Strategaeth, cynllunio ac effaith
Pam mae angen cynllunio?
Efallai eich bod yn meddwl eich bod yn rhy brysur yn y presennol i gynllunio ar gyfer y dyfodol, ond peidiwch â chymryd yn ganiataol bod gan bawb yn eich mudiad yr un syniad o’r hyn y dylech chi fod yn ei wneud a sut i’w wneud. A pheidiwch â chymryd yn ganiataol y bydd eich amgylchiadau allanol bob amser yn aros yr un fath. Ewch ati i gynllunio fel bod pob un ohonoch chi’n gwybod i ba gyfeiriad rydych chi’n mynd, a sut i ddod o hyd i’r ffordd orau o gyrraedd yno. Mae’n bwysig felly bod eich proses gynllunio yn arwain at ryw fath o gynllun ysgrifenedig, sy’n dangos sut rydych chi’n bwriadu gwneud cynnydd at eich nodau dros gyfnod o amser.
Mae cynllunio yn eich helpu i:
- gael ymwybyddiaeth glir o ddiben eich mudiad;
- gosod prif amcanion eich gwaith;
- nodi eich blaenoriaethau;
- rhestru’r adnoddau y bydd arnoch chi eu hangen – e.e., arian, personél, lle i weithio, sgiliau, cyfarpar – a sut i’w defnyddio yn y ffordd fwyaf effeithiol;
- pennu sut byddwch chi’n cael yr adnoddau sydd eu hangen arnoch chi;
- rhagweld newid ac osgoi gorfod rheoli argyfyngau;
- monitro a gwerthuso eich gwaith;
- bod yn rhagweithiol yn hytrach na’n adweithiol yn unig.
Gwahanol fathau o gynlluniau
Gall yr iaith sy’n gysylltiedig â chynllunio fod yn ddryslyd weithiau, gyda thermau cynllunio busnes gwahanol yn cael eu defnyddio, gan gynnwys beth rydych chi’n galw eich cynllun! Efallai y byddai’n ddefnyddiol meddwl am wahanol fathau o gynlluniau fel rhan o hierarchaeth o ran graddfa a lefel y manylder.
Strategaeth yw cynllun ar gyfer datblygiad hirdymor eich mudiad, fel arfer yn edrych tair i bum mlynedd ymlaen. Mae’n cynnwys lefel uchel o wybodaeth am weledigaeth a diben eich mudiad a’ch blaenoriaethau.
Mae cynllun busnes yn ddisgrifiad mwy manwl o sut byddwch chi’n cyflawni eich nodau. Bydd yn disgrifio eich prif weithgareddau, yr adnoddau y bydd eu hangen arnoch a’r amserlenni, cerrig milltir a dangosyddion perfformiad allweddol y byddwch chi’n eu defnyddio.
Eglurodd NCVO ef fel hyn:
Yna ceir y cynllun gweithredol sy’n nodi cynllun gwaith manwl ar gyfer gweithgaredd neu brosiect penodol.
Efallai y bydd mudiadau mawr yn llunio cynllun strategol sy’n cael ei ddefnyddio fel dogfen gyhoeddus i roi trosolwg o’u mudiad a chynllun busnes mewnol ar wahân sy’n cael ei ddefnyddio i lywio’r ffordd y caiff y mudiad ei redeg.
I fudiadau llai, gallech chi benderfynu cynnwys eich strategaeth a’ch cynllun busnes yn yr un ddogfen. Mae templedi o gynlluniau busnes ar gael sy’n dilyn y drefn hon, lle y ceir gwybodaeth am strategaeth y mudiad ar ddechrau’r ddogfen ac yna manylion gweithredol ynghylch sut bydd hon yn cael ei chyflawni. Rydyn ni wedi cynnwys rhai dolenni i dempledi yn yr adran Ysgrifennu eich cynllun a fydd yn eich helpu gyda hyn.
Y broses gynllunio
Pryd i gynllunio
Ni ddylai cynllunio cael ei weld fel gwaith beichus, ond yn hytrach, fel proses ddefnyddiol sy’n paratoi eich mudiad at y dyfodol. Bydd angen i chi lunio, neu adolygu eich cynllun:
- pan fyddwch chi’n dechrau
- pan fyddwch chi eisiau ehangu neu wneud newidiadau mawr
- pan fydd eich amgylchiadau allanol yn newid – e.e. newidiadau polisi sy’n effeithio arnoch chi, toriadau i gyllid, neu pan fydd anghenion eich defnyddwyr yn newid
Bydd angen i chi adolygu’r elfen strategol bob tair i bum mlynedd o dan amgylchiadau arferol er mwyn gwirio bod cenhadaeth ac amcanion lefel uchel eich mudiad yn parhau i fod yn berthnasol ac yn briodol. Efallai y bydd angen i chi ei hadolygu’n amlach na hynny os yw amgylchiadau eich mudiad wedi newid yn sylweddol.
Dylid trin elfennau gweithredol eich cynllun fel dogfen fyw, gan gyfeirio atyn nhw, a’u diweddaru’n rheolaidd.
Os byddwch chi’n penderfynu gwneud cais am gyllid grant, bydd angen cynllun busnes arnoch chi. Bydd hwn yn dangos i’r cyllidwr bod eich mudiad yn gredadwy, yn gallu cyflawni ei weithgareddau a’i fod yn deilwng o’i fuddsoddiad.
Pwy ddylai fod yn gysylltiedig â’r broses gynllunio?
Yn ddelfrydol, dylai eich proses gynllunio gynnwys ystod eang o bobl oherwydd bydd ystyried safbwyntiau gwahanol yn eich helpu i wneud penderfyniadau da. Hefyd, os bydd pobl yn rhan o’r broses gynllunio, byddant yn teimlo eu bod yn gysylltiedig â’r mudiad ac yn cael mwy o ddealltwriaeth o’r cynllun, a bydd hyn yn ei wneud yn fwy tebygol o lwyddo.
Mae’n bwysig cofio mai’r bwrdd ymddiriedolwyr sy’n gyfrifol am gyfeiriad strategol eich mudiad yn y pen draw, a rhaid iddyn nhw fod yn rhan o’r broses (os nad yn ei harwain) a chefnogi’r penderfyniadau sy’n cael eu gwneud.
Dyma bobl eraill a allai fod ynghlwm â’r broses:
- staff, os oes gennych chi rai
- gwirfoddolwyr
- eich buddiolwyr neu ddefnyddwyr gwasanaethau
- mudiadau rydych chi’n gweithio gyda nhw
- cyllidwyr
Meddyliwch am ba wybodaeth y byddai ei hangen arnoch gan bobl rydych chi’n eu cynnwys yn y broses a phryd fyddwch chi angen yr wybodaeth hon. Meddyliwch hefyd a oes unrhyw wybodaeth ar goll a sut gallwch chi fynd i’r afael â hyn.
Ysgrifennu eich cynllun
Nid oes unrhyw reolau penodol ar sut i ysgrifennu eich cynllun, ond mae’n bwysig ei fod yn adlewyrchiad cywir o’ch mudiad a’r nodau rydych chi’n gweithio tuag atyn nhw.
Mae gan NCVO wybodaeth fanwl ar eu gwefan sy’n nodi’r adrannau y gallwch chi eu cynnwys yn eich cynllun (Saesneg yn unig).
Mae Cronfa Dreftadaeth y Loteri Genedlaethol hefyd wedi llunio canllawiau ar gyfer llunio cynllun busnes. Mae’r canllawiau hyn yn cyflwyno strwythur ar gyfer cynllun gydag awgrymiadau ar beth i’w gynnwys ym mhob rhan. Er eu bod wedi’u bwriadu i gynorthwyo mudiadau sy’n dymuno gwneud cais i’r Gronfa Dreftadaeth, maen nhw’n ddefnyddiol i bob mudiad, ac yn rhoi syniad i chi o’r lefel o wybodaeth y byddai cyllidwr mawr yn disgwyl ei gweld mewn cynllun busnes. Mae gan Ymddiriedolaeth Cranfield ganllawiau ar gynllunio busnes hefyd, gan gynnwys templed y gellir ei lawrlwytho (Saesneg yn unig).
Deall Effaith
Beth yw effaith?
Pan fyddwn ni’n siarad am ‘effaith’, rydyn ni’n cyfeirio at y gwahaniaeth y mae eich mudiad yn ei wneud. Yr effaith yw effeithiau eang neu hirdymor gwaith eich mudiad. Gall gynnwys yr effeithiau ar bobl sy’n ddefnyddwyr uniongyrchol o brosiect neu waith mudiad, yr effeithiau ar y rheini nad ydynt yn ddefnyddwyr uniongyrchol, neu’r effeithiau ar faes ehangach fel polisi llywodraethol.
Os feddyliwch chi am effaith eich mudiad, bydd rhai pethau’n siŵr o ddod i’r cof yn hawdd, a bydd y rhain fel arfer yn ymwneud â chenhadaeth eich mudiad neu’r rheswm dros ei fodolaeth. Bydd siŵr o fod effeithiau eraill y gwyddoch neu na wyddoch amdanynt. Yr hyn sy’n bwysig yw eich bod yn sylweddoli y gall effaith fod yn bositif neu’n negyddol, gall fod yn effaith a gynlluniwyd neu’n un annisgwyl a gall fod o ganlyniad i flynyddoedd o waith.
Mae ymarfer effaith yn cyfeirio at yr holl weithgareddau rydych chi’n eu gwneud i ddangos y gwahaniaeth positif y mae eich mudiad yn ei wneud. Mae’n ymwneud â dysgu’r ffordd orau o wasanaethu’r bobl rydych chi’n eu cefnogi.
Mae hyn yn golygu:
- cynllunio pa wahaniaeth rydych chi eisiau ei wneud
- casglu’r wybodaeth iawn er mwyn gwybod a ydych chi’n cyflawni eich nodau
- asesu pa effaith rydych chi’n ei chael, a
- dysgu o’r canlyniadau er mwyn gwella eich gwaith.
Pam edrych ar effaith?
Mae effaith yn ymwneud ag a yw eich mudiad yn gwneud gwahaniaeth. Dylai fod yn rhywbeth y mae gan y bwrdd ymddiriedolwyr ddiddordeb ynddo, fel rhan o’r gwaith o fonitro perfformiad eich mudiad a gwella’r gwaith rydych chi’n ei wneud. Ond, mae hefyd yn rhywbeth y bydd gan randdeiliaid eraill ddiddordeb ynddo:
- Bydd defnyddwyr gwasanaethau / cleientiaid / cwsmeriaid a’ch gwirfoddolwyr a staff eich hun eisiau bod yn gysylltiedig â grŵp / gwasanaeth / mudiad sy’n cael ei ystyried yn ‘beth da’ yn eu grŵp cymheiriaid
- Bydd cyllidwyr eisiau gweld pa wahaniaeth y mae eu cyllid yn ei gael
- Bydd cynghorwyr lleol, aelodau seneddol ac aelodau o Senedd Ewrop eisiau gweld bod eich mudiad yn gwneud cyfraniad positif
- Bydd gan fudiadau partner ddiddordeb mewn sut gall eich dylanwad, enw da a’ch gallu i gyflawni eu helpu i gyflawni eu nodau
Mae’n bwysig bod eich mudiad yn gallu dangos y gwahaniaeth y mae’n ei wneud a’i fod yn gallu cyfathrebu hyn yn effeithiol i gyllidwyr, buddiolwyr a’r cyhoedd.
Datblygu eich ymarfer effaith
Gallwch chi ddod o hyd i ystod o adnoddau a chanllawiau ymarferol ar wefan yr NPC (Saesneg yn unig) i’ch helpu i ddatblygu eich ymarfer effaith. Mae’r rhain yn cynnwys:
- dull gweithredu cam wrth gam y gallwch chi ei fabwysiadu (a elwir yn “Cycle of Good Impact Practice” – Y Gylchred Ymarfer Effaith Dda)
- canllaw ar ddeall y jargon
- adnodd diagnostig ar ba ddata i’w gasglu a sut
- gwybodaeth am yr egwyddorion a ddylai lywio ymarfer effaith (Y Cod Ymarfer Effaith Da)
Rydyn ni hefyd wedi datblygu cwrs e-ddysgu rhagarweiniol am ddim, Cyflwyniad i Effaith, i’ch helpu chi i ddechrau deall a mesur eich effaith.
