Agor cyfrif banc
Bydd angen cyfrif banc ar eich grŵp gwirfoddol i brosesu ei incwm a’i wariant. Mae’n bwysig cadw llygad ar arian y grŵp a sicrhau ei fod yn cael ei gadw’n gwbl ar wahân i arian sy’n eiddo i’r unigolion sy’n rhedeg y grŵp. Bydd hefyd angen cyfrif banc arnoch os byddwch chi’n penderfynu gwneud cais am gyllid grant.
Bydd gofyn i grwpiau sy’n cofrestru fel elusen gyda’r Comisiwn Elusennau ddangos eu hincwm i’r Comisiwn Elusennau fel rhan o’r broses gofrestru. Gallai hyn olygu y bydd yn rhaid i chi agor cyfrif banc cyn i’ch grŵp ddechrau gwneud unrhyw beth.
Mae gan fanciau/cymdeithasau adeiladu stryd fawr wahanol fathau o gyfrifon banc i grwpiau gwirfoddol ac mae nifer cyfyngedig o fanciau yn arbenigo mewn cyfrifon ar gyfer y sector gwirfoddol. Bydd pob banc yn mynd ati i ymdrin ag anghenion grwpiau gwirfoddol mewn ffyrdd gwahanol, a byddant yn amrywio o ran lefel y gwasanaeth y byddant yn ei chynnig i gwsmeriaid.
Bydd angen i chi wneud gwaith ymchwil ar y cyfrifon banc sydd ar gael i ddod o hyd i un sy’n addas i’ch grŵp. Dyma rai awgrymiadau:
- Gwnewch yn siŵr eich bod yn dewis cyfrif i fudiadau gwirfoddol (a gyfeirir atynt weithiau fel grwpiau a chymdeithasau) ac nid cyfrif busnes safonol.
- Meddyliwch am sut rydych chi eisiau defnyddio’r cyfrif banc. Gall fod yn anodd dod o hyd i gangen leol felly bydd angen i chi allu defnyddio’r cyfleusterau bancio ar-lein yn hyderus.
- Gwiriwch y ffioedd ar y cyfrif – yn anffodus, mae’n dod yn fwyfwy anodd i ddod o hyd i fancio am ddim i grwpiau gwirfoddol ac mae llawer o fanciau yn codi tâl ar grwpiau gwirfoddol am drafodiadau. Bydd angen i chi ystyried hyn wrth ddewis cyfrif.
- Sicrhewch fod gennych chi gyfrif lle y mae angen o leiaf dau unigolyn i lofnodi pob siec neu gymeradwyo unrhyw arian a dynnir allan.
- Dewiswch lofnodwyr â statws credyd da (bydd y banc yn gwneud gwiriadau credyd).
- Cyfarwyddwch eich hun â gofynion y banc ar gyfer agor y cyfrif – efallai y bydd angen i chi fynd i’w hadran gwasanaethau busnes ac mae’n bosibl y byddant angen eich dogfen lywodraethu neu dystiolaeth o benodiad eich llofnodwyr. Byddwch yn barod i fodloni’r gofynion hyn.
- Efallai yr hoffech chi ystyried a yw eich grŵp yn hapus gyda moeseg y banc rydych chi’n ei ddewis.
Ffynonellau eraill o wybodaeth
Rheolau ariannol a chadw cofnodion
Mae gan ymddiriedolwyr gyfrifoldeb cyfunol dros ofalu am arian eich mudiad a bydd angen i chi roi systemau ar waith i reoli a chofnodi gwariant ac incwm.
Mae ein hadran Rheoli Arian a Chyllidebau yn nodi rhagor o wybodaeth am sut i ddatblygu eich systemau, ond dyma rai pwyntiau allweddol sydd angen i chi gytuno arnyn nhw o’r dechrau:
- Pa fath o gofnodion ariannol fyddwch chi’n eu cadw? Bydd angen i chi gadw cofnod o’r arian sy’n dod i mewn ac yn mynd allan o’ch grŵp. Efallai bod gennych chi lyfr cyfrifon, cofnodion arian traul, taenlenni ariannol neu becyn meddalwedd cyfrifo rydych chi wedi buddsoddi ynddo, yn dibynnu ar raddfa’r trafodion ariannol a sgiliau eich gwirfoddolwyr. Gallwch chi gael rhagor o wybodaeth am hyn yn ein hadran Rheoli Arian a Chyllidebau.
- Pa reolaethau ariannol fydd gennych chi yn eu lle? Mae angen i chi greu rhai rheolau ynghylch gwario arian y grŵp a fydd yn eich diogelu rhag camgymeriadau a thwyll. Ymhlith yr enghreifftiau mae cytuno ar bwy fydd yn trafod yr arian traul a chyfyngu’r swm sydd gennych chi yn eich fflôt arian parod, cytuno ar y swm mwyaf y gellir ei dalu allan mewn arian parod, sut rydych chi’n dangos taliadau drwy dderbynebau a chytuno ar broses fel bod yn rhaid i fwy nag un unigolyn gymeradwyo’r gwariant.
- Beth yw cyfrifoldebau eich trysorydd? Os oes gennych chi aelod Bwrdd sy’n ymgymryd â rôl trysorydd, mae’n bwysig nad yw’n cael ei adael i reoli cyllid y grŵp ar ei ben ei hun. Mae’r Bwrdd cyfan yn gyfrifol am gyllid y grŵp, a rhaid i’r trysorydd adrodd yn rheolaidd i’r Bwrdd ar fanylion sefyllfa ariannol y grŵp. (Gallwch chi gael rhagor o wybodaeth am rôl y trysorydd a rolau Bwrdd eraill yn ein hadran Llywodraethu)
- Sut byddwch chi’n rhannu ac yn adolygu’r rheolaethau ariannol? Unwaith y byddwch chi wedi cytuno ar eich rheolau ariannol, rhaid i chi eu nodi ar bapur a gwneud yn siŵr bod gan y Bwrdd, ac unrhyw un arall sy’n ymdrin ag arian, gopi ohonynt a’u bod yn eu deall. Dylech neilltuo amser i adolygu’r rheolau’n rheolaidd a gwneud yn siŵr eu bod yn cael eu dilyn, ac yna eu diweddaru pan fydd amgylchiadau yn newid.
I gael rhagor o wybodaeth am sut i roi’r rheolaethau ariannol y bydd eu hangen arnoch chi ar waith, edrychwch ar yr adran Rheoli Arian a Chyllidebau.
