Cyfarfodydd cyffredinol blynyddol effeithiol

Trosolwg

• Cyflwyniad
• Beth ddylwn ni ei wneud yn ein AGM?
• Elusennau cofrestredig
• Cwmnïau cofrestredig
• Rhagor o wybodaeth
• Ymwadiad

Cyflwyniad

Mae’r Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol (AGM) yn gyfarfod blynyddol ffurfiol gan aelodau cymdeithas, cwmni, elusen neu fudiad arall, at ddibenion cynnal etholiadau ac adrodd ar ddigwyddiadau’r flwyddyn.

Mae’r gofyniad i gynnal cyfarfod AGM wedi’i gynnwys yn nogfen lywodraethu’r rhan fwyaf o fudiadau gwirfoddol ac mae’n ofyniad cyfreithiol ar gyfer y mwyafrif o elusennau a chwmnïau.

Yn nodweddiadol mae angen i fudiadau sydd ag aelodaeth fawr sy’n pleidleisio gynnal cyfarfodydd cyffredinol, gan gynnwys AGM, er mwyn parhau i fod yn atebol. Efallai na fydd yn ofynnol i fudiadau llai sydd ag aelodaeth gaeedig wneud hynny oni bai y nodir hynny yn eu dogfen lywodraethu.

Mae AGM eich mudiad yn gyfle i ethol aelodau i’r corff llywodraethu, yn ogystal â galluogi aelodau’r mudiad i leisio’u barn ynghylch y ffordd y caiff ei redeg a sicrhau atebolrwydd.

Mae’r AGM yn gyfle hefyd i aelodau neu fuddiolwyr adolygu sefyllfa ariannol eu mudiad. Fel arfer, caiff y cyfrifon sy’n ymwneud â’r flwyddyn flaenorol eu trafod yn ystod y cyfarfod. Mae hefyd yn rhoi’r cyfle i aelodau bleidleisio ar benodiad neu ymddeoliad unrhyw aelodau o’r corff llywodraeth, ac mae’n fforwm i drafod unrhyw faterion mewn amgylchedd grŵp. Gellid hefyd defnyddio cyfarfodydd o’r fath i wneud diwygiadau i’r ddogfen lywodraethu.

Beth ddylwn ni ei wneud yn ein AGM?

Bydd y weithdrefn ar gyfer cynnal AGM wedi’i nodi fel arfer yn nogfen lywodraethu eich mudiad, e.e. y rheolau, cyfansoddiad neu femorandwm ac erthyglau cymdeithasu.

Rhaid i chi ddilyn yr hyn y mae eich dogfen lywodraethu’n ei ddweud am gynnal yr AGM, gan gynnwys:

• Pa mor aml dylid cynnal cyfarfodydd cyffredinol blynyddol
• Faint o rybudd sy’n rhaid i chi ei roi (21 diwrnod fel arfer)
• Pwy sydd angen i chi ei hysbysu ynghylch yr AGM a sut dylid eu hysbysu
• Y cworwm, sy’n nodi faint o aelodau sydd angen bod yn bresennol er mwyn gwneud yr AGM yn ddilys
• Y rheolau ar gyfer enwebu ac ethol aelodau o’r corff llywodraethu
• Pwy sy’n gallu pleidleisio yn yr AGM a sut bydd y pleidleisiau’n cael eu cyfri
• Y weithdrefn ar gyfer gwneud unrhyw newidiadau i’r ddogfen lywodraethu yn ystod yr AGM

Bydd angen i chi baratoi a chyflwyno adroddiad ar y cyfrifon ar gyfer y flwyddyn flaenorol cyn eich AGM. Fel arfer, Cadeirydd y corff llywodraethu sy’n cadeirio’r AGM. Os nad yw’r Cadeirydd ar gael, dylai rhywun arall gytuno i gadeirio’r cyfarfod ar y dechrau.

Noder: Mae gofynion ychwanegol ar gyfer cwmnïau ac elusennau cofrestredig. Gweler yr adrannau isod ar gyfer cwmnïau ac elusennau.

Enghraifft o agenda ar gyfer AGM

1. Ymddiheuriadau am absenoldeb
2. Cofnodion yr AGM blaenorol
3. Adroddiad gan y corff llywodraethu ar weithgareddau’r mudiad yn ystod y flwyddyn ddiwethaf
4. Cyflwyno’r cyfrifon blynyddol ar gyfer y flwyddyn ariannol ddiwethaf
5. Penodi archwilydd annibynnol ar gyfer cyfrifon y flwyddyn nesaf
6. Ethol aelodau o’r corff llywodraethu ac unrhyw swyddogion anrhydeddus (Cadeirydd, trysorydd, ysgrifennydd)
7. Cymeradwyo unrhyw newidiadau i’r ddogfen lywodraethu
8. Unrhyw benderfyniadau eraill

Syniadau arfer da cyffredinol ar gyfer cynllunio a chynnal AGM

• Cynlluniwch ymhell ymlaen llaw a gwnewch yn siŵr eich bod yn gadael digon o amser i baratoi’r adroddiad a’r cyfrifon blynyddol
• Gwahoddwch gyllidwyr a phartneriaid
• Nodwch yn glir a fyddwch yn derbyn enwebiadau ar gyfer ymddiriedolwyr o’r llawr
• Cofiwch gadw rhestr gywir o aelodau’r mudiad a’i diweddaru’n gyson fel bod pob un ohonynt yn cael eu gwahodd a’ch bod chi’n gwybod yn union pwy sy’n gymwys i bleidleisio.
• Gwnewch yn siŵr bod gennych ddigon o gopïau o’r holl ddogfennau
• Meddyliwch am hygyrchedd, gan gynnwys y lleoliad a’r cyfleusterau, meithrinfa, iaith glir a phapurau sydd ar gael wedi’u cyfieithu.
• Rhowch ddisgrifiad byr i’r aelodau o bob unigolyn sy’n gobeithio cael ei ethol neu ei ail-ethol yn yr AGM a gwnewch bob unigolyn yn destun penderfyniad ar wahân.
• Sicrhewch bod y ddogfen lywodraethu ac unrhyw archebion sefydlog ar gael yn y cyfarfod
• Gwnewch yn siŵr bod y cyfarfod yn cael ei gofnodi’n briodol
• Sicrhewch fod yr holl wybodaeth a ffurflenni angenrheidiol yn cael eu hanfon i Dŷ’r Cwmnïau a/neu’r Comisiwn Elusennau o fewn y cyfnod gofynnol ar ôl yr AGM.

Mae llawer o elusennau bellach yn defnyddio AGM hybrid neu gwbl rithwir. Ar yr amod bod eich dogfen lywodraethu yn caniatáu hynny, gellir cynnal cyfarfodydd ar-lein gan ddefnyddio llwyfannau fel Zoom neu Teams. Mae’n bwysig sicrhau bod pob cyfranogwr yn gallu ymgysylltu, pleidleisio, a chael mynediad at ddogfennau angenrheidiol ymlaen llaw. Mae’r Comisiwn Elusennau yn cefnogi’r defnydd o AGMs digidol lle maent yn gwella hygyrchedd a chyfranogiad.

Cyhoeddi eich AGM

Gall fod yn anodd cael pobl i ddod i AGM, felly meddyliwch am sut byddwch yn cyhoeddi’r cyfarfod i’ch aelodau a rhanddeiliaid eraill. Gallech ystyried gwahodd siaradwr diddorol neu gynnal eich AGM fel rhan o ddigwyddiad mwy o faint sy’n debygol o ddenu aelodau.

Elusennau cofrestredig

Bydd angen i elusennau cofrestredig ddilyn rheoliadau’r Comisiwn Elusennau, a gaiff eu hegluro yn Dulliau Adrodd a Chreu Cyfrifon Elusen: yr hanfodion (Saesneg yn unig).

Os yw eich mudiad yn elusen, rhaid i chi hefyd wirio a oes angen i chi gael eich cyfrifon wedi’u harchwilio’n annibynnol.

Diweddarwyd canllawiau’r Comisiwn Elusennau ar AGMs a chyfrifoldebau ffeilio yn 2024 i adlewyrchu diwygiadau Tŷ’r Cwmnïau. Dylai cwmnïau elusennol nawr groesgyfeirio gofynion y Comisiwn Elusennau a Tŷ’r Cwmnïau wrth gynllunio eu AGM a dilyn dyddiadau cau ffeilio diweddaredig y Comisiwn ar gyfer ffurflenni a chyfrifon blynyddol.

Os ydych chi eisiau gwneud newidiadau i ddogfen lywodraethu’r elusen yn ystod yr AGM, bydd angen i chi ddilyn canllawiau’r Comisiwn Elusennau ar Newid dogfen lywodraethu eich elusen (CC36) (Saesneg yn unig).

Cwmnïau cofrestredig

Er nad yw pob newid yn effeithio ar AGMs yn uniongyrchol, rhaid i gwmnïau sicrhau cydymffurfiaeth â dyletswyddau adrodd yn syth ar ôl eu AGM.

Gwnaeth Deddf Cwmnïau 2006 gyflwyno cyfreithiau newydd sy’n nodi nad oes gofyniad cyfreithiol dros gynnal AGM bellach, oni bai bod eich dogfen lywodraethu’n nodi’n benodol y dylech wneud hynny.Bydd materion cwmni mewn AGM yn cael eu diffinio naill ai fel Materion Arferol neu Faterion Arbennig.

Mae Deddf Troseddau Economaidd a Thryloywder Corfforaethol 2023 yn cyflwyno gofynion newydd i gwmnïau cofrestredig, gan gynnwys llawer o gwmnïau elusennol, i wella tryloywder ariannol. Mae’r rhain yn cynnwys newidiadau i ffeilio cyfrifon, gwirio hunaniaeth cyfarwyddwyr a phobl â rheolaeth sylweddol (PSCs) a rhwymedigaethau newydd i gadw gwybodaeth gyfredol am y cwmni. Er nad yw pob newid yn effeithio ar AGMs yn uniongyrchol, rhaid i gwmnïau sicrhau cydymffurfiaeth â dyletswyddau adrodd yn syth ar ôl eu AGM.

Materion arferol

• Cyflwyno ac ystyried y cyfrifon, mantolen, adroddiad y cyfarwyddwr ac adroddiad yr archwilwyr (os oes angen yr olaf).
• Ethol cyfarwyddwyr.
• Penodi archwilwyr ar gyfer y flwyddyn ariannol nesaf (os oes angen).

Ar gyfer materion arferol mae angen penderfyniad arferol, 21 diwrnod o rybudd ar gyfer cyfarfod Cyffredinol Blynyddol, a mwyafrif syml o’r pleidleisiau a fwriwyd h.y. mwy na hanner y pleidleisiau.

Materion arbennig

Mae hyn yn golygu unrhyw faterion, nad ydynt yn faterion arferol a, chan ddibynnu ar yr hyn sy’n cael ei gynnig, mae angen penderfyniad arbennig, penderfyniad drwy bleidlais neu benderfyniad arferol. Mae gwahanol gyfnodau rhybudd a mwyafrifoedd ar gyfer gwahanol fathau o benderfyniadau, a rhaid hysbysu Tŷ’r Cwmnïau ynglŷn â rhai.

Trefnu AGM Cwmni

Os yw eich mudiad yn gwmni, y man cychwyn ar gyfer eich AGM yw edrych ar erthyglau cymdeithasu eich mudiad. Os nad yw’r erthyglau cymdeithasu’n ymdrin â mater, dylech edrych ar gyfraith cwmnïau er mwyn cael gwybod beth i’w wneud.

Mae cyfraith cwmnïau’n nodi rhai rheolau clir a phenodol iawn ar gyfer galw Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol cwmni, ond erbyn hyn efallai fod gan rai cwmnïau elusennol llai o faint fwy o hyblygrwydd o ran gofynion AGM yn dilyn diwygiadau 2023.

Mae hyn yn cynnwys y potensial i ddibynnu ar benderfyniadau ysgrifenedig a chynnal AGM rhithwir neu hybrid, ar yr amod bod y rhain yn cael eu caniatáu yn y dogfennau llywodraethu.

Er enghraifft:

• Rhaid anfon hysbysiad am y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol at holl aelodau’r cwmni, at bob cyfarwyddwr ac at yr archwilwyr.
• Oni bai bod yr erthyglau’n nodi’n wahanol, rhaid i’r hysbysiad fod yn ysgrifenedig a rhaid iddo naill ai gael ei bostio i gyfeiriad tir neu electronig cytunedig, neu ei ddanfon â llaw neu ei gyflwyno’n bersonol.
• Ac eithrio mewn amgylchiadau cyfyngedig, y cyfnod statudol o rybudd ar gyfer Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol yw 21 diwrnod clir.
• Rhaid anfon y cyfrifon blynyddol, adroddiad yr archwilwyr (os oes angen un) ac adroddiad y cyfarwyddwr ddim llai na 21 diwrnod cyn yr AGM (oni bai bod pob aelod sydd â hawl i bleidleisio wedi cytuno’n wahanol).
• Oni bai bod yr erthyglau cymdeithasu’n nodi’n wahanol, y cworwm ar gyfer cyfarfod cyffredinol cwmni yw dau aelod yn bresennol yn bersonol
• (h.y. ddim yn cael eu cynrychioli gan ddirprwyon).
• Oni bai bod yr erthyglau cymdeithasu’n nodi’n wahanol, bydd penderfyniadau’n cael eu gwneud yng nghyfarfodydd y cwmni drwy bleidleisio trwy godi llaw neu drwy roi arwyddion priodol. Fodd bynnag, mae gan aelodau hawl i fynnu etholiad neu bleidlais ysgrifenedig ac mae’n bosib y byddwch eisiau cael etholiad ar gyfer rhai penderfyniadau beth bynnag.

Gwybodaeth y mae angen ei chynnwys yn hysbysiad AGM eich Cwmni

• Dyddiad/amser a lleoliad y cyfarfod.
• Datganiad ei fod yn AGM.
• Union eiriau unrhyw benderfyniad arbennig neu anarferol a datganiad yn nodi natur y penderfyniadau’n glir.
• Union eiriau neu eglurhad cyffredinol o benderfyniadau arferol.
• Manylion pleidleisio drwy’r post (os caniateir hynny), pleidleisio drwy ddirprwy (os caniateir hynny) a dyddiad cau ar gyfer cyflwyno ffurflen dirprwy.
• Unrhyw benderfyniadau gan aelodau y gwnaethpwyd cais priodol amdanynt. h.y. y gofynnwyd amdanynt gan 5% o’r pleidleiswyr, a arwyddwyd ac a dderbyniwyd gan y cwmni o leiaf 6 wythnos cyn yr AGM.

Rhagor o wybodaeth

Comisiwn Elusennau Cymru a Lloegr

Ffôn: 0845 3000 218

https://www.gov.uk/government/organisations/charity-commission

Tŷ’r Cwmnïau

Ffôn: 0303 1234 500

https://www.gov.uk/government/organisations/companies-house

Rheolydd Cwmnïau Buddiannau Cymunedol

Ffôn: 029 20346228

https://www.gov.uk/government/organisations/office-of-the-regulator-of-community-interest-companies

Yr Awdurdod Ymddygiad Ariannol

https://www.fca.org.uk

Yr Awdurdod Rheoleiddio Darbodus

http://www.bankofengland.co.uk/pra/Pages/default.aspx

Ymwadiad

Rhwydwaith o fudiadau cymorth i’r trydydd sector cyfan yng Nghymru yw Cefnogi Trydydd Sector Cymru.

Ceir ynddo’r 19 corff cymorth lleol a rhanbarthol ledled Cymru, y Cynghorau Gwirfoddol Sirol, a’r corff cymorth cenedlaethol, Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (CGGC).
Am ragor o wybodaeth cysylltwch â
https://thirdsectorsupport.wales/cy/cysylltu/

Mae’r wybodaeth a ddarperir yn y daflen hon ar gyfer cyfarwyddyd yn unig. Nid yw’n amnewid am gyngor proffesiynol ac ni allwn dderbyn unrhyw gyfrifoldeb am golled o ganlyniad i unrhyw un sy’n gweithredu neu’n gwrthod gweithredu arno.