Cyflwyniad i Dendro

Trosolwg

1. O grantiau i gontractau
2. Beth yw tendro?
3. Beth yw contract?
4. A yw tendro yn addas i chi?
5. Canfod cyfleoedd
6. Cyfleoedd Gwerthuso
7. Y Broses Dendro
8. Rhagor o wybodaeth

Mae mwy a mwy o fudiadau sector gwirfoddol yn ceisio amrywio eu ffynonellau incwm drwy ymgorffori strategaethau a thechnegau a fydd yn sicrhau sylfaen gynaliadwy o gyllid iddynt. Mae tendro ar gyfer cyflenwi nwyddau neu wasanaethau dan delerau contract yn un o’r nifer o ddewisiadau y gellir ei ystyried er mwyn creu incwm

Bwriad yr adnodd hon yw rhoi darlun cryno o dendro a’r materion y dylai mudiadau trydydd sector eu hystyried cyn penderfynu tendro.

O grantiau i gontractau

Mae’r amgylchedd cyllido yng Nghymru wedi newid yn sylweddol dros y blynyddoedd diwethaf. Gwelwyd pwyslais cryf ar gynyddu cyfraniad mudiadau’r sector gwirfoddol at gyflenwi gwasanaethau cyhoeddus, ond yn sgil y pwysau ar gyllidebau’r sector cyhoeddus, mae llawer o’r grantiau traddodiadol ar gyfer cyflenwi gwasanaethau yn cael eu cynnig yn awr fel tendrau cystadleuol.

Mae marchnad y sector cyhoeddus yn cynnig amrywiol gyfleoedd ar gyfer mudiadau sector gwirfoddol. Gallai gwasanaethau a gyflenwir dan gontract gynnwys y canlynol:

• Cludiant cymunedol
• Gwasanaethau gofal dydd neu ofal seibiant
• Triniaeth iechyd neu therapïau
• Ailgylchu

Beth yw tendro?

Pan fydd corff sy’n prynu, megis awdurdod lleol, yn dymuno penodi trydydd parti i gyflenwi gwasanaeth penodol dan delerau contract, dilynir proses gaffael gaeth.

Diffinnir caffael fel prynu nwyddau neu wasanaethau gan drydydd parti a gyflenwir dan delerau contract sydd wedi’i rwymo mewn cyfraith.

Bydd y broses gaffael y bydd corff sy’n prynu yn ei dilyn yn cynnwys rhoi Gwahoddiad i Dendro (ITT) neu Cais am Ddyfynbris (RfQ), gan wahodd unrhyw bartïon sydd â diddordeb i gyflwyno bid, neu dendr, am y gwaith hwn.

Mae tendro yn broses gystadleuol o fidio er mwyn cyflenwi nwyddau neu wasanaethau o dan delerau contract. Mae’n golygu paratoi tendr ysgrifenedig i ddangos eich gallu fel cyflenwr posibl i fodloni gofynion y corff sy’n prynu.

Beth yw contract?

Os bydd eich tendr yn llwyddiannus, bydd gofyn i chi gyflenwi’r nwyddau neu’r gwasanaethau o dan delerau contract sydd wedi’i rwymo mewn cyfraith. Mae contract yn gytundeb rhwng dau barti neu ragor a gydnabyddir gan y gyfraith ac sy’n rhywbeth y gellir ei orfodi drwy’r llysoedd. Yn gyffredinol, nid oes ffurflen benodol ar gyfer contract; gall contractau fod yn ysgrifenedig, ar lafar neu’n ymhlyg drwy ymddygiad.

Cyn cyflwyno tendr, dylech ddarllen holl amodau’r ITT/RfQ yn ofalus. Drwy gyflwyno tendr, mae’n bosibl eich bod yn cytuno i fodloni’r holl delerau a gyflwynir gan yr awdurdod sy’n prynu os byddwch yn llwyddiannus.

Cyn ymrwymo i gontract, dylech gynnal asesiad risg trylwyr er mwyn sicrhau bod ymgymryd â’r contract er budd gorau i’ch mudiad, yn unol â’ch amcanion, a dylech geisio cyngor cyfreithiol proffesiynol bob amser.

A yw tendro yn addas i chi?

Cyn ystyried contractio am y tro cyntaf, mae’n rhaid i chi fod yn hyderus bod eich mudiad yn gallu gwneud y canlynol:

• Cystadlu ag eraill
• Cyflenwi gwasanaethau yn brydlon ac at safonau gofynnol
• Cynnal enw da a chadarn o ran rheolaeth ariannol a masnachol
• Cynnig gwerth am arian

Hefyd, dylech ystyried y pwyntiau canlynol wrth benderfynu a yw cyflenwi gwasanaethau dan gontract yn addas ar gyfer eich mudiad:

• Pwrpas craidd – A yw’r hyn rydych chi’n cynnig ei gyflenwi yn cydweddu â’ch pwrpas craidd a’ch nodau ac amcanion elusennol? Gall cyflenwi gwasanaethau y tu allan i’r cylch gwaith hwn gyflwyno goblygiadau i’ch mudiad. Dylech geisio cael cydbwysedd rhwng cael eich sbarduno gan eich pwrpas a chael eich sbarduno dan gymhelliant ariannol.
• Gweithgareddau cyfredol – Bydd y gwasanaethau y byddwch chi’n penderfynu eu cyflenwi yn ddibynnol ar weithgarwch presennol, profiadau ac enw da eich mudiad. Ydych chi’n gallu cyflenwi’r gwasanaeth hwn yn well neu’n fwy effeithlon na’r rheini sy’n cystadlu yn eich erbyn?
• Gallu – Ni ddylid diystyru faint o waith a gymerir i roi tendr llwyddiannus at ei gilydd ac i reoli contract ar ôl iddo gael ei ddyfarnu. A oes gennych chi’r gallu i gyflenwi?
• Newid o fewn y mudiad – A yw eich mudiad yn barod i fabwysiadu ffyrdd newydd o weithio? Wrth dendro ceir cryn dipyn o graffu, felly a oes gan eich mudiad y polisïau a’r gweithdrefnau ar waith er mwyn bodloni’r gofynion hyn?
• Effaith ariannol – Os nad yw cyflenwi gwasanaeth penodol dan gontract yn cyfrannu at brif bwrpas mudiad a, thrwy hynny, yn gwarchod yr elfen eithrio rhag treth, gallai olygu y byddai’n rhaid i’r mudiad gofrestru ar gyfer TAW, a’i godi, lle bo hynny’n briodol. Ydych chi’n deall y rheoliadau hyn?
• Fframwaith cyfreithiol – A yw eich dogfen lywodraethol yn caniatáu i chi fasnachu neu gyflenwi gwasanaethau? Ceir hefyd lawer o reolau a rheoliadau sy’n ymwneud ag elusennau’n cyflenwi gwasanaethau cyhoeddus ac yn masnachu. Mae’n bwysig eich bod yn ymwybodol o’r fframweithiau cyfreithiol ac i ba raddau y maent yn effeithio ar eich mudiad.
• Yswiriant a safonau ansawdd – Yn dibynnu ar y math o gontract, efallai y bydd rhai awdurdodau sy’n prynu angen yswiriant indemniad proffesiynol, er enghraifft, wedi’i osod ar isafswm. Dylech holi am hyn cyn tendro. Efallai y bydd angen i chi fod â safonau ansawdd penodol yn eu lle neu’n bwriadu eu cyflawni, fel Hanfodion Seiber.

Canfod cyfleoedd

Caiff cyfleoedd tendro eu hysbysebu mewn amrywiaeth eang o leoliadau. Mae dod o hyd i gyfleoedd yn cynnwys cyfuniad o waith ymchwil a rhwydweithio i wneud y cysylltiadau iawn.

A dibynnu ar faint, graddfa a natur y contractau hyn, gellir canfod hysbysiadau tendro drwy’r ffynonellau cyfleoedd a restrir isod. Nid yw’r rhestr yn hollgynhwysol, a man cychwyn yn unig ydyw.

• Y Wasg – Hysbysebion mewn papurau newydd cenedlaethol, rhanbarthol a lleol neu gylchgronau masnach.
• Digwyddiadau ‘cwrdd â’r prynwr’ – Mae cyrff prynu neu asiantaethau cymorth yn trefnu digwyddiadau er mwyn dod â phrynwyr gwasanaethau a chyflenwyr posibl at ei gilydd. Mae’n ffordd ddefnyddiol o ddod i wybod am gyfleoedd sydd ar y gweill a beth yw’r ffordd orau o gysylltu â’r adrannau prynu perthnasol.
• Mae GwerthwchiGymru yn caniatáu i chi gofrestru am ddim er mwyn cael hysbysiadau am gontractau sector cyhoeddus ledled Cymru.
• Contracts Finder – porth Llywodraeth y DU i ddod o hyd i gyfleoedd contract yn y sector cyhoeddus.
• Tenders Electronic Daily – mae Cofnod Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd (OJEU) yn cyhoeddi holl gyfleoedd y sector cyhoeddus sydd dros drothwy UE penodol.

Y Broses Dendro

Weithiau, mae dulliau prynwyr yn amrywio wrth gynnig tendr cystadleuol ar gyfer cyflenwi nwyddau neu wasanaethau. Mae llawer o brynwyr yn datblygu eu gweithdrefnau, eu safonau a’u protocolau eu hunain ond fel rheol byddwch yn dilyn proses debyg i’r un isod.

1. Hysbyseb/Gwahoddiad i dendro (ITT) / Cais am Ddyfynbris (RfQ) – Mae corff prynu yn hysbysebu ei hysbysiad tendro yn y cyfryngau priodol.
2. Mynegi diddordeb – Bydd partïon â diddordeb yn gwneud cais am ragor o wybodaeth neu’n ‘mynegi diddordeb’ erbyn y dyddiad gofynnol, fel y nodir yn yr hysbyseb.
   Bydd rhai hysbysebion tendro ar-lein yn caniatáu i chi lawrlwytho dogfennau tendro yn uniongyrchol o’r hysbyseb.
3. Dogfennau tendro – Bydd y prynwr yn anfon set gyflawn o ddogfennau tendro at bob parti â diddordeb. Gofynnir i gyflenwyr gwblhau’r gwaith papur hwn a dychwelyd yr holl ddogfennau erbyn y dyddiad gofynnol. Mewn rhai achosion, mae’n rhaid i gyflenwyr gyn-gymhwyso cyn cael gwahoddiad i dendro. Byddant yn gwneud hyn drwy lenwi holiadur cyn-gymhwyso (PQQ), gan roi gwybodaeth am eu statws ariannol, profiad blaenorol,
   geirdaon ac ati.
4. Cyfle i egluro’r tendr – Lle bo’n briodol, gall prynwyr gynnig cyfle i drafod y tendr mewn cyfarfod egluro. Fodd bynnag, ni wneir dim yn y cam hwn a fyddai’n golygu bod gan gyflenwr penodol fantais annheg wrth gystadlu am gontract penodol.
5. Cyflwyno tendr – Bydd cyflenwyr yn cwblhau dogfennau’r tendr wedyn ac yn dychwelyd yr holl waith papur erbyn y dyddiad gofynnol.
6. Gwerthusiad – Ar y cam hwn, mae’r prynwr yn gwerthuso pob cyflwyniad yn erbyn meini prawf y dyfarniad a’r gofynion sylfaenol (os oes rhai)
7. Dyfarnu’r Contract – Mae’r prynwr wedyn yn dyfarnu’r contract i’r cyflenwr y mae ei fid yn cynnig gwerth gorau am arian neu’r un y mae ei fid yn bodloni meini prawf y contract orau. Mae pawb sy’n ymwneud â’r broses yn gweithio gyda’i gilydd i sefydlu’r gweithrediadau ar gyfer y contract arfaethedig.

Rhagor o wybodaeth

Materion Cyfreithiol

CC37: Elusennau a Chyflenwi Gwasanaethau Cyhoeddus
Comisiwn Elusennau

Mae CC37 Elusennau a darparu gwasanaeth cyhoeddus a gynhyrchwyd gan y Comisiwn Elusennau, yn nodi’r ystyriaethau ar gyfer elusennau wrth ymgymryd â chontract.

TAW i Elusennau (Saesneg yn unig)
Cyllid a Thollau EM

Dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau ynghylch goblygiadau treth at Gyllid a Thollau Ei Mawrhydi.

0845 302 0203