Cyflwyniad i Gaffael
Trosolwg
- Beth yw caffael?
- Prynu a’r sector cyhoeddus
- Rheoliadau prynu a chaffael
- Gwerthoedd ac amcanion y sector cyhoeddus
- Y broses gaffael
- Rhagor o wybodaeth
Mae mwy a mwy o fudiadau trydydd sector yn ceisio amrywio eu ffynonellau incwm drwy ymgorffori strategaethau a thechnegau a fydd yn sicrhau sylfaen gynaliadwy o gyllid iddynt. Mae cyflenwi nwyddau neu wasanaethau o dan delerau contract yn un o’r nifer o ddewisiadau y gellir eu hystyried er mwyn creu incwm.
Mae’r rhan fwyaf o fudiadau sector gwirfoddol sy’n cyflawni contractau yn gwneud hynny ar gyfer y sector cyhoeddus. Bwriad y daflen wybodaeth hon yw rhoi darlun cryno o gaffael yn y sector cyhoeddus.
Beth yw caffael?
Bob blwyddyn, bydd y sector cyhoeddus yn prynu llu o nwyddau a gwasanaethau gan ffynonellau allanol. Gall hyn gynnwys cyflenwadau sylfaenol i wasanaethau arbenigol
neu dalu contractwyr i ddarparu gwasanaethau i gwsmeriaid ar ei ran. Caffael yw enw’r broses hon o brynu a chael gafael ar y nwyddau a’r gwasanaethau hyn.
Ystyr caffael yw prynu nwyddau a gwasanaethau gan drydydd parti, o dan delerau contract sy’n gyfreithiol rwymol lle mae’r holl amodau sydd eu hangen i ffurfio contract wedi cael eu bodloni. Mae caffael yn ymwneud hefyd â’r prosesau a’r systemau ar gyfer rheoli’r trefniadau caffael nwyddau a gwasanaethau o’r dechrau i’r diwedd.
Prynu a’r sector cyhoeddus
Mae caffael yn broses sy’n esblygu yn y sector cyhoeddus. Yn ystod y blynyddoedd diwethaf, mae mesurau arfer da wedi cael eu datblygu er mwyn ymgysylltu â’r trydydd sector wrth gyflwyno gwasanaethau cyhoeddus, oherwydd mae’r ffaith bod mudiadau trydydd sector yn prysur ddod yn rhanddeiliaid allweddol wrth gyflwyno gwasanaethau cyhoeddus yn cael ei gydnabod fwyfwy. Mae’r datblygiadau hyn wedi cynnig amrywiol gyfleoedd gan gynnwys darparu gwasanaethau megis:
- Cludiant cymunedol
- Gwasanaethau gofal dydd neu ofal seibiant
- Triniaeth iechyd neu therapïau
- Ailgylchu
Gyda chaffael sector cyhoeddus yn ymwneud hefyd â defnyddio adnoddau ariannol yn effeithiol a gweithio a chydweithio gydag eraill, mae’n rhaid i fudiadau trydydd sector allu dangos eu gwerth ychwanegol wrth iddynt dendro am gontractau.
Rheoliadau prynu a chaffael
Gan fod prynu o fewn y sector cyhoeddus yn golygu gwario arian trethdalwyr, mae rheolau caeth i’w cael ar gyfer prosesau caffael. Ceir cyfreithiau yn y Deyrnas Unedig ac yn Ewrop sy’n diffinio sut mae’n rhaid i’r sector weithredu, gyda phopeth yn destun archwilio a chraffu.
Rhaid i brynu ddigwydd mewn ffordd deg, agored a thryloyw, fel nad oes neb yn cael ei eithrio’n annheg o’r broses. Rhaid i’r sector cyhoeddus ddangos bob amser hefyd fod unrhyw beth y mae’n ei brynu er budd y cyhoedd a’i fod yn cynnig y gwerth gorau am arian.
Fodd bynnag, mae’r dull o gaffael yn amrywio ar draws y sector cyhoeddus. Gan fod angen i fudiadau sector cyhoeddus fod yn hyblyg yn unol â’u hamgylchiadau eu hunain, nid oes dull penodol na safonol o brynu.
Mae llawer o fudiadau yn y sector cyhoeddus wedi datblygu eu gweithdrefnau, eu safonau a’u protocolau eu hunain o fewn y fframwaith deddfwriaethol, ac mae’n bwysig bod mudiadau sector gwirfoddol sy’n ystyried darparu gwasanaethau cyhoeddus yn dod yn gyfarwydd â’r mudiad sector cyhoeddus perthnasol ac yn ymgysylltu ag ef o’r dechrau.
Gwerthoedd ac amcanion y sector cyhoeddus
Ceir isod drosolwg o’r gwerthoedd a’r amcanion craidd sy’n gysylltiedig â chaffael yn y sector cyhoeddus. Gall deall yr ysgogwyr hyn helpu mudiadau trydydd sector i wella’u siawns o lwyddo wrth dendro am gontractau’r sector cyhoeddus.
Gwerth am arian – Nid yw hyn bob amser yn golygu’r pris isaf. Er enghraifft, efallai y bydd mudiad yn dangos arbedion cost mewn man arall neu’n gallu sicrhau gwelliannau fel cyfle cyfartal neu ganolbwyntio ar anghenion yr unigolyn yn ogystal â rhai cymunedol.
Cynaliadwyedd – Rhaid i wasanaethau a brynir gan y sector cyhoeddus fod yn gynaliadwy. Rhaid i fudiadau sector cyhoeddus fod yn ffyddiog bod mudiad yn gallu datblygu, canfod a darparu’r gwasanaeth dros oes cyfan y contract. Rhaid i fudiadau ddangos sut y gallent newid ac addasu gwasanaethau i fodloni gofynion deddfwriaethol, anghenion a’r galw sy’n newid.
Budd cymunedol – Mae’r sector cyhoeddus yn dechrau poeni fwyfwy am ba fudd a gaiff y gwasanaethau a ddarperir ganddynt i’r gymdeithas, i’r economi ac i’r amgylchedd. Mae’r sector gwirfoddol mewn sefyllfa ddelfrydol i gynorthwyo’r sector cyhoeddus i gyflawni ei dargedau er mwyn gwella ansawdd bywyd i bawb.
Y broses gaffael
Er bod y dulliau o fynd ati i gaffael yn amrywio ar draws y sector cyhoeddus, dilynir y broses isod fel rheol pan fydd penderfyniad wedi’i wneud i gynnig tendr cystadleuol ar gyfer cyflenwi nwyddau neu wasanaethau.
Cyflwyniad i Dendro
Ceir rhagor o wybodaeth am ddod o hyd i gyfleoedd tendro ar y daflen wybodaeth ‘Cyflwyniad i Dendro’
1. Diffinio’r strategaeth gaffael
Mae’r prynwr yn diffinio ei nodau, yn penderfynu beth sydd ei angen, yn paratoi achos busnes ac yna’n penderfynu sut y cyflawnir yr ymarfer caffael. Bydd hyn yn ystyried amodau’r farchnad, deddfwriaeth a pholisi sector cyhoeddus.
2. Gwahodd tendrau
Gwahoddir cyflenwyr i gyflwyno cynnig, neu dendr. Gwneir hyn, fel arfer, drwy gyfrwng hysbyseb neu hysbysiad tendro. Mewn rhai achosion, mae’n rhaid i gyflenwyr rag-gymhwyso cyn cael gwahoddiad i dendro. Gwnânt hyn drwy ateb holiadur (Holiadur Cyn-gymhwyso) neu gyflenwi gwybodaeth am eu statws ariannol, profiad blaenorol, geirdaon ac ati.
3. Gwerthuso tendrau
Mae tendrau’n cael eu gwerthuso yn erbyn meini prawf penodol. Gall y broses hon hefyd gynnwys cyfnod i egluro’r tendr.
4. Dyfarnu’r Contract
Mae’r prynwr wedyn yn dyfarnu’r contract i’r cyflenwr y mae ei fid yn cynnig y gwerth gorau am arian neu’n bodloni meini prawf y contract orau.
5. Rheoli sut y rhoddir y contract ar waith
Mae pawb sy’n ymwneud â’r broses yn gweithio gyda’i gilydd i sefydlu’r gweithrediadau ar gyfer y contract arfaethedig.
6. Rheoli’r contract
Mae’r cyflenwr a’r prynwr yn rheoli’r contract, gyda pherfformiad y cyflenwr yn cael ei wirio a’i fonitro.
7. Adolygu a phrofi
Adolygir yr angen am y contract yn rheolaidd ac ar ôl cyfnod penodol o amser, gellid hysbysebu’r contract eto.
Cod Ymarfer ar gyfer Ariannu’r Trydydd Sector
Mae’r Cod Ymarfer ar gyfer Ariannu’r Trydydd Sector yn rhan o Gynllun y Trydydd Sector, sy’n amlinellu’r berthynas rhwng Llywodraeth Cymru a’r sector gwirfoddol yng Nghymru. Cynhaliwyd gwaith i ddiweddaru’r Cod yn 2024, a chyhoeddwyd y fersiwn newydd yn 2025. Ar adeg ysgrifennu, mae’n berthnasol i’r ffordd mae Llywodraeth Cymru, ac Awdurdodau Lleol a Byrddau Iechyd sy’n darparu cyllid Llywodraeth Cymru, yn ariannu’r sector gwirfoddol. Y gobaith yw y bydd holl gyllid Awdurdodau Lleol a Byrddau Iechyd Cymru yn dod o dan y Cod maes o law.
Mae gan y Cod bum egwyddor allweddol y dylid eu cymhwyso i gynlluniau grant a chontractau:
- Deialog cynnar a pharhaus
- Hyblygrwydd
- Tegwch
- Sail ariannu briodol
- Gwerthfawrogi a deilliannau
Gellir defnyddio’r Cod fel ffordd o godi pryderon gyda chomisiynwyr a rhoddwyr grantiau statudol i sicrhau eich bod yn cael y cyfle gorau i gyflawni’n llwyddiannus.
Rhagor o wybodaeth
Materion Cyfreithiol
CC37: Elusennau a Darparu Gwasanaeth Cyhoeddus – Comisiwn Elusennau
Mae CC37 Elusennau a darparu gwasanaeth cyhoeddus a gynhyrchwyd gan y Comisiwn Elusennau, yn nodi’r ystyriaethau ar gyfer elusennau wrth ymgymryd â chontract.
TAW i Elusennau (Saesneg yn unig) – CThEF
CThEF – Dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau ynghylch goblygiadau treth at Gyllid a Thollau Ei Fawrhydi.
0845 302 0203
