Adennill Costau Llawn
Trosolwg
- Pam?
- Beth yw adennill costau llawn?
- Gweithredu
- Adnoddau pellach
Pam?
Dull o gyllidebu ar gyfer prosiectau neu wasanaethau yw adennill costau llawn sy’n galluogi mudiadau i adennill yr holl gostau sy’n gysylltiedig â chyflenwi’r prosiect neu’r gwasanaeth pan fyddant yn gwneud cais i gyllidwyr neu’n cyflwyno tendrau.
Bydd dilyn proses adennill costau llawn wrth wneud ceisiadau grant ar gyfer prosiectau (pan fydd cyllidwyr yn derbyn y model cyllidebu hwn) yn cefnogi gwydnwch a chynaliadwyedd cyffredinol mudiad drwy gynyddu’r ffynonellau o incwm sy’n talu am gostau craidd.
Yn aml, bydd costau craidd megis rhent, cyfleustodau, cyflogau staff swyddfa (gan gynnwys y Prif Weithredwr), marchnata a hyd yn oed codi arian yn anodd eu cyllido drwy grantiau a chontractau. Trwy ddilyn proses adennill costau llawn, gall mudiadau gyllido cyfrannau o’r costau hyn o bob grant neu gontract y byddant yn ei dderbyn, gan adael cyfrannau llai i gael eu talu drwy weithgareddau codi arian eraill. Yn aml, ni chaiff costau eraill eu cynnwys, fel costau sy’n ymwneud â hyfforddi, goruchwylio a rheoli gwirfoddolwyr, ond maen nhw’n bwysig i ddarparu gwasanaethau.
Beth yw adennill costau llawn?
Mae adennill costau llawn yn golygu adennill neu gyllido costau llawn prosiect neu wasanaeth. Yn ogystal â’r costau sy’n gysylltiedig â’r prosiect yn uniongyrchol, megis staff a chyfarpar, bydd prosiectau hefyd yn ystyried gweddill y mudiad. Er enghraifft, mae rhentu/hurio ystafell, cyfleustodau, gweinyddiaeth, cyllid, adnoddau dynol, rheoli a systemau TG hefyd yn gydrannau annatod o unrhyw brosiect neu wasanaeth.
Mae costau llawn unrhyw brosiect neu gontract sy’n cael ei ddarparu felly yn cynnwys elfen o bob math o orbenion, a dylid dyrannu pob un mewn modd cynhwysfawr a chadarn y gellir ei gyfiawnhau.
Gweithredu
Mae gan bob mudiad orbenion sy’n gysylltiedig â:
- Rheolaeth ac arweinyddiaeth
- Seilwaith a llety
- Cyllid, llywodraethu a rheoliadau
- Datblygiad strategol
Rhaid talu’r gorbenion hyn er mwyn i’r mudiad oroesi, tyfu a datblygu. Maen nhw felly’n hanfodol i’w holl allbynnau.
O dan y broses adennill costau llawn, bydd mudiadau yn dadansoddi eu gorbenion ac yn eu dyrannu ar draws yr allbynnau, y prosiectau a’r gwasanaethau y maen nhw’n eu darparu. O dan y system hon, mae cost pob allbwn yn cynnwys elfen briodol o gyllid ar gyfer gorbenion. “Priodol” yw’r gair allweddol yma.
Fel pob cyllideb arall, gallai cyllidwyr amau eich gallu i reoli prosiect neu gwestiynu cymhelliad eich cyllideb os nad yw eich prosiectau adennill costau llawn yn realistig neu’n gymesur. Os yw staff y prosiect ond yn cyfrif am 10% o’ch mudiad, ond eich bod yn cynnwys 25% o’ch costau adnoddau dynol yn eich cyllideb, dylech ddisgwyl i hyn gael ei gwestiynu neu ei wrthod.
AWGRYM DA – gwnewch yn siŵr fod y bobl yn eich mudiad a fydd yn gysylltiedig â chyflenwi eich prosiect yn rhan o’r gwaith o nodi pa gostau y bydd angen i chi eu cynnwys. Y rhain sydd â’r mewnolwg gorau a byddant yn gwneud yn siŵr nad ydych yn hepgor unrhyw beth, gan gynnwys y costau sy’n gysylltiedig â sefydlu’r prosiect a dod â’r prosiect i ben.
Trwy roi proses adennill costau llawn ar waith, gall mudiadau’r sector gwirfoddol datblygu dealltwriaeth lawn o gost wirioneddol eu gwaith. Mae dealltwriaeth o’r fath yn hanfodol i unrhyw fudiad er mwyn sicrhau bod ei reolaeth ariannol a’i gynlluniau strategol yn effeithiol. Bydd deall cost wirioneddol eich gwaith yn eich galluogi i gael trafodaeth fwy gwybodus â chyllidwyr wrth:
- Chwilio am grant
- Cyflwyno tendrau cystadleuol
- Codi arian
Bydd adennill costau llawn yn helpu mudiadau i osgoi’r problemau sy’n gysylltiedig â:
- Chreu diffygion ariannol yn sgil defnyddio canrannau bras ar gyfer costau rheoli.
- Trosi costau: ceisio ail-becynnu gorbenion fel prosiectau
- Defnyddio rhoddion i dalu’r gost: ceisio dod o hyd i ‘gyllid craidd’ prin i dalu am eich gorbenion
Mae adennill costau llawn yn arfer safonol ar draws y sector masnachol, ac mae’n dod yn arfer fwyfwy safonol yn y sector gwirfoddol.
AWGRYM DA – wrth gynllunio prosiect amlflwyddyn a defnyddio’r broses adennill costau llawn, cofiwch ystyried chwyddiant costau o un flwyddyn i’r llall (er enghraifft, os yw eich mudiad yn cynnig codiad cyflog cynyddrannol bob blwyddyn). Mae’n eithaf cyffredin i osod cynnydd cyffredinol o 3% ar gostau o un flwyddyn i’r llall, oni bai bod gennych chi wybodaeth benodol am sut bydd costau’n cynyddu.
ENGHRAIFFT – dywedwch, er enghraifft, eich bod yn gwneud cais am grant i gyflenwi prosiect penodol. Yn ogystal â chostau uniongyrchol staff ychwanegol, mwy o gyfrifiaduron, cyflenwadau swyddfa ac ati, bydd y prosiect hefyd yn mynd â rhywfaint o amser eich Prif Weithredwr, eich Rheolwr Cyllid a’ch staff cymorth TG. Er mwyn adennill y costau llawn, bydd angen i’r swm o gyllid y byddwch chi’n gofyn amdano yn eich cais am grant adlewyrchu’r amser y bydd y staff hyn yn ei neilltuo i’r prosiect, fel cyfran o’r gorbenion.
Felly, os mai’r gost flynyddol o gyflogi eich Prif Weithredwr yw £50,000 (gan gynnwys cyflog, Yswiriant Gwladol, cyfran o’r rhent/cyfleustodau ac ati), ac mae’n treulio 10% o’i amser yn gweithio ar y prosiect, bydd angen i chi gynnwys cost o £5,000 ar gyfer y Prif Weithredwr yn eich cais am gyllid er mwyn adennill eich costau llawn. Byddai’r un peth yn wir am amser y Rheolwr Cyllid a’r staff cymorth TG. Costau eraill y gallech ddymuno eu cynnwys fyddai rhent, cyfleustodau neu farchnata.
Ffordd gyffredin o gyfrifo’r costau yw defnyddio’r oriau staff ychwanegol a gynhyrchir gan y prosiect fel canran i gyfrifo’r costau.
Er enghraifft:
Cyfanswm oriau staff = 200 yr wythnos
Gweithiwr Prosiect Newydd = 25 awr yr wythnos
Fel canran – 25/200 = 12.5%
Gellir defnyddio’r ffigur hwn wedyn i gyfrifo cyfanswm adennill costau llawn y prosiect, e.e. 12.5% o reolwyr, 12.5% o rent.
Mae’r holl gostau hyn yn angenrheidiol er mwyn i’r prosiect redeg yn effeithiol ac yn effeithlon, felly mae gennych achos cyfiawn dros ofyn iddynt gael eu cyllido.
Os nad yw eich mudiad yn adennill costau llawn prosiectau bob tro, mae perygl ei fod yn creu diffyg sy’n gorfod cael ei dalu amdano drwy godi mwy o arian neu drwy ddefnyddio cyllid anghyfyngedig. Golyga hyn bod y mudiad cyfan, i bob pwrpas, yn cynnal y prosiect, a gallai hyn beryglu ei allu i barhau i ddarparu ei wasanaethau yn y dyfodol.
Adnoddau pellach
Adennill costau llawn – Canllawiau
Cronfa Gymunedol Y Loteri Genedlaethol
