai gael ei dirwyn i ben neu gall ei hasedau gael eu trosglwyddo i elusen arall. Mae hwn yn faes cymhleth o’r gyfraith, a rhaid i ymddiriedolwyr sicrhau eu bod yn gweithredu’n gyfreithlon. Dylid cyfeirio at ddogfen lywodraethu’r elusen i weld a sefydlwyd ‘cymal diddymu’, yn amlinellu’r camau sy’n ofynnol i gau’r elusen i lawr.

Fodd bynnag, os na cheir cymal diddymu yn y ddogfen lywodraethu bydd angen i’r Comisiwn Elusennau weithredu un ar gyfer yr elusen. Os yw hyn yn angenrheidiol dylai’r bwrdd ymddiriedolwyr/pwyllgor rheoli (‘y bwrdd’) gysylltu â’r Comisiwn Elusennau am gyngor cyn gwneud unrhyw argymhellion i aelodau’r mudiad neu gymryd unrhyw gamau pellach.

Pam fyddai angen i elusen ystyried dirwyn i ben?

Gallai elusen sy’n parhau i weithredu heb ddyfodol hyfyw fod yn gwastraffu arian a allai gael ei ddefnyddio’n well drwy ddirwyn yr elusen i ben a throsglwyddo ei hasedau i elusen arall.

Gall dirwyn elusen i ben fod yn gam cadarnhaol naill ai i gydnabod bod cenhadaeth yr elusen bellach wedi’i chwblhau neu wedi darfod â bod, neu na ellir defnyddio arian elusennol yn effeithiol yn y mudiad hwnnw mwyach. Neu, mae’n bosib y bydd ar ymddiriedolwyr angen ystyried dirwyn yr elusen i ben os yw’n debygol o fynd yn ansolfent.

Mae’n anghyfreithlon i gwmni fasnachu pan mae’n ansolfent, felly rhaid i ymddiriedolwyr cwmnïau elusennol fod yn ymwybodol o ba bryd y mae’r cwmni maent yn rhan ohono wedi cyrraedd y pwynt hwn er mwyn osgoi
gweithredu’n anghyfreithlon. Yn ymarferol ceir dau brawf ar wahân ar gyfer methdaliad, a gall methu’r naill brawf neu’r llall ddynodi methdaliad:

1. mae’r elusen yn methu â thalu ei dyledion pan maent yn ddyledus;
2. mae gwerth ei rhwymedigaethau (hynny yw, ei gwariant neu ei dyledion) yn fwy na gwerth ei hasedau.

Eich atebolrwydd chi fel ymddiriedolwr/aelod

Mae ymlyniad emosiynol ag elusen neu achos yn aml yn rhwystro ymddiriedolwyr rhag dirwyn eu helusen i ben, hyd yn oed pan ddaw’n amlwg nad oes iddi ddyfodol hyfyw mwyach.

Yn dechnegol, ni all elusen anghorfforedig fod yn ansolfent er hynny oherwydd nad oes iddi hunaniaeth gyfreithlon ar wahân i’w haelodau a’i hymddiriedolwyr. Mae hyn yn golygu bod atebolrwydd yr elusen yn atebolrwydd i’w hymddiriedolwyr a’i haelodau, pa un a ydynt wedi gweithredu’n briodol ai peidio. Yn yr un modd, dylai ymddiriedolwyr cwmni elusennol leihau ei wariant pan ddaw’n amlwg na ellir osgoi methdaliad, fel arall gallant gael eu gorfodi i gyfrannu at dalu dyledion yr elusen.

Pa ddewisiadau eraill sydd yn hytrach na dirwyn i ben?

Cyn i fwrdd elusen benderfynu’n derfynol i ddirwyn yr elusen i ben, dylid ystyried yr opsiynau amgen hyn:

• Cwtogi neu dorri ar unrhyw wariant a fwriadwyd er mwyn lleihau lefel y gwariant yn is na lefel yr incwm/asedau.
• Datblygu ffynonellau nawdd amgen neu lansio apêl frys. Rhaid cymryd gofal digonol i sicrhau nad oes cyfyngiadau ar y cyfryw arian yn ei rwystro rhag cael ei ddefnyddio i dalu i’r credydwyr presennol. Rhaid i’r ymddiriedolwyr sicrhau yr hysbysir y rhoddwyr y gallai’r arian newydd a godir gael ei ddefnyddio i dalu dyledion yr elusen.
• Cynnal adolygiad o ymrwymiadau’r elusen i weld a ydynt yn gyfreithiol orfodol ynteu’n ddewisol. Hyd yn oed os oes cytundebau contractyddol yn bodoli mae’n bosib bod lle i drafod.
• Rhoi’r gorau i rai o weithgareddau’r elusen neu drosglwyddo rhai gweithgareddau i elusennau neu gwmnïau eraill. Mae’n bosib bod modd rhyddhau gwerth asedau sefydlog a buddsoddiadau (h.y. eu troi’n arian) i dalu credydwyr.
• Benthyca arian gan gefnogwyr yr elusen, o bosib yn ddi-log. Neu gellid benthyca arian o fanc ar delerau masnachol, neu gallai’r elusen ymrwymo i drefniadau gwerthu neu adlesu ar gyfer rhai o’i hasedau.
• Edrych ar y posibilrwydd o ehangu amcanion yr elusen, os yw’n briodol gwneud hynny. Er enghraifft, gall elusen fod wedi cael ei sefydlu gyda tharged penodol ond gallai ganfod yn ystod ei gwaith bod anghenion ychwanegol wedi dod i’r golwg. Os yw hyn yn digwydd mae sawl ffordd o ymateb i’r sefyllfa. Dylai dogfen lywodraethu elusen gynnwys pŵer diwygio, ond os nad yw’n cynnwys y pŵer hwn gall ymddiriedolwyr elusen anghorfforedig geisio caniatâd y Comisiwn Elusennau i ehangu ei hamcanion. Dylai elusen sydd â phŵer diwygio sicrhau bod yr amcanion newydd yn cyd-fynd ag amcanion eu hymddiriedolaeth. Mae’r buddiolwyr yn allweddol; dylai amcanion newydd fod o fantais i’r buddiolwyr presennol ac ni ddylent wrthdaro ag amcanion eraill.
• Uno ag elusen arall/elusennau eraill sydd ag amcanion tebyg, neu negodi gyda nhw i helpu i dalu ymrwymiadau sydd heb eu talu. Rhaid cymryd gofal i sicrhau bod unrhyw gynlluniau o’r fath yn arwain at i’r credydwyr gael eu talu’n foddhaol. Gallai trosglwyddo asedau allan o elusen, fel arall, gynyddu risg atebolrwydd personol i’r ymddiriedolwyr.

Beth y mae arnoch angen ei ystyried os ydych chi’n bwriadu
uno?

Os yw elusen yn ystyried posibilrwydd uno, y prif feysydd i’w hystyried yw:

• Mathau o uno – y canlyniad a geisir fydd yn pennu’r broses. Gellir ffurfio elusen newydd i gymryd asedau dwy elusen sy’n bodoli eisoes, gellir diddymu un a throsglwyddo ei hasedau i un arall, neu gall un elusen fod yn is elusen i un arall.
• Amcanion elusennol – rhaid i elusen weithredu o fewn telerau ei hamcanion bob amser. Mae’n bwysig i elusennau sy’n uno fod ag amcanion cydnaws, felly os ydynt yn wahanol bydd angen diwygio’r amcanion.
• Rôl y Comisiwn Elusennau – os oes problemau gyda gallu elusen i ddiwygio ei hamcanion, gall y Comisiwn Elusennau weithredu cynllun cy pres. Gall y Comisiwn Elusennau fod yn gysylltiedig â gwneud cynllun os delir gwaddol parhaol ac os yw’r elusen sy’n derbyn yn gwmni.
• Materion i’w hystyried – mae angen rhoi sylw i faterion strwythurol ac ymarferol, megis cyfansoddiad bwrdd yr ymddiriedolwyr, aelodaeth, trefniant mewnol ac wrth gwrs enw.
• Rhwymedigaethau posib i’r dyfodol – gall elusen sy’n derbyn asedau a gweithgareddau elusen arall gymryd y cyfrifoldeb dros y rhwymedigaethau. Ymysg y meysydd sy’n peri pryder yn benodol y mae TAW, trosglwyddo gweithwyr, a chynllun pensiwn buddion diffiniedig gyda rhwymedigaethau parhaus.
• Y gofrestr o elusennau sydd wedi uno – cyflwynwyd gan Ddeddf Elusennau 2006, mae hon yn trosglwyddo rhoddion neu gymynroddion a wnaed i’r elusen gyfunol i’r elusen olynol.

Os penderfynwch mai dirwyn yr elusen i ben yw’r opsiwn gorau, sut y gellir dechrau’r drefn ddiddymu?

I ddechrau mae’n rhaid canfod sut y gall yr elusen dan sylw gael ei dirwyn i ben. Bydd hyn yn dibynnu ar ba fath o strwythur cyfreithiol sydd gan yr elusen, yr hyn a ddywed yn y ddogfen lywodraethu ac a oes gan yr elusen ‘waddol parhaol’ (eiddo na ellir ei wario fel incwm).

Mae’n debygol y bydd yr elusen yn syrthio i un o’r categorïau canlynol:

1. Mae’r elusen hefyd yn gwmni: Mae gan gwmni elusennol hawl awtomatig i wario’i holl asedau ar ei ddibenion, felly unwaith y gwneir hyn gellir diddymu’r elusen a’i thynnu oddi ar gofrestr Tŷ’r Cwmnïau.
2. Elusen anghorfforedig ydyw a cheir cymal diddymu yn y ddogfen lywodraethu (fel y crybwyllir uchod): Os ceir cymal yn y ddogfen lywodraethu a fydd yn dweud sut y dylid dirwyn yr elusen i ben a’r hyn a ddylai ddigwydd i’r asedau sy’n weddill, rhaid i’r ymddiriedolwyr ei ddilyn.
3. Elusen anghorfforedig ydyw ac ni cheir cymal diddymu yn y ddogfen lywodraethu ac nid oes gwaddol parhaol: Os na cheir cymal diddymu penodol ond mae modd gwario holl asedau’r elusen, caiff yr ymddiriedolwyr wario’r holl asedau sy’n weddill ar amcanion yr elusen. Neu, mae’n bosib y gallai’r ymddiriedolwyr drosglwyddo’r asedau i elusen arall sydd ag amcanion tebyg.
4. Elusen anghorfforedig ydyw, ni cheir cymal diddymu yn y ddogfen lywodraethu a cheir gwaddol parhaol: Os oes gan elusen waddol parhaol ni ellir ei dirwyn i ben nes delio â’r gwaddol parhaol. Gallai’r ymddiriedolwyr geisio cymeradwyaeth gan y Comisiwn Elusennau i wario’r gwaddol parhaol, neu gallent ei drosglwyddo i elusen arall sydd ag amcanion tebyg. Neu, os oedd yr ymddiriedolwyr eisiau dirwyn i ben oherwydd na allent gyflawni amcanion cyfredol yr elusen, gallent ystyried newid yr amcanion.

Beth sy’n digwydd ar ôl i’r elusen gael ei dirwyn i ben?

Ar ôl penderfynu sut y dylai’r elusen gael ei dirwyn i ben, gall y broses dirwyn i ben fwrw ymlaen. Yna, ar ôl i’r mudiad gael ei ddirwyn i ben yn ffurfiol, mae angen gwneud y canlynol:

• dylid cau’r cyfrif banc
• dylai’r holl gofnodion papur nad oes angen eu cadw gael eu rhwygo (nid dim ond eu taflu ymaith)
• dylid glanhau neu ailfformatio holl yriannau caled y cyfrifiaduron fel nad yw’r dogfennau sy’n gysylltiedig â’r sefydliad ar gael mwyach
• dylid dinistrio’r holl bapurau pennawd, dalenni cyfarchion ayb
• dylid cau’r wefan i lawr
• dylid cau pob cyfrif e-bost
• rhaid i’r ymddiriedolwyr hysbysu’r Comisiwn Elusennau (gweler isod)

Tynnu’r elusen oddi ar y gofrestr elusennau

Un o ofynion Y Ddeddf Elusennau yw bod ymddiriedolwyr elusen gofrestredig yn hysbysu’r Comisiwn Elusennau nad yw’r elusen yn bodoli mwyach, ac yna rhaid i’r Comisiwn Elusennau dynnu enw’r elusen honno oddi ar y Gofrestr Elusennau (‘y Gofrestr’).

Er mwyn cyflawni’r gofynion cyfreithiol hyn dylai’r ymddiriedolwyr, ar ôl defnyddio holl eiddo’r elusen, anfon at y Comisiwn Elusennau:

• gopi o’r penderfyniad i ddirwyn yr elusen i ben
• y cyfrifon olaf sydd, i elusennau ag incwm neu wariant dros £10,000 yn y cyfnod y mae’r cyfrifon yn berthnasol iddo, yn gorfod mynd drwy’r broses graffu allanol statudol briodol (bydd angen hysbysu’r Comisiwn Elusennau os nad oes arian digonol i dalu costau craffu allanol os caiff elusen ei dirwyn i ben oherwydd ansolfedd)
• datganiad o ddosbarthiad terfynol yr asedau os na ddangosir hyn yn y cyfrifon (dylai hwn gael ei lofnodi gan yr ymddiriedolwyr a, gorau oll, gan yr archwiliwr neu’r archwilydd allanol). Pan fydd y Comisiwn Elusennau yn fodlon gyda’r wybodaeth a anfonwyd atynt caiff enw’r elusen ei dynnu oddi ar y Gofrestr. Gall peidio â hysbysu’r Comisiwn Elusennau bod elusen wedi cael ei dirwyn i ben neu ei diddymu arwain at ymholiadau’n cael eu gwneud am yr hyn a ddigwyddodd i’r elusen a’i hasedau.

Cadw cofnodion ar ôl dirwyn i ben

Ar ôl i elusen gael ei dirwyn i ben neu ei diddymu, rhaid i’r ymddiriedolwyr
drefnu i’w chofnodion a’i llyfrau cyfrifon gael eu cadw:

• am o leiaf dair blynedd ar ôl y flwyddyn y’u gwnaed os yw’n gwmni elusennol
• am o leiaf chwe blynedd ar ôl y flwyddyn y’u gwnaed os yw’n elusen anghorfforedig.

Mae’r cofnodion cyfrifo y mae’n rhaid eu cadw yn cynnwys llyfrau arian, anfonebau, derbynebau ac unrhyw gofnod tebyg o weithgareddau ariannol yr elusen.

Gwybodaeth bellach

Am ragor o gyngor am y camau ymarferol sy’n gysylltiedig â dirwyn elusen i ben ewch i’r canllawiau canlynol gan y Comisiwn Elusennau:

Rheoli trafferthion ariannol a methdaliad mewn elusennau
(CC12)

Y Comisiwn Elusennau
https://www.gov.uk/government/publications/managing-financial-difficulties-insolvency-in-charities-cc12

Cau elusen

Y comisiwn elusennau
https://www.gov.uk/guidance/how-to-close-a-charity

Gwneud cais i gael eich ychwanegu at y gofrestr uno
Y comisiwn elusennau
https://www.gov.uk/guidance/how-to-merge-charities

Ymwadiad

Rhwydwaith o fudiadau cymorth i’r trydydd sector cyfan yng Nghymru yw Cefnogi Trydydd Sector Cymru.

Ceir ynddo’r 19 corff cymorth lleol a rhanbarthol ledled Cymru, y Cynghorau Gwirfoddol Sirol, a’r corff cymorth cenedlaethol, Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (CGGC).
Am ragor o wybodaeth cysylltwch â
https://thirdsectorsupport.wales/cy/cysylltu/

Mae’r wybodaeth a ddarperir yn y daflen hon ar gyfer cyfarwyddyd yn unig. Nid yw’n amnewid am gyngor proffesiynol ac ni allwn dderbyn unrhyw gyfrifoldeb am golled o ganlyniad i unrhyw un sy’n gweithredu neu’n gwrthod gweithredu arno.