Atal twyll

Trosolwg

• Beth yw twyll?
• Mathau o dwyll
• Twyll sy’n ymwneud yn benodol ag elusennau
• Camau i atal twyll
• Sut i roi gwybod am dwyll
• Pa gamau y gellir eu cymryd?
• Adnoddau defnyddiol
• Ymwadiad

Beth yw twyll?

Mae twyll yn golygu camddefnyddio asedau rhywun arall yn fwriadol er budd preifat. Gellir cyflawni twyll yn erbyn unigolyn neu fudiad. Gall ddigwydd ar-lein, wyneb yn wyneb, neu drwy waith papur
a gall amrywio o ran y swm o ychydig o bunnoedd sydd wedi’u dwyn o flwch arian mân i filoedd o bunnoedd a gafwyd drwy dwyll grantiau.

Os yw eich mudiad chi wedi profi twyll, nid chi yw’r unig un. Yn ôl yr Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol a’r Swyddfa Archwilio Genedlaethol, mae’r sector elusennau yn colli biliynau o bunnoedd bob blwyddyn drwy dwyll.

Mae twyll yn bwrw elusennau’n arbennig o galed gan ei fod yn gallu niweidio enw da yr elusen, a gall hyn arwain at golli mwy o gymorth ac arian cyhoeddus. Mae twyll yn effeithio ar y mudiad, ei staff, a’i wirfoddolwyr a hefyd, yn y pen draw, ar y cyhoedd drwy golli neu gwtogi gwasanaethau.

Mathau o dwyll

Mae dau brif fath o dwyll twyll mewnol a thwyll allanol.

Twyll mewnol

Rhai enghreifftiau cyffredin o dwyll mewnol yw:

• Dwyn arian parod neu asedau
• Llwgrwobrwyo staff gan gyflenwyr neu fuddiolwyr
• Gwerthu cyflenwadau er budd personol
• Defnydd personol o asedau heb ganiatâd (e.e. ffonau, cerbydau)
• Talu gormod o dreuliau i staff neu ymddiriedolwyr (ar sail derbynebau ffug)
• Yr un prosiect yn cael ei gyllido gan ddau roddwr gwahanol
• Rhoi tâl neu adnoddau eraill i staff neu fuddiolwyr ffug nad ydynt yn bodoli.

Twyll allanol

Rhai enghreifftiau cyffredin o dwyll allanol yw:

• Twyll TG e.e. meddalwedd wystlo, gwe-rwydo ac ati.
• Twyll gan rai sy’n cogio bod yn brif weithredwyr
• Codwyr arian ffug yn defnyddio enw’r elusen
• Dwyn o siopau
• Sgamiau gwasgu botymau i wneud taliad wedi’i awdurdodi

Efallai na fyddwch yn gyfarwydd â rhai o’r termau mwy diweddar:

Meddalwedd wystlo

Meddalwedd wystlo yw meddalwedd sy’n cael ei gosod gan haciwr ar ôl cael mynediad i gyfrifiadur: bydd yn trosglwyddo data personol sy’n cael eu dal gan y mudiad ac yn cloi’r data nes cael ei dalu i’w rhyddhau.

Gwe-rwydo

Gwe-rwydo yw negeseuon e-bost sy’n gwahodd rhywun i glicio ar y ddolen a mewnbynnu manylion a fydd yn caniatáu i dwyll ddigwydd.

Sgamiau gwasgu botymau i wneud taliad wedi’i awdurdodi

Mae sgamiau gwasgu botymau i wneud taliad wedi’i awdurdodi yn ymwneud â defnyddio pobl i wneud taliadau amser real, yn aml drwy ystrywiau seicolegol i ddarbwyllo’r unigolyn bod angen gwneud y taliad ar frys.

Twyll gan rai sy’n cogio bod yn brif weithredwyr

Twyll gan rai sy’n cogio bod yn brif weithredwyr, neu Beryglu E-bost Busnes (BEC) fel y’i gelwir hefyd, yw sgam lle mae rhywun yn ffugio bod yn weithredwyr lefel uchel (a elwir hefyd yn weithredwyr lefel C) ac yn rhoi gorchmynion brys a chyfrinachol i gyflogeion i gyflawni trafodiadau ariannol mewn ffordd sy’n anghyson â gweithdrefnau arferol y cwmni.

Mae seiberdroseddwyr yn ceisio ennyn ymddiriedaeth eu dioddefwyr drwy ddefnyddio gwybodaeth sydd ar gael i’r cyhoedd ar-lein, gan wneud i unrhyw fater ymddangos yn gredadwy.

Twyll sy’n ymwneud yn benodol ag elusennau

Mae sgamiau sy’n ymwneud ag elusennau yn amrywio o rai lle mae rhywun ar y stryd yn ffugio codi arian i elusen ac wedyn yn pocedu’r arian a godwyd, i rai lle mae rhywun yn sefydlu elusen ffug er mwyn sicrhau arian iddo’i hun.

Mae hefyd yn dwyllodrus i wneud cais am grantiau ar gyfer cyllid dyblyg, at yr un defnydd, o ddwy ffynhonnell.

Gall risgiau sy’n dod i’r amlwg fel sgamiau ffugiad dwfn a gwe-rwydo wedi’i gynhyrchu gan ddeallusrwydd artiffisial hefyd fygwth mudiadau gwirfoddol.

Camau i atal twyll

Y peth pwysicaf y gall mudiadau ei wneud i drechu twyll yw cydnabod ei fod yn gallu digwydd. Yn aml, bydd yn cael ei gyflawni gan aelod o staff neu wirfoddolwr – ac yn aml gan bobl sydd wedi bod gyda’r mudiad
am nifer o flynyddoedd ac yn cael eu hystyried yn ddibynadwy. Mae’n bwysig sylweddoli y gall unrhyw un ildio i’r temtasiwn o gyflawni twyll o dan yr amgylchiadau anghywir a chyda’r cyfle cywir. Drwy roi polisïau a
gweithdrefnau priodol ar waith, bydd y mudiad a’i gyflogeion/gwirfoddolwyr yn cael eu diogelu.

Dylai fod gan bob mudiad bolisi gwrth-dwyll sy’n nodi sut i ganfod twyll ac ymateb iddo. Dylai gynnwys diffiniadau o dwyll, sut mae’r elusen yn gweithio i atal twyll, a sut i roi gwybod am bryderon o fewn y mudiad ac i fudiadau allanol e.e. yr heddlu. Dylai gynnwys gwybodaeth am chwythu’r chwiban.

Dylai’r polisi gynnwys gofyniad i ymchwilio i dwyll yn fewnol, pa un a yw’r heddlu neu’r Comisiwn Elusennau wedi’u hysbysu am yr amheuon neu beidio. Rhaid cymryd nifer o gamau i warchod rhag cyfleoedd i gyflawni twyll:

• Asesu’r risgiau posibl o dwyll o fewn eich mudiad ac ystyried cymryd mesurau penodol ychwanegol i’ch diogelu, neu ofyn am gyngor proffesiynol, lle bo’n briodol
• Dod i adnabod eich staff a gwirfoddolwyr fel y gallwch eu helpu a bod yn ymwybodol os ydynt o dan bwysau ariannol neu bwysau eraill
• Gofalu bod rheolaethau ariannol wedi’u sefydlu, yn cynnwys mesurau i sicrhau rheolaeth ddeuol, gwahanu tasgau a diogelu data (gweler ein modiwl hyfforddi ar Sefydlu system ariannol/rheolaethau ariannol)
• Monitro gwaith eich staff a gwirfoddolwyr yn rheolaidd
• Annog pawb i ddweud os ydynt yn poeni am unrhyw beth
• Hyfforddi’ch staff i ddeall y peryglon a’r effaith bosibl o dwyll, yn ogystal ag adnabod arwyddion o dwyll e.e. arwyddion cyffredin o ddwyn o siopau, negeseuon e-bost â manylion anghywir yn y cyfeiriad ac ati.
• Sicrhau bod cyfrineiriau’n gymhleth (cytuno ar y nifer lleiaf o lythrennau a chynnwys rhifau a symbolau) ac nad ydynt yn cael eu rhannu neu eu hysgrifennu
• Ychwanegu dilysiad dau ffactor a hyfforddiant efelychu gwe-rwydo at ddiogelwch seiber
• Defnyddio meddalwedd gwrthfeirysau a wal dân
• Gosod diweddariadau i feddalwedd yn brydlon
• Ystyried creu cofrestr asedau gwybodaeth sy’n dangos pa wybodaeth sy’n cael ei dal, ac at ba ddibenion, fel y gallwch asesu’r risgiau a’r canlyniadau o’u colli neu eu dwyn
• Gwneud copïau wrth gefn o ddata sydd ar gyfrifiaduron yn rheolaidd.

Er mwyn atal twyll allanol, dylai mudiadau sicrhau eu bod yn defnyddio wal dân ddiogel, mynnu bod cyfrineiriau’n gryf ac yn cael eu newid yn rheolaidd, ac ystyried defnyddio dull dilysu dau ffactor yn ogystal ag amgryptio.

Dylai mudiadau ystyried cofnodi achosion ac achosion y bu ond y dim iddynt ddigwydd mewn Cofrestr Twyll er mwyn nodi patrymau a gwella rheolaethau. Mae hwn yn arfer da ni waeth beth yw maint a ffurf gyfreithiol yr elusen.

Sut i roi gwybod am dwyll

Mae’r Comisiwn Elusennau yn gofyn i elusennau roi gwybod iddynt am ddigwyddiadau difrifol. Os ceir digwyddiad difrifol yn eich elusen, mae’n bwysig ei fod yn cael ei ddatgelu’n llawn, yn onest ac yn ddi-oed i’r Comisiwn.

Bydd angen nodi beth ddigwyddodd ac mae’n bwysig rhoi gwybod i’r Comisiwn sut rydych yn delio â’r mater, hyd yn oed os ydych wedi rhoi gwybod i’r heddlu, noddwyr, neu reoleiddiwr arall amdano hefyd.

Mae’n bwysig hysbysu’r Comisiwn Elusennau gan fod hyn yn dangos bod yr ymddiriedolwyr yn cymryd camau priodol ac mae’n galluogi’r Comisiwn i gynnig cyngor priodol. Mae hefyd yn golygu bod y Comisiwn Elusennau yn gallu ystyried y risgiau i elusennau eraill a’u cynghori yn unol â hynny.

Os ydych yn weithiwr elusen ac yn rhoi gwybod am fathau penodol o ddrwgweithredu, yr enw ar hynny yw ‘chwythu’r chwiban’. Rhaid i’r cyflogwr beidio â’ch trin yn annheg yn y gwaith am eich bod wedi chwythu’r chwiban. Mae gweithwyr sy’n ‘chwythu’r chwiban’ am ddrwgweithred yn y gweithle yn gallu hawlio diswyddo annheg os byddant yn cael eu diswyddo neu eu herlid am wneud hynny.

Rhaid i bob honiad o dwyll gael ei drin o ddifrif a rhaid ymchwilio iddo cyn gynted â phosibl. Rhaid i’r ymchwiliadau mewnol fod yn deg a chymryd digon o amser i gasglu tystiolaeth ddilys cyn dod i gasgliadau. Mae hyn yn waith manwl sy’n cymryd llawer o amser.

Gall ymchwiliad eich helpu i ddeall sut i osgoi’r un math o dwyll yn y dyfodol. Ond mae “achosion eithafol yn gwneud cyfreithiau gwael”. Mae’n well newid eich rheolau a’ch polisïau ar ôl pwyso a mesur yn ofalus, oherwydd bydd yn rhaid iddyn nhw weithio ar gyfer adegau arferol yn ogystal â mewn achosion eithafol.

Dylai mudiadau ystyried o ddifrif gofnodi manylion pob achos o dwyll ac achosion y bu ond y dim iddynt ddigwydd, a’r camau y maen nhw’n eu cymryd wrth ymateb, mewn cofrestr twyll. Bydd hon yn ddogfen bwysig ar gyfer monitro twyll a dysgu sut i gryfhau rheolaethau at y dyfodol.

Pa Gamau y Gellir eu Cymryd?

Gall nifer o gosbau ddilyn cadarnhad o dwyll.

Gall yr heddlu gychwyn achos troseddol, a gall hynny arwain at ddirwyon a/ neu garchar am hyd at 10 mlynedd.

Gall y Comisiwn Elusennau atal neu anghymhwyso unigolion rhag gweithredu fel ymddiriedolwyr os ydynt wedi bod yn gysylltiedig ag anonestrwydd neu ystryw. Gall hefyd gynghori’r ymddiriedolwyr ar gamau i’w cymryd i ddiogelu’r mudiad yn well yn y dyfodol.

Adnoddau defnyddiol

Protect your charity from fraud and cyber crime

Llywodraeth y DU

https://www.gov.uk/guidance/protect-your-charity-from-fraud

Protect Your Charity from Fraud and Cyber Crime yw cyngor y llywodraeth ar dwyll. Mae’n cynnwys dolen i’r Ganolfan Ymwybyddiaeth o Dwyll mewn Elusennau.

The compliance toolkit: protecting charties from harm chapter 3 fraud and financial crime

Y Comisiwn Elusennau

https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/ uploads/attachment_data/file/654821/Chapter3.pdf

The small charities guide to preventing fraud

Yr Ymgyrch Atal Twyll

https://cfg.org.uk/userfiles/documents/CFG%20resources/CFG%20  Publication/CF240_SmallCharitiesGuide.pdf
Mae The Small Charities Guide to Preventing Fraud yn ddogfen ganllaw a
gynhyrchwyd gan yr Ymgyrch Atal Twyll.

Noder: Mae’n rhaid i chi fod yn aelod o’r grŵp CGF er mwyn darllen hwn

Action fraud

https://www.actionfraud.police.uk/charities
Mae Action Fraud yn darparu amrediad o ganllawiau Giving Safely a rhif ffôn i roi gwybod am dwyll 0300 123 2040

Canolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol

https://www.ncsc.gov.uk/cyberessentials/overview
Mae’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol yn cynnig cyngor a gwybodaeth am atal twyll drwy’r rhyngrwyd.

Cyllid a Thollau Ei Fawrhydi (HMRC)

Ffôn: 0845 010 9000
www.hmrc.gov.uk

Comisiwn Elusennau Cymru a Lloegr

Ffôn: 0845 3000 218
https://www.gov.uk/government/organisations/charity-commission

Gall y CGGC a Chynghorau Gwirfoddol Sirol gynnig adnoddau a chyngor gwrth-dwyll wedi’u teilwra ar gyfer mudiadau gwirfoddol bychain.

Ymwadiad

Rhwydwaith o fudiadau cymorth i’r trydydd sector cyfan yng Nghymru yw Cefnogi Trydydd Sector Cymru.

Ceir ynddo’r 19 corff cymorth lleol a rhanbarthol ledled Cymru, y Cynghorau Gwirfoddol Sirol, a’r corff cymorth cenedlaethol, Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (CGGC).
Am ragor o wybodaeth cysylltwch â
https://thirdsectorsupport.wales/cy/cysylltu/

Mae’r wybodaeth a ddarperir yn y daflen hon ar gyfer cyfarwyddyd yn unig. Nid yw’n amnewid am gyngor proffesiynol ac ni allwn dderbyn unrhyw gyfrifoldeb am golled o ganlyniad i unrhyw un sy’n gweithredu neu’n gwrthod gweithredu arno.