Datblygu tendr llwyddiannus
Wedi diweddaru Medi 2025
Trosolwg
- Beth yw tendr?
- Deall y gofynion
- Paratoi a chynllunio
- Beth sy’n gwneud tendr da?
- Pam mae tendrau yn methu
- Crynodeb ac awgrymiadau gwych
- Gwybodaeth bellach
Mae mwy a mwy o fudiadau’r sector gwirfoddol yn ceisio amrywio eu ffynonellau incwm drwy ymgorffori strategaethau a thechnegau a fydd yn sicrhau sylfaen gynaliadwy o gyllid iddynt. Mae tendro ar gyfer cyflenwi nwyddau neu wasanaethau o dan delerau contract yn un o’r nifer o ddewisiadau y gellir eu hystyried er mwyn creu incwm.
Mae contractau’n cael eu hennill, a’u colli, ar sail ansawdd y cynigion a gyflwynir felly mae gallu ysgrifennu tendr da yn hanfodol. Bwriad y daflen wybodaeth hon yw rhoi darlun cryno o sut mae datblygu tendr llwyddiannus.
Beth yw tendr?
Fel arfer, bydd corff prynu (sefydliadau neu endidau sy’n cyhoeddi tendrau i gaffael nwyddau, gwasanaethau, neu waith – mae’r cyrff hyn fel arfer yn gyfrifol am reoli adnoddau neu arian cyhoeddus ac yn gweithredu o dan gyfreithiau a rheoliadau caffael) yn cyhoeddi Gwahoddiad i Dendro (ITT) neu Gais am Ddyfynbris (RfQ) gan wahodd unrhyw bartïon â diddordeb i gyflwyno bid, neu dendr, ar gyfer darparu nwyddau neu wasanaethau. Tendr yw’r ddogfen ysgrifenedig y byddwch chi’n ei chyflwyno wrth ymateb i’r gwahoddiad hwn.
Mae tendr yn ffordd ysgrifenedig o gyfleu eich cynnig i’r prynwr. Dylai ddangos eich bod yn deall y gofynion ac yn gallu eu bodloni, eich bod yn cynnig gwerth am arian ac, yn anad dim, eich bod yn gallu darparu’r nwyddau/gwasanaethau sydd eu hangen.
Dylai tendr roi darlun cywir o’ch mudiad oherwydd gellir eich dal yn atebol am yr holl wybodaeth a gyflwynir yn y tendr os byddwch yn llwyddo i ennill y contract.
Deall y gofynion
Bydd tendr da yn dangos dealltwriaeth drylwyr o’r hyn y mae’r corff prynu yn gofyn amdano, a bydd yn cynnig atebion effeithiol a chyraeddadwy er mwyn bodloni’r gofynion hyn. Felly mae’n rhaid i chi ddeall yn llwyr yr hyn y gofynnir amdano a pham, a bod mewn sefyllfa i ymateb yn briodol.
Bydd gofynion y prynwr yn cael eu nodi fel arfer mewn dogfen o’r enw ‘Manyleb’ neu ‘Manyleb y gwasanaeth’. Rhaid i chi astudio hon yn ofalus, ynghyd ag unrhyw wybodaeth ategol. Bydd prynwyr hefyd yn rhoi manylion ar sut y rhoddir sgôr i dendrau (meini prawf gwerthuso) a bydd y rhain yn eich helpu i ddeall meysydd pwysicaf y tendr a sut yr asesir ‘gwerth am arian’. Mae hon yn adran bwysig iawn a rhaid i chi sicrhau eich bod yn rhoi sylw i bob elfen o’r maen prawf ar eich tendr.
Paratoi a chynllunio
Rhaid neilltuo amser ac adnoddau er mwyn llunio tendr llwyddiannus. Cyn rhoi pin ar bapur, lluniwch gynllun gwaith a allai gynnwys y canlynol:
- Pa wybodaeth y gofynnir amdani, a faint o amser y bydd ei angen i’w chasglu
- Amserlen ar gyfer drafftio, golygu a gwirio eich ymateb tendr
- Pwy arall yn eich tîm a allai fod ei angen i’ch helpu chi i lunio’r tendr
- ● Ystyried sut mae’r gwaith yn cyd-fynd â blaenoriaethau’r mudiad ac a fyddai’n tynnu sylw/dargyfeirio gormod o adnoddau oddi wrth weithgareddau/gwasanaethau eraill
- A yw’r gwaith yn cyd-fynd â phrif ddiben y mudiad? Os nad ydyw, efallai y bydd yn rhaid i chi dalu treth ar arian a gynhyrchir os yw uwchlaw trothwyon penodol
Beth sy’n gwneud tendr da?
1. Dilynwch cyfarwyddiadau
Mae prynwyr yn rhoi cyfarwyddiadau am reswm. Gall y rhain gynnwys manylion ynghylch cynllun y tendr a phryd ac i ble y dylid ei anfon. Os na fyddwch yn dilyn y cyfarwyddiadau, mae’n annhebygol y caiff eich tendr ei ystyried.
2. Ymateb trylwyr
Rhaid i chi roi sylw i bob un o’r gofynion a nodir ym manyleb y prynwr a’r maen prawf dyfarnu. Efallai y bydd disgwyl i chi fodloni safonau gofynnol er mwyn sicrhau bod eich tendr yn cael ei ystyried yn briodol.
Dangoswch eich bod yn deall y gofynion gyda chynigion yn seiliedig ar eich gwybodaeth, eich profiadau a’ch sgiliau.
3. Tystiolaeth ac enghreifftiau
Rhowch dystiolaeth ac enghreifftiau i gefnogi pob datganiad a wneir yn eich tendr. Dim ond ar sail y wybodaeth o’u blaenau y gall prynwyr benderfynu ynghylch a yw tendr yn bodloni eu gofynion neu beidio.
Cofiwch na chaiff prynwyr ystyried unrhyw ddogfennau ychwanegol y byddwch yn eu darparu. Os ydych yn bwriadu gwneud hyn, holwch cyn cyflwyno eich tendr.
4. Strwythur
Dylai strwythur tendr fod yn rhesymegol ac yn gydlynol, a dylai ddilyn trefn dogfennau’r tendr a anfonwyd atoch chi. Mewn tendrau sydd wedi’u strwythuro’n wael, gellir methu gwybodaeth bwysig yn ystod y gwerthusiad. Dylech hefyd roi sylw i gyfrif geiriau gan y gellir diystyru geiriau sydd dros yr uchafswm geiriau yn aml.
5. Ansawdd yr ysgrifennu
Yn aml, mae tendrau’n methu oherwydd bod yr ysgrifennu’n aneglur, yn afresymegol ac yn methu â chyfleu negeseuon allweddol y cynnig a wneir. Rhaid i dendrau gael eu hysgrifennu mewn ffordd sy’n glir, yn ddiamwys ac yn gwbl berthnasol.
6. Gramadeg, atalnodi a sillafu
Dylai tendrau fod yn ramadegol gywir, gan atalnodi’n briodol a sillafu’n gywir. Mae gramadeg a sillafu gwael yn edrych yn amhroffesiynol a bydd yn gwneud i’ch tendr ymddangos ei fod wedi’i gwblhau ar frys.
7. Gwybodaeth ariannol gywir
Nodwch gost lawn eich gwasanaethau, gan ystyried gorbenion ac argostau.
Rhowch ddigon o wybodaeth er mwyn i’r prynwr allu penderfynu a yw eich tendr yn cynnig gwerth am arian* neu beidio ac yn rhoi hyder iddynt yn eich gallu i reoli’r contract yn effeithiol. Cofiwch roi cyfrif am chwyddiant yn eich costau!
*Nodyn am ‘werth am arian’. Nid yw hyn yn golygu gwneud yn siŵr mai chi yw’r tendr rhataf.
Bydd o fudd pennaf i’ch mudiad dderbyn contractau sy’n talu eu costau fel isafswm, a chontractau o’r fath yn unig. Yn ddelfrydol, hoffech chi wneud incwm ychwanegol o ddarparu’r gwasanaeth hwn. Wrth roi gwerth am arian, rydym yn golygu bod gwerth eich model darparu yn amlwg. Gallai eich costau fod yn uwch na darparwyr eraill, ond efallai y byddwch yn gallu dangos tystiolaeth o ganlyniadau cryfach ac effaith ychwanegol.
8. Cyflwyniad
Bydd tendr sydd wedi’i gyflwyno’n dda bron yn ddieithriad yn gwneud yn well nag un sydd wedi’i gyflwyno’n wael. Peidiwch â chwblhau’r tendr mewn llawysgrifen, heblaw bod dim dewis arall. Mae mynegai’n ddefnyddiol, gyda thudalennau wedi’u rhifo a gwybodaeth ategol wedi’i labelu’n glir.
Pam mae tendrau yn methu
Yn gyffredinol, mae tendrau’n fwy biwrocrataidd na grantiau ac mae ganddynt weithdrefnau caeth/cadarn i’w dilyn. Mae’n hollbwysig eich bod yn dilyn y canllawiau a roddir.
Bydd tendrau’n aml yn methu am resymau y gellir eu hosgoi:
- Gwallau gweinyddol syml – megis peidio â llofnodi’r tendr neu fethu ei gyflwyno mewn pryd i’r unigolyn a’r lleoliad cywir
- Methu â darparu gwybodaeth ychwanegol neu ategol, neu hepgor darnau cyfan
- Methu ag ateb cwestiynau’n llawn neu o gwbl
- Ymatebion aneglur ac anghyson
- Cyfeiriadau at ddogfennau ychwanegol na ofynnwyd amdanynt fel rhan o’r cyflwyniad tendr a gyflwynwyd
- Methu â rhoi sylw i bob maes yn y maen prawf dyfarnu
Cod Ymarfer ar gyfer Ariannu’r Trydydd Sector
Mae’r Cod Ymarfer ar gyfer Ariannu’r Trydydd Sector yn rhan o Gynllun y Trydydd Sector, sy’n amlinellu’r berthynas rhwng Llywodraeth Cymru a’r sector gwirfoddol yng Nghymru. Cynhaliwyd gwaith i ddiweddaru’r Cod yn 2024, a chyhoeddwyd y fersiwn newydd yn 2025. Ar adeg ysgrifennu, mae’n berthnasol i’r ffordd mae Llywodraeth Cymru, ac Awdurdodau Lleol a Byrddau Iechyd sy’n darparu cyllid Llywodraeth Cymru, yn ariannu’r sector gwirfoddol. Y gobaith yw y bydd holl gyllid Awdurdodau Lleol a Byrddau Iechyd Cymru yn dod o dan y Cod maes o law.
Mae gan y Cod bum egwyddor allweddol y dylid eu cymhwyso i gynlluniau grant a chontractau:
- Deialog cynnar a pharhaus
- Hyblygrwydd
- Tegwch
- Sail ariannu briodol
- Gwerthfawrogi a deilliannau
Gellir defnyddio’r Cod fel ffordd o godi pryderon gyda chomisiynwyr a rhoddwyr grantiau statudol i sicrhau eich bod yn cael y cyfle gorau i gyflawni’n llwyddiannus.
Crynodeb ac awgrymiadau gwych
Mae tendr o safon:
- Yn deall holl ofynion y prynwr ac yn rhoi sylw iddynt
- Yn glir ynghylch y gwasanaeth rydych chi’n ei gynnig a sut mae’n cyflawni deilliannau/amcanion diffiniedig y prynwr
- Yn gystadleuol ac yn cynnig gwerth am arian
- Wedi’i ysgrifennu a’i gyflwyno’n dda, ac yn hawdd ei ddarllen
- Yn bodloni pob agwedd ar y fanyleb a’r meini prawf dyfarnu
- Yn cynnig gwerth ychwanegol – Sut y bydd y ffordd y byddwch chi’n darparu’r gwasanaeth yn darparu budd ychwanegol i’r defnyddwyr gwasanaeth a/neu’r prynwr neu efallai’r gymuned ehangach
Cofiwch
Cofiwch fod tendro yn cymryd amser ac adnoddau ac, yn anad dim, peidiwch â bod ofn gofyn cwestiynau!
Gwybodaeth bellach
Materion Cyfreithiol
CC37: Elusennau a Darparu Gwasanaeth Cyhoeddus – Comisiwn Elusennau
Mae CC37 Elusennau a darparu gwasanaeth cyhoeddus, a gynhyrchwyd gan y Comisiwn Elusennau, yn nodi’r ystyriaethau ar gyfer elusennau wrth ymrwymo i gontract.
TAW i Elusennau (Saesneg yn unig)
CThE – Dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau ynghylch goblygiadau treth at Gyllid a Thollau Ei Fawrhydi.
0845 302 0203
Cefnogi
Cynghorau Gwirfoddol Sirol yng Nghymru Cymorth Trydydd Sector Cymru
Mae Cynghorau Gwirfoddol Sirol yng Nghymru yn rhoi gwybodaeth am ystod eang o faterion ariannol a chyllido gan gynnwys tendro.
Gwerth Sylfaen Banc Lloyds o Fach
Taflenni Gwybodaeth Ychwanegol
