Gwneud penderfyniadau

Sut mae eich bwrdd yn gwneud penderfyniadau

Pan rydyn ni’n siarad am yr ymddiriedolwyr gyda’i gilydd rydyn ni’n eu galw yn fwrdd ymddiriedolwyr, ond gallant hefyd cael eu galw yn bwyllgor rheoli neu’n bwyllgor gweithredol.

Mae’r bwrdd yn gyfrifol am lywodraethiant a chyfeiriad strategol mudiad a, gyda’i gilydd, maen nhw’n atebol dros y mudiad.

Caiff y rhan fwyaf o waith y bwrdd ei wneud mewn cyfarfodydd bwrdd, lle y bydd yr ymddiriedolwyr yn gweithredu gyda’i gilydd i wneud penderfyniadau. Dylech wirio eich dogfen lywodraethu am unrhyw reolau ynghylch gwneud penderfyniadau a’r ffordd rydych chi’n trefnu cyfarfodydd eich ymddiriedolwyr.

Dylai prosesau penderfynu’r Bwrdd ganolbwyntio ar faterion llywodraethu ac nid cael eu tynnu i mewn i faterion bob dydd penodol. Mewn mudiadau bach, mae eich ymddiriedolwyr yn debygol o fod yn gysylltiedig â chyflawni tasgau bob dydd hefyd, ac mae’n bwysig eu bod yn gwahanu’r gwaith y maen nhw’n ei wneud fel gwirfoddolwyr cyffredinol a’r gwaith y maen nhw’n ei wneud fel ymddiriedolwyr. Mae angen gwneud hyn er mwyn sicrhau bod y cwrdd yn cyflawni ei gyfrifoldebau llywodraethu.

Mae rhagor o fanylion ynghylch egwyddorion gwneud penderfyniadau hefyd ar gael (Saesneg yn unig).

Cyfarfodydd bwrdd effeithiol

Cyfarfod ffurfiol o ymddiriedolwyr y mudiad yw cyfarfod bwrdd. Rhaid i’r bwrdd gyfarfod mor aml ag sydd ei angen i gyflawni eu rôl o lywodraethu’r mudiad.

Dylech wirio a yw eich dogfen lywodraethu yn nodi unrhyw reolau ynghylch gofynion gweithdrefnol ac amlder cyfarfodydd Bwrdd ac, yn unol â hyn, ddatblygu eich ymarfer dros amser, ar sail arddull a dewis ymddiriedolwyr.

Gall cyfarfodydd bwrdd golli eu heffeithiolrwydd os yw’r bwrdd yn treulio gormod o amser ar faterion bob dydd neu os nad yw’r ymddiriedolwyr wedi paratoi. Dyma rai pwyntiau allweddol i helpu i wneud eich cyfarfodydd yn fwy effeithiol:

• Dylai pob ymddiriedolwr fod yn mynychu cyfarfodydd bwrdd ac yn ymhél â thrafodaethau mewn modd adeiladol. Os nad yw hyn yn digwydd, siaradwch â’ch ymddiriedolwyr a gweld beth ellir ei wneud i wella’r trefniadau.

• Meddyliwch am ddiben y cyfarfod ac ewch ati i lunio agenda a anfonir allan ymlaen llaw at bawb sydd angen mynychu. Gwnewch yn siŵr bod yr agenda yn nodi’r materion sydd angen eu trafod yn glir, gan nodi pa eitemau sydd er gwybodaeth a pha rai sydd angen penderfyniad arnynt.

• Os yw’r cyfarfod yn gofyn am benderfyniadau ynghylch materion dyrys neu gymhleth, gwnewch yn siŵr eich bod yn anfon unrhyw wybodaeth gefndirol cyn y cyfarfod fel y gall y bobl sy’n mynychu ddarllen yr wybodaeth hon a meddwl am y materion ymlaen llaw. Bydd hyn yn gwneud y cyfarfod yn fwy effeithiol ac yn cefnogi penderfyniadau da.

• Fel arfer, bydd gennych chi rywun i gadeirio’r cyfarfod, a’i rôl ef fydd cadw’r drafodaeth ar y trywydd cywir a gwneud yn siŵr bod pob eitem ar yr agenda yn cael sylw. Rhaid cael amrediad o sgiliau i fod yn gadeirydd da, fel sgiliau gwrando, annog trafodaethau iach a hefyd bod yn bendant pan fo angen. Gall fod yn rôl anodd, felly gwnewch yn siŵr bod eich cadeirydd yn cael yr help a’r cymorth sydd eu hangen arno i wneud hyn yn dda.

• Dylai’r cyfarfod gael ei drefnu mewn modd sy’n sicrhau y gall yr ymddiriedolwyr gael trafodaethau trwyadl ynghylch materion llywodraethu, ac nad ydynt yn cael eu tynnu i mewn i faterion arferol yn ormodol.

Bydd angen i chi gadw cofnod clir o’ch cyfarfodydd (gelwir y rhain yn ‘Cofnodion’). Mae’r rhain yn bwysig am eu bod yn:

• Gofnod cytunedig o’r penderfyniadau a wnaed gan gyfarfod. Mae ganddyn nhw statws cyfreithiol fel tystiolaeth ddogfennol bod penderfyniadau wedi’u gwneud yn y modd cywir.
• Atgoffa pobl o’r camau gweithredu y cytunwyd eu cymryd, neu’n fodd o wirio a yw cam gweithredu wedi’i gymryd.
• Ffynhonnell o wybodaeth i bobl nad oedd yn y cyfarfod.

Ffynonellau eraill o wybodaeth

Mae’r Cod Llywodraethu i Elusennau yn cynnwys adran sy’n canolbwyntio ar effeithiolrwydd bwrdd a sut i weithio fel tîm i wneud penderfyniadau gwybodus

NCVO – Cynnal cyfarfodydd da (Saesneg yn unig)

Canllawiau’r Comisiwn Elusennau – Elusennau a chyfarfodydd

Ffynonellau eraill o wybodaeth

Yn ogystal â chynnal cyfarfodydd bwrdd, efallai y bydd eich mudiad yn cynnal mathau eraill o gyfarfodydd fel ffordd o rannu gwybodaeth, gwneud penderfyniadau a threfnu sut bydd pethau yn cael eu gwneud. Mae’r mathau o gyfarfodydd y gallech chi eu cynnal yn cynnwys: Mathau eraill o gyfarfodydd

• Cyfarfodydd cwmni/aelodaeth – efallai y bydd eich dogfen lywodraethu yn gofyn am y rhain ac maen nhw’n ffordd ffurfiol o ddiweddaru eich aelodau’n rheolaidd. Mwy na thebyg, bydd eich dogfen lywodraethu yn nodi’r gofynion gweithdrefnol dros alw a chynnal y cyfarfod a’r math o fusnes y mae angen iddo ymdrin ag ef
• Gweithgor neu gyfarfodydd prosiect – gallai fod angen y rhain i helpu i wneud cynnydd ar weithgaredd neu faes pwnc penodol y mae eich mudiad yn gweithio arno. Mae’n bwysig bod y Bwrdd yn dirprwyo’r cyfrifoldeb i’r gweithgor a bod eu gallu i wneud penderfyniadau wedi’i ddiffinio’n glir

Bydd y pwyntiau o ran cynnal cyfarfodydd effeithiol a chymryd cofnodion, fel y nodwyd yn yr adran gynt, hefyd yn berthnasol i’r mathau eraill hyn o gyfarfodydd.

Gwrthdaro buddiannau

Gwrthdaro buddiannau yw unrhyw sefyllfa lle gallai, neu lle gallai edrych fel pe bai buddiannau neu deyrngarwch personol ymddiriedolwr yn ei atal rhag gwneud penderfyniad er pennaf fudd yr elusen yn unig.

Gall gwrthdaro buddiannau godi fynych gan ystyried y cydberthnasau rhwng pobl a mudiadau eraill sy’n bodoli mewn bywyd arferol, ac nid yw achos posibl o wrthdaro buddiannau yn feirniadaeth o’r unigolyn dan sylw. Yr hyn sy’n bwysig, fodd bynnag, yw bod y gwrthdaro yn cael ei gydnabod a’i reoli. Os na fyddwch chi’n gwneud hyn, byddwch chi’n ymddwyn yn amhriodol a gallai hyn godi pryderon difrifol ynghylch penderfyniad ymddiriedolwyr.

Mae’n bwysig deall bod y rheolau’n berthnasol i unrhyw sefyllfa lle y credir bod achos posibl o wrthdaro buddiannau (hyd yn oed os nad yw’r ymddiriedolwr ei hun yn credu bod yna wrthdaro).

Fel arfer, budd achosion o wrthdaro buddiannau yn codi pan fydd:

• ymddiriedolwr yn gallu elwa’n uniongyrchol ar fudd ariannol neu fesuradwy posibl, neu’n gallu elwa’n anuniongyrchol drwy unigolyn cysylltiedig, neu
• pan allai dyletswydd ymddiriedolwr i elusen gystadlu â dyletswydd neu deyrngarwch sydd ganddo tuag at fudiad neu unigolyn arall

Yn gyffredinol, golyga ‘unigolyn cysylltiedig’ deulu, perthnasau neu bartneriaid busnes ymddiriedolwr, yn ogystal â busnesau y mae gan ymddiriedolwr fuddiant ynddynt drwy berchenogaeth neu ddylanwad. Mae’r term yn cynnwys cymar neu bartner dibriod neu sifil ymddiriedolwr, plant, brodyr a chwiorydd, wyrion ac wyresau a neiniau a theidiau.

Dylai ymddiriedolwyr ddefnyddio’r camau canlynol i ymdrin ag achosion o wrthdaro buddiannau:

1. NODI achosion o wrthdaro buddiannau

Mae ymddiriedolwyr:

• gyfrifoldeb personol unigol i ddatgan achosion o wrthdaro buddiannau sy’n effeithio arno ef neu hi, a
• dylai fod systemau cryf ar waith er mwyn iddo allu nodi achosion o wrthdaro buddiannau

2. ATAL yr achos o wrthdaro buddiannau rhag effeithio ar y penderfyniad

Rhaid i ymddiriedolwyr wneud eu penderfyniadau er pennaf fudd yr elusen ar bob adeg. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid iddynt ystyried yr achos o wrthdaro buddiannau fel nad oes unrhyw effaith bosibl ar y broses benderfynu. Bydd y ffordd y byddant yn gwneud hyn yn dibynnu ar yr amgylchiadau. Mewn achosion difrifol o wrthdaro buddiannau, gallai olygu y bydd yr ymddiriedolwyr yn penderfynu cael gwared â’r gwrthdaro drwy:

• beidio â dilyn y cam gweithredu dan sylw
• parhau â’r mater mewn ffordd wahanol fel nad oes achos o wrthdaro buddiannau yn codi
• peidio â phenodi ymddiriedolwr arbennig neu dderbyn ymddiswyddiad ymddiriedolwr

3. COFNODI achosion o wrthdaro buddiannau

Mae ymddiriedolwyr:

• gofnodi unrhyw achosion o wrthdaro buddiannau, a sut y cafodd y rhain sylw, yn ffurfiol, a
• rhaid i ymddiriedolwyr, os ydynt yn paratoi cyfrifon croniadau, ddatgelu unrhyw fuddion yng nghyfrifon yr elusen

Mae gan y Comisiwn Elusennau ganllaw byr a fideo ynghylch rheoli gwrthdaro buddiannau.

Adrodd am ddigwyddiadau difrifol ar gyfer elusennau

Os oes gennych chi ddiddordeb mewn dysgu mwy am hyn, mae gan y Comisiwn Elusennau hefyd ganllawiau manylach (Saesneg yn unig).

Mae’r Comisiwn Elusennau yn gofyn i elusennau adrodd am ddigwyddiadau difrifol. Os oes digwyddiad difrifol yn digwydd o fewn eich elusen, mae’n bwysig bod hwn yn cael ei ddatgelu i’r Comisiwn mewn modd prydlon, llawn a gonest. Mae angen i chi adrodd yr hyn a ddigwyddodd ac, yn bwysig iawn, rhoi gwybod i’r Comisiwn sut rydych chi’n rhoi sylw iddo, hyd yn oed os ydych chi hefyd wedi ei adrodd i’r heddlu neu reoleiddiwr arall.

Beth yw digwyddiad difrifol?

Digwyddiad difrifol yw digwyddiad niweidiol, gwirioneddol neu honedig, sy’n arwain at neu’n cyflwyno risg sylweddol o:

• niwed i fuddiolwyr, staff a gwirfoddolwyr eich elusen neu bobl eraill sy’n dod i gysylltiad â’ch elusen drwy ei gwaith (y cyfeirir atynt gyda’i gilydd drwy gydol y canllaw hwn fel pobl sy’n dod i gysylltiad â’ch elusen drwy ei gwaith)
• colli arian neu asedau eich elusen
• difrod i eiddo eich elusen
• niwed i waith neu enw da eich elusen

At ddibenion y canllaw hwn, mae “sylweddol” yn golygu sylweddol yng nghyd-destun eich elusen, gan ystyried ei staff, gweithrediadau, cyllid a/neu enw da.

Pwy all adrodd?

Ymddiriedolwyr yr elusen sy’n gyfrifol am adrodd am ddigwyddiadau difrifol. Yn ymarferol, gallai’r cyfrifoldeb hwn gael ei ddirprwyo i rywun arall o fewn yr elusen, fel cyflogai neu gynghorwyr proffesiynol yr elusen.

Fodd bynnag, mae’r holl ymddiriedolwyr yn gyfrifol yn y pen draw am sicrhau bod eu helusen yn gwneud adroddiad ac yn gwneud hynny mewn modd amserol.

Am ragor o wybodaeth am sut i ganfod digwyddiadau difrifol a sut i’w hadrodd, edrychwch ar ganllawiau’r Comisiwn Elusennau – Sut i adrodd am ddigwyddiad difrifol yn eich elusen (Saesneg yn unig).