Sefydlu rheolaethau ariannol
Rheolaethau ariannol yw set o reolau sy’n llunio prosesau a gweithdrefnau clir ar gyfer rheoli cyllid y mudiad, ac sy’n ymwneud â sut y mae arian yn dod i mewn ac yn mynd allan o’r mudiad. Bydd pob mudiad yn gweithio mewn ffyrdd gwahanol, ond mae’n bwysig eich bod chi’n creu set o reolaethau ariannol sy’n mynd i’r afael â’r prif risgiau ariannol, e.e. twyll, gwario y tu allan i’r gyllideb ac ati.
Dylai’r rheolaethau sydd gennych chi ar waith fod yn briodol ac yn gymesur â’r risg rydych chi’n ceisio rhoi sylw iddi, a rhaid i bawb eu dilyn pan fyddant yn ymdrin ag arian y mudiad.
Dylech hefyd adolygu eich rheolaethau’n gyson er mwyn gwirio eu bod yn gweithio.
Gwahanu dyletswyddau
Un egwyddor allweddol y dylid ei chymhwyso wrth lunio rheolaethau ariannol yw na ddylai un person fod yn gyfrifol am broses ariannol o’r dechrau i’r diwedd – gelwir y syniad hwn yn gwahanu dyletswyddau. Drwy greu rheolaethau ariannol sy’n gofyn i fwy nag un unigolyn fod yn gysylltiedig â nhw, gallwch chi leihau’r risg o gamgymeriadau neu hepgoriadau, gwariant amhriodol neu golled a thwyll. Un enghraifft o hyn fyddai dau unigolyn yn awdurdodi gorchmynion, cymeradwyo taliadau ac yn trafod a chofnodi taliadau arian parod.
Yn aml, bydd mudiadau bach yn credu ei bod hi’n anodd gwahanu dyletswyddau, ond mae’n bwysig iawn bod gennych chi o leiaf dau unigolyn yn gysylltiedig â phroses, a fydd felly yn atal unrhyw un person rhag gweithredu ar ei ben ei hun. Mae’r egwyddor hon yn diogelu’r mudiad yn ogystal â’r bobl gysylltiedig, fel nad yw’r un unigolyn yn ysgwyddo’r cyfrifoldeb ar ei ben ei hun.
Lefelau awdurdod
Mae’n bwysig eich bod yn gwybod yn gwmws pwy sydd â’r awdurdod i wario arian y mudiad, a’r lefel (faint) maen nhw’n gallu ymrwymo iddo. Wrth ddirprwyo cyfrifoldeb i aelod staff neu wirfoddolwr, mae angen iddyn nhw gael canllawiau clir ar yr hyn y mae ganddyn nhw ganiatâd i’w wneud. Mae hefyd angen i chi wybod pa lefel o gyfrifoldeb sydd gan y Trysorydd a beth yw ei rôl o ran diweddaru gweddill y Bwrdd yn rheolaidd ar gyllid y mudiad.
Wrth roi awdurdod i bobl ymrwymo’r mudiad i wario arian, dylech gofio’r egwyddor gwahanu dyletswyddau a chreu proses sy’n cynnwys mwy nag un unigolyn.
Beth i’w gynnwys yn eich rheolaethau ariannol?
Dyma rai enghreifftiau o’r pethau y dylai eich rheolaethau ariannol roi sylw iddynt:
- Sut byddwch chi’n ymdrin ag arian mân a swm y fflôt
- Yr uchafswm y gellir ei dalu allan mewn arian parod
- A oes eitemau bach penodol y gall aelodau’r pwyllgor eu prynu heb orfod cael cyfarfod cymeradwyo, ac os felly, yr uchafswm o arian y gellir ei wario yn y modd hwn
- Y flwyddyn ariannol (er enghraifft, os bydd eich cyfrifon yn rhedeg o 1 Ebrill i 31 Mawrth, o 1 Ionawr i 31 Rhagfyr, neu ar gylchred wahanol)
- Y cyfrifon banc y bydd y mudiad yn eu cynnal
- Gweithdrefnau ar gyfer bancio derbynebau arian parod
- Y broses ar gyfer awdurdodi y gall anfoneb gael ei thalu
- Rheolau ynghylch defnyddio cyfleusterau bancio ar-lein
Lle’n bosibl, dylai eich rheolau ariannol leihau’r swm o arian ffisegol rydych chi’n ei drafod, gan fod trafod arian parod yn ffynhonnell risg fawr.
