Gofynion cyfrifyddu elusen
Gofynion cyfrifyddu elusen
Ar ddiwedd pob blwyddyn ariannol, mae cyfrifoldeb cyfreithiol ar ymddiriedolwyr elusen i lunio set o gyfrifon sy’n nodi sefyllfa ariannol eich mudiad. Mae fformat y dogfennau, a’r rheolau ynghylch beth sydd angen i chi ei wneud gyda’r cyfrifon, ac os oes angen i chi eu cael nhw wedi’u harchwilio yn dibynnu ar strwythur cyfreithiol eich mudiad a lefel eich incwm ac asedau.
Mae’r wybodaeth isod wedi’i chymryd o ganllawiau’r Comisiwn Elusennau (CC15d) ac roedd yn gywir ym mis Ionawr 2023. Mae’n rhoi trosolwg o’r prif ofynion i elusennau sy’n gymwys ar gyfer y blynyddoedd ariannol (cyfnodau cyfrifyddu) a ddechreuodd ar neu ar ôl 1 Tachwedd 2016.
Pennu pa ofynion sy’n berthnasol i’ch elusen
Mae gwahanol ofynion ar gyfer gwahanol fathau o elusen ac elusennau o wahanol faint. Er mwyn deall beth sy’n berthnasol i’ch elusen, bydd angen i chi wirio’r canlynol:
- a yw eich elusen yn gwmni neu beidio (a yw wedi’i chofrestru gyda Thŷ’r Cwmnïau a’r comisiwn) neu’n fudiad corfforedig elusennol wedi’i gofrestru gyda’r comisiwn yn unig
- incwm eich elusen am y flwyddyn ariannol gyfredol
- gwerth asedau eich elusen
- a yw eich elusen o faint sydd angen ei gofrestru fel elusen gyda’r comisiwn neu beidio
Wedyn, dylech sicrhau bod ymddiriedolwyr yr elusen yn deall:
- pa fath o gyfrifon sy’n gorfod cael eu paratoi
- pa wybodaeth sydd ei hangen yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr (adroddiad blynyddol)
- a oes angen i’r cyfrifon gael eu harchwilio’n annibynnol neu a oes angen archwiliad (audit)
- pa wybodaeth sy’n gorfod cael ei hanfon at y comisiwn
Os oes angen i chi anfon adroddiad a chyfrifon blynyddol eich elusen i’r comisiwn, mae’n rhaid i chi wneud hynny o fewn 10 mis i ddiwedd blwyddyn ariannol eich elusen. Er tryloywder, mae’r comisiwn yn eich annog i gyflwyno’r rhain ymhell cyn y 10 mis er mwyn rhoi darlun diweddar a chyfredol o’ch elusen i’r rheini sydd â diddordeb yng ngwaith eich mudiad.
Cyfrifon, adroddiadau blynyddol a ffurflenni blynyddol: gofynion paratoi a ffeilio
Paratoi cyfrifon: rhaid i bob elusen (waeth a yw wedi’i chofrestru gyda’r comisiwn neu beidio) baratoi cyfrifon a’u cyflwyno ar gais.
Paratoi adroddiadau blynyddol ymddiriedolwyr: rhaid i bob elusen gofrestredig baratoi adroddiad blynyddol ymddiriedolwyr a’i gyflwyno ar gais.
Ffeilio cyfrifon ac adroddiadau blynyddol: rhaid i bob mudiad corfforedig elusennol (waeth beth y bo’i incwm) a’r elusennau cofrestredig hynny ag incwm gros o fwy na £25,000 yn y flwyddyn ariannol ffeilio eu cyfrifon ac adroddiad blynyddol gyda’r comisiwn. Dylid ffeilio’r adroddiad blynyddol a’r cyfrifon ar-lein.
Ffurflen flynyddol: rhaid i bob mudiad corfforedig elusennol, waeth beth y bo’i incwm yn y flwyddyn ariannol, a’r holl elusennau cofrestredig sydd wedi cael dros £10,000 o incwm yn y flwyddyn ariannol lenwi a ffeilio ffurflen flynyddol gyda’r comisiwn. Gofynnir i elusennau cofrestredig â llai na £10,000 o incwm yn y flwyddyn ariannol lenwi’r ffurflen flynyddol ar gyfer eitemau penodol.
Mae pob elusen gofrestredig yn derbyn ffurflen flynyddol gan y comisiwn yn fuan ar ôl diwedd ei flwyddyn ariannol. Dylai’r ffurflen flynyddol gael ei llenwi ar-lein ym mhob achos.
Mae’r ffurflen flynyddol yn helpu’r comisiwn i wneud yn siŵr bod manylion pob elusen ar y gofrestr elusennau mor gyflawn a chywir â phosibl. Mae’r ffurflen flynyddol yn rhoi manylion ariannol sylfaenol yr elusen i’r comisiwn, ynghyd â manylion cysylltiadau, ymddiriedolwyr, gweithgareddau a chategori’r elusen.
Gofynion ffeilio ychwanegol ar gyfer cwmnïau elusennol: rhaid i gwmni elusennol baratoi adroddiad cyfarwyddwyr a chyfrifon o dan Ddeddfau’r Cwmnïau a rhaid iddo ffeilio’r rhain gyda Thŷ’r Cwmnïau. Mae’r gofynion ar gyfer yr adroddiad blynyddol yr un fath â’r rheini ar gyfer elusennau a chwmnïau eraill sydd fel arfer yn llunio adroddiad cyfarwyddwyr, ond wedi’i ehangu i gynnwys yr holl wybodaeth sydd angen ei chynnwys yn yr adroddiad blynyddol.
Mathau o gyfrifon elusennol
Gall elusen baratoi naill ai gyfrifon derbynebau a thaliadau neu gyfrifon croniadau. Bydd pa un o’r rhain sydd ei angen yn dibynnu ar incwm yr elusen ac a yw wedi’i sefydlu fel cwmni elusennol neu beidio.
Cyfrifon derbynebau a thaliadau
Hwn yw’r dull hawsaf o’r ddau o baratoi cyfrifon a gellir dim ond ei ddefnyddio pan fydd gan elusen nad yw’n gwmni incwm gros o £250,000 neu lai yn ystod y flwyddyn ariannol. Mae cyfrifon derbynebau a thaliadau yn cynnwys datganiad sy’n crynhoi’r holl arian sydd wedi’i dderbyn a’i dalu allan gan yr elusen yn y flwyddyn ariannol, a datganiad sy’n rhoi manylion ei hasedau a’i rhwymedigaethau ar ddiwedd y flwyddyn. Nid yw’r gyfraith cwmnïau yn caniatáu i gwmnïau elusennol fabwysiadu’r dull hwn.
Cyfrifon croniadau
Rhaid i elusennau nad ydynt yn gwmnïau sydd ag incwm gros o fwy na £250,000 yn ystod y flwyddyn ariannol, a phob cwmni elusennol, baratoi cyfrifon croniadau sy’n cydymffurfio â’r Datganiad o’r Arfer a Argymhellir (SORP) perthnasol. Bydd y SORP a ddilynir yn dibynnu ar flwyddyn ariannol yr elusen. Mae cyfrifon croniadau yn cynnwys mantolen, datganiad o weithgareddau ariannol a nodiadau eglurhaol. Mae’r cyfrifon hyn yn ofynnol yn y byd cyfrifyddu i ddangos ‘darlun gwir a theg’.
Archwiliad (audit) neu archwiliad annibynnol?
Ac eithrio rhai o elusennau’r GIG a lle mae dogfen lywodraethu’r elusen yn gofyn am ryw fath o waith craffu allanol, dim ond elusennau ag incwm gros o fwy na £25,000 yn eu blwyddyn ariannol sy’n gorfod cael eu cyfrifon wedi’u harchwilio’n annibynnol neu gael archwiliad (audit).
Bydd y math o waith craffu sydd ei angen yn dibynnu ar incwm ac asedau’r elusen. Yn gyffredinol, bydd angen archwiliad annibynnol os yw’r incwm gros rhwng £25,000 ac £1 miliwn a bydd hefyd angen archwiliad (audit) os yw cyfanswm yr asedau’n fwy na £3.26 (cyn rhwymedigaethau), ac incwm gros yr elusen yn fwy na £250,000.
Gwybodaeth arall
Mae gan y Comisiwn Elusennau ragor o ganllawiau manwl a fydd yn helpu i egluro eich rhwymedigaethau – Charity reporting and accounting: the essentials (CC15d) (Adrodd a chyfrifyddu mewn elusennau: yr hanfodion) (Tudalen Saesneg yn unig)
